Como as operações se beneficiam do picking para ganhar eficiência

Picking é o termo que define a etapa importantíssima de separação de pedidos para envio. Trata-se de uma das fases mais caras do processo de expedição de mercadorias. Dentre todos os estágios que compõem o processamento de um pedido, talvez esse seja o que merece mais atenção de e-commerces pela possibilidade de promover otimizações que reduzam o tempo e os gastos, ao mesmo tempo em que aumentam a produtividade da equipe.

As melhorias no sistema de picking produzem efeito sobre o índice de satisfação dos clientes e os gastos com logística reversa. Porém, estabelecer um planejamento para o picking dos produtos da sua loja virtual pode ser um processo tão complicado quanto equilibrar pratos: afinal, como ganhar velocidade na tarefa sem perder a qualidade na montagem de pedidos?

Entenda o que é picking, os métodos mais empregados e as estratégias eficientes que podem ajudar sua operação a ser mais produtiva e assertiva na montagem de pedidos.

O que é picking

 
Picking (ou order picking) é uma palavra oriunda do inglês que se refere ao processo de coletar encomendas no armazém ou estoque de uma empresa. Em português, essa etapa também pode ser chamada de processo de preparação, separação ou montagem de pedidos.

Processos de separação de pedidos na Amazon.

 
O processo consiste na leitura (mecânica ou digital) de cada item de um pedido, seguido pela coleta de artigos em quantidades específicas que correspondam àquilo que foi solicitado pelo cliente. É um processo básico que pode ou não contar com o apoio da tecnologia para automação e redução do tempo gasto na tarefa – obviamente, esse apoio pode fazer toda a diferença na eficiência.

Sem a separação de pedidos por um sistema de picking, o que pode acontecer é ter produtos sendo entregues fora do prazo por causa da demora em coletá-los ou então a coleta da mercadoria errada para o envio.

Recursos do picking

 
Cada um dos elementos a seguir é necessário para implementar uma estratégia de picking na armazenagem que combine com as condições da operação, com o ritmo crescimento da empresa e os objetivos do negócio:

  • Mão de obra
  • Material
  • Processos
  • Equipamentos
  • Sistemas e tecnologia

Porém, de nada adianta dispor de todos esses recursos sem adotar o tipo de picking ideal para otimizar o trabalho de toda a operação. Confira a seguir os métodos mais comuns empregados em armazéns e estoques de todos os portes.

Tipos de picking

 
Existem diferentes tipos de picking na logística que podem ser aplicadas ao processo de separação. A maioria dos grandes comércios, sejam eletrônicos ou físicos, um dia, operou com um espaço pequeno para o estoque. O método que costuma ocorrer de forma orgânica em pequenos negócios é chamado de picking discreto.

Conforme o negócio escala, é indicado empregar outros métodos de picking, adaptados a diferentes operações e modelos de negócio. Abaixo, listamos os mais empregados por grandes empresas.

1. Discreto ou por pedido

 
Esse é o tipo de picking básico, mencionado acima: os produtos estão localizados em prateleiras estáticas ou sobre racks de palet. O operador logístico coleta um item por vez até que o pedido de cada cliente esteja completo. Nesse método, o operador pode usar um carrinho ou instrumentos que facilitem a sua movimentação pelo armazém.

O planejamento de fluxo nesse tipo de picking deve ser feito de forma que, ao terminar de coletar um pedido, o operador não se afaste muito do seu ponto de origem e que os produtos com maior saída estejam próximos, a fim de reduzir o tempo de coleta:

Melhores rotas para picking discreto

O picking discreto pode funcionar bem em empresas que tenham um número baixo de pedidos com grande volume de itens em cada pedido. Em operações com poucos produtos por pedido, no entanto, essa estratégia pode congestionar a operação, acumulando muitos operadores na mesma área, o que gera perda de eficiência no processo.

2. Por zona ou área

 
O picking por zona divide os operadores de estoque pela área do armazém em que coletarão os pedidos. Assim, esses colaboradores só coletam itens da área delimitada e passam os pedidos para a zona seguinte, que incluirá mais produtos no pedido (ou não) até que esteja completo.

Picking por zona

Essa maneira de separar os pedidos se assemelha a uma linha de produção, em que cada operador é responsável por um pedaço de um processo complexo. Além disso, é comum o uso de esteiras rolantes e de prateleiras próximas ao operador para evitar a perda de eficiência com a movimentação.

O picking por zona pode ser mais eficaz em operações com alto número de SKUs (stock keeping units), alto número total de pedidos e quantidade de itens por pedido de baixa a moderada.

3. Por lote

 
Múltiplos itens são agrupados em lotes pequenos na área de consolidação. Assim, o operador irá passar por todas as áreas de consolidação, usando um carrinho com caixas abertas e coletando múltiplos itens para completar diversos pedidos ao mesmo tempo.

O picking por lote utiliza tecnologias programadas por lógica que conciliam pedidos com os mesmos itens para reduzir o deslocamento pelo estoque. Em operações com poucos itens por pedido, esse método pode reduzir o tempo de movimentação, permitindo que o operador colete pedidos adicionais enquanto estiver na mesma área. Porém, uma vez que o operador coleta vários pedidos ao mesmo tempo, os sistemas são cruciais para prevenir erros.

Outro ponto fraco desse método é ter de aguardar alguns instantes para acumular pedidos na área de consolidação, o que pode inviabilizar e-commerces que operam com o same day delivery, por exemplo.

4. Picking por onda

 
É uma misto de picking por zona e por lote. Nesse modelo, todas as zonas são coletadas no mesmo momento e, na área de consolidação, os itens são separados para a criação de pedidos individuais.

Em períodos intensos de vendas, como promoções e queimas de estoque, as prateleiras podem ser movidas de forma que fiquem mais próximas do operador. Ao fim do período, as prateleiras são movidas novamente para seus lugares permanentes.

Além disso, a Amazon levou o picking por onda à última geração quando criou os robôs Kiva, responsáveis por mover as prateleiras do armazém até localizações mais próximas aos operadores.

Para operações com alto número de SKUs e quantidade de itens por pedido moderada a alta, o picking por onda pode ser uma solução. Além disso, também pode ser utilizado para isolar pedidos para transportadoras, rotas ou região da entrega. No entanto, é preciso ter cuidado no planejamento para não enfrentar dificuldades nas etapas de separação e consolidação.

+ Lições incríveis de inovação em logística da Amazon

Como implementar um sistema de picking

 
Antes de mais nada, é preciso escolher o método de picking e o modelo de operação mais compatíveis com a realidade do seu negócio. Na tabela abaixo, resumimos os tópicos anteriores e listamos os tipos de picking e as características mais comuns em diferentes operações:

Perfis de operação e tipos de picking

É claro que você não precisa adotar o método ideal com base apenas na tabela acima, mas é importante observar indicações do que funciona e do que não funciona em diferentes operações.

Após definir o tipo de picking, você deve criar processos e documentos, que contenham instruções claras para que os operadores possam executar a atividade dentro do armazém. É importante que eles sigam as orientações, portanto acompanhe sempre o fluxo para avaliar o que está ou não dando certo.

Como aumentar a eficiência do picking

 
Melhorar a eficiência de armazenagem e movimentação significa aumentar a velocidade da entrega final de produtos. Isso pode ser alcançado por meio da definição de estratégias de picking na armazenagem, mas também com a implantação de novas tecnologias e a mudança nos procedimentos operacionais – dicas que estão listadas a seguir.

1. Produtos de maior giro em posição estratégica

Facilite o processo de separação ao identificar quais são os produtos de maior giro (com maior saída) dentro de um armazém. Eles devem ser colocados em pontos estratégicos, de preferência perto da expedição, para diminuir a distância a ser percorrida pelo operador. Os produtos de baixo giro podem ser armazenados em locais mais afastados.

2. Defina o endereçamento logístico

Um sistema de organização do armazém, com bons critérios de endereçamento para corredores, colunas e níveis melhora a alocação de produtos no estoque, facilita a localização e aumenta a produtividade. O endereçamento faz com que o operador fique mais familiarizado onde são armazenadas as mercadorias.

3. Automatize processos

Contar com um sistema ERP é imprescindível para manter a organização do estoque e a credibilidade da tarefa. Essa ferramenta integra operações e permite a visualização de dados relevantes em tempo real, facilitando a criação de inventário e o gerenciamento de riscos.

4. Reduza o uso de documentos físicos

Leitores de código de barras e QR code são tecnologias que tornam mais fácil a atividade de picking. Isso porque documentos em papel tornam o processo mais lento, já que o operador tem de parar a atividade para interpretar, e suscetível a erros no momento de  comparar ou reunir informações.

Indicadores de desempenho

 
Embora existam diferentes métodos de picking para diferentes perfis de operações, as métricas de desempenho não diferem muito. O site Business 2 Community lista cinco indicadores de desempenho ideais para medir a produtividade do picking na sua loja virtual:

  • Custo por item coletado: é o cálculo mais complexo de todos porque envolve saber de que maneira os itens chegam ao seu estoque (soltos, em caixas ou em palets) e como ficam dispostos para o picking (em caixas, sobre o palet ou em prateleiras). Para facilitar, o site Warehouse Calculator traz o cálculo completo, basta preencher os itens.
  • Pedidos coletados por hora: quantidade de pedidos que um operador ou uma equipe é capaz de coletar por hora trabalhada.
  • Custo da mão de obra: gastos com a manutenção da equipe, treinamento e recursos humanos.
  • Order cycle time: o tempo decorrido entre um pedido e outro na sua loja virtual. Isso serviria para tomar decisões como a adoção de picking por lote, por exemplo.

Alguns desses indicadores, como o custo por item coletado ou a quantidade de pedidos coletados por hora, podem ser medidos tanto sob a perspectiva geral da equipe de picking ou sob um olhar individual. Esta última abre espaço para programas de incentivo e treinamento de funcionários com foco em melhoria de processos.

Uma métrica secundária que precisa ser monitorada é o NPS (Net Promoter Score). Dessa forma, você consegue saber se o cliente está insatisfeito e, muitas vezes, detectar o motivo. Outras métricas, como a logística reversa por divergências também devem ser monitoradas constantemente.

 + Conheça indicadores de desempenho logístico fundamentais para o seu negócio

Equipamentos e materiais

 
O tipo de picking escolhido também vai demandar materiais que ajudam a aumentar a eficiência da equipe. Em e-commerces que estão escalando seu volume, as primeiras medidas para aumentar a eficiência e melhorar a infraestrutura do estoque ou do armazém das mercadorias são:

  • Divisão de produtos por SKUs
  • Adoção de um sistema de ERP
  • Aquisição de leitores de códigos de barras e etiquetas RFID
  • Caixas de plástico ou carrinhos

Esses elementos são capazes de ajudar o controle de estoque e de evitar erros na operação. A separação de produtos por SKUs atribui um código a cada item em estoque, enquanto o sistema de ERP que abriga essas informações automatiza a contagem. Com os leitores de códigos de barras, é possível fazer a conferência do item e verificar se está de acordo com o que foi pedido.

À medida que as operações tomam proporções maiores, podem ser necessários outros equipamentos, como as esteiras, prateleiras móveis, escadas, lifts (pequenos veículos que suspendem palets) e tudo o que for preciso para manter a operação sempre eficiente.

+ Saiba como organizar a expedição de mercadorias na sua loja virtual

O picking é um dos processos mais custosos de operação em lojas virtuais. A adoção de métodos e sistemas pode ajudar a reduzir essas despesas e aumentar a satisfação dos clientes. Quais são as medidas que a sua loja virtual toma para controlar essa parte importante da sua operação? Compartilhe suas dúvidas e sugestões conosco nos comentários.


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