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EDI: o que é intercâmbio eletrônico de dados na logística?

Postado por Livia Ferreira

Atualizado em abril 18, 2022 por Talitha Adde

EDI é a sigla de Electronic Data Interchange, ou seja, Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português. É um formato de documento eletrônico padrão que substitui os impressos em papel, com o objetivo de facilitar o acesso à informação e uniformizar os arquivos.


Ter dados atualizados em tempo real e disponíveis para todos os colaboradores sempre foi um desafio para muitas empresas. No entanto, a tecnologia serve como uma ponte, facilitando a troca de informações por meio de sistemas como o EDI.

Amplamente utilizada na indústria e no comércio, essa solução permite conectar todas as pessoas da cadeia de produção e distribuição, integrando e automatizando qualquer tipo de documento comercial.

Quer saber o que é EDI, quais os seus benefícios e por que implementar esse sistema na sua empresa? Então continue a leitura e confira!

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    O que é EDI?

    EDI é a sigla de Electronic Data Interchange — Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português. Ele pode ser definido como uma tecnologia cujo objetivo é digitalizar, padronizar e otimizar a comunicação entre os sistemas de informação usados em uma empresa.

    De modo simples, o EDI pode ser visto como o formato eletrônico de documentos que são, originalmente, manuseados em papel, como uma ordem de serviço ou uma fatura. Substituir o papel por arquivos digitais permite economia de tempo na organização dos documentos e elimina erros decorrentes de processos manuais.

    Por meio de operações EDI, as informações podem passar do computador da empresa para o de outra pessoa de forma simples e rápida.

    Mas, afinal, quais são esses dados compartilhados por meio do EDI? Confira no tópico a seguir.

    Informações trocadas no EDI

    O EDI pode ser usado para trocar uma grande quantidade de informações, como faturas, ordens de compra, pedidos de empréstimo, solicitações de cotações e muito mais. Veja alguns exemplos:

    • Dados sobre a entrega de um produto;
    • Notas fiscais;
    • Ocorrências de transporte e entrega etc.

    Para que as informações sejam disponibilizadas de forma simplificada e padronizada, é preciso seguir um layout. Os padrões mais populares são: PROCEDA, NOTFIS, CONEMB, OCOREN, DOCCOB e PREFAT.

    Veja, na tabela abaixo, quais dados podem ser inseridos em um EDI e quais padrões devem ser seguidos:

    Tipo de arquivoDados trafegadosPrincipais formatosRemetenteDestinatário
    Notas fiscaisDados das notas fiscais remetidas ao transportador.NOTFIS Proceda 3.xXML NF-e v2.0EmbarcadorTransportador
    Conhecimentos de transporteConhecimentos de transporte embarcados pelo transportador.CONEMB Proceda 3.xXML CTe v2.0TransportadorEmbarcador
    Ocorrências de entregasEventos e ocorrências durante o processo de entrega.OCOREN Proceda 3.xTransportadorEmbarcador
    Pré-faturas de transporteConhecimentos e valores liberados para faturamento e pagamento.PREFAT Proceda 3.xEmbarcadorTransportador
    Documentos de cobrançaFaturas e respectivos conhecimentos para pagamento do embarcador.DOCCOB Proceda 3.xTransportadorEmbarcador

    Agora que você já entendeu quais tipos de informações podem ser documentados por meio do EDI, veja, então, por que usar o intercâmbio eletrônico de dados na sua empresa.

    Motivos para usar EDI

    Como já mencionamos, o EDI permite que qualquer tipo de arquivo seja aberto e compartilhado pelos sistemas usados pela empresa. Isso quer dizer que um embarcador, por exemplo, consegue ver todos os documentos relativos a uma operação de transporte.

    Além disso, por ser um sistema digital, ele evita a redigitação e facilita o acesso à informação. Por esses motivos, o EDI é essencial para uma boa gestão de transportadoras.

    💡Saiba mais: Transportadora para e-commerce: tudo que você precisa saber

    Como funciona o EDI?

    Basicamente, o EDI funciona por meio da estruturação e organização de arquivos, a partir de padrões e layouts criados por arquitetura de dados.

    O sistema escolhe um formato de mensagem estruturada para importar e exportar dados. Dessa forma, um documento terá seu próprio formato. Uma NF-e, por exemplo, terá o NOTFIS como seu arquivo EDI.

    Esse padrão permite que cada documento tenha uma forma de se comunicar entre um sistema e outro. Quando uma mensagem é enviada por uma ponta, um programa tradutor converte seu conteúdo para que ele seja compreendido na outra ponta.

    Quais são os benefícios do EDI?

    Já deu para notar que o EDI tem um papel de peso quando o assunto é compartilhamento de informações. No entanto, podemos listar outros benefícios desse sistema para a sua empresa. Confira!

    Aumento da agilidade e eficiência

    Uma vez que o processo de troca de informações passa a ser eletrônico, a comunicação se torna mais rápida e rastreável. Isso permite acessar históricos e ocorrências passadas, bem como compartilhar essas informações com todos os envolvidos diretos e indiretos.

    Quando fornecedores e prestadores de serviços conseguem acompanhar as demandas dos clientes de perto, é mais fácil planejar a produção de maneira adequada, fazendo o controle de estoque corretamente e monitorando a falta de produtos, por exemplo.

    💡Saiba mais: Giro de estoque: como calcular e dicas para aumentar as vendas

    Melhora no serviço prestado

    Ter uma equipe alinhada, com todos os envolvidos na mesma página, permite que o trabalho prestado seja feito com excelência, sem ruídos na comunicação e gargalos no processo.

    Quem sente na pele esses benefícios é o consumidor, que fica satisfeito com a prestação de serviço e vira um embaixador da marca. Isso agrega valor à experiência do cliente

    💡Saiba mais: Fidelização de clientes: estratégias para adotar na sua loja

    Diminuição de erros e burocracias

    A transmissão eletrônica de dados reduz erros relacionados a atividades manuais, já que todo o processo é digitalizado. Dessa forma, as chances de retrabalho e compartilhamento de informações incorretas são muito menores. 

    Além disso, a facilidade com que os documentos são criados e enviados aos interessados reduz a burocracia e, consequentemente, os custos com impressão de papel e telefonia. 

    Qual o impacto do EDI na cadeia de suprimentos?

    Com a adoção de um sistema eletrônico de compartilhamento de dados, a intervenção humana deixa de ser necessária em determinadas situações. 

    Isso promove economia de tempo, garante informações mais precisas e processos seguros. O mesmo vale para a cadeia de suprimentos — incluindo fornecedores de matéria-prima, indústria e varejo.

    Ao enviar um pedido para a indústria, por exemplo, o varejista automaticamente registra a solicitação no sistema. Isso permite que os riscos de falha humana sejam eliminados durante o picking e o packing (processos de separação e embalagem dos produtos, respectivamente).

    Além de otimizar o tempo, o EDI garante que a indústria envie sua melhor mercadoria, conforme o solicitado. 

    No caso de transportadoras, o EDI potencializa processos como:

    • Lista do que já foi faturado;
    • Documento com a lista de materiais prontos para retirada na empresa;
    • Envio de notas fiscais dos produtos em transporte;
    • Relatório de itens entregues em um período, além das ocorrências de transporte;
    • Lista de materiais já embarcados;
    • Documentos de cobrança das entregas feitas pela transportadora.

    Essas são tarefas ligadas diretamente à eficiência logística da transportadora, setor que impacta toda a cadeia de suprimentos.

    Quais os principais desafios de implementar intercâmbio eletrônico de dados? 

    Ao implementar o EDI na sua empresa, é preciso ter cuidado para que a tecnologia seja utilizada da forma mais eficiente e útil para o time. Portanto, a tecnologia é, ao mesmo tempo, a solução e o desafio a ser enfrentado.

    Isso porque, para implementar o EDI, é preciso contar com excelentes sistemas de gestão empresarial, como:

    • ERP (Enterprise Resource Planning) — Planejamento de Recursos Empresariais;
    • CRP (Capability Resource Planning) — Planejamento das Necessidades de Capacidade;
    • WMS (Warehouse Management System) — Sistema de Gerenciamento de Armazém.

    💡Saiba mais: 21 técnicas úteis para melhorar o layout do seu armazém

    É por meio desses sistemas que as informações serão geradas e intercambiadas de forma eletrônica entre os softwares.

    Além disso, é preciso alinhar o uso de EDI com as empresas parceiras, afinal, não é possível trocar informações eletronicamente com quem não está presente nos meios digitais. 

    Por fim, a adoção da troca eletrônica de dados, no primeiro momento, gera alguns gastos para a empresa e demanda muito tempo de implementação. No entanto, o investimento em tempo e dinheiro serão compensados no futuro, com ganho em produtividade.

    Conclusão

    Implementar o EDI é importante para manter os processos da sua empresa sempre atualizados, os documentos organizados e a equipe alinhada.

    Além de promover a otimização das atividades, o EDI diminui o tempo gasto em trabalhos mecânicos e evita erros manuais. 

    Por isso, é preciso implementar esse sistema e capacitar os funcionários da sua transportadora para que eles entendam como realizar essa troca de informações.Agora que você já sabe o que é EDI, veja como fazer o gerenciamento logístico da sua empresa com a Mandaê!

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