Nota fiscal em marketplace: saiba como fazer a emissão

Atualizado em setembro 23, 2022 por Livia Ferreira

O uso de nota fiscal em marketplace tem se tornado cada vez mais comum, uma vez que o comércio online vem crescendo exponencialmente nos últimos anos. Isso ocorreu principalmente após a crise sanitária que acometeu o mundo em 2020, que impôs o distanciamento social e fez com que o contato direto entre as pessoas se tornasse extremamente restrito.

Mesmo com a reabertura dos estabelecimentos, as mais diversas camadas da sociedade acabaram se acostumando a essa nova forma de comércio. Para se ter uma ideia, hoje, estima-se que, só no Brasil, cerca de 46% do público consumidor prefere fazer suas compras pela internet, sem precisar sair de suas casas.

Diante da flagrante necessidade de se adaptarem a essa nova realidade, as mais diversas empresas ao redor do globo veem-se impelidas a reavaliar as suas práticas de gestão. Assim, cada vez mais, as mais modernas técnicas de e-commerce vêm sendo implementadas em suas operações.

Sob o ponto de vista da gestão de documentos, percebe-se justamente que um dos principais elementos para o sucesso dessas práticas está na emissão de notas fiscais em marketplaces e lojas virtuais.

Entretanto, é justamente por se tratar de uma novidade que muitos gestores ainda não entendem muito bem os meandros de como proceder a esse respeito. Foi pensando nisso que preparamos este conteúdo especial para que você possa começar a vender pela internet com o pé direito!

O que é marketplace?

Se quisermos definir o conceito de marketplace em algumas poucas palavras, podemos, basicamente, dizer que se trata de uma espécie de shopping ou mercado virtual. 

O grande diferencial do marketplace para o e-commerce tradicional é que, nele, o consumidor escolhe os produtos que deseja adquirir, comparando preços e analisando avaliações sem sair do conforto de seu lar.

Porém, ao aprofundar-nos no assunto, percebemos que se trata de um modelo de negócio inovador, que vem expandindo horizontes e aprimorando o conceito de e-commerce a novos níveis. Isso torna o ambiente digital ainda mais vasto e competitivo em comparação ao mercado tradicional.

Portanto, há de se perceber que um dos grandes fatores que têm levado tantas empresas a adotar esse modelo é que, por muitas vezes, diversas questões normalmente complexas — como produção, estoque e entrega — ficam a cargo dos próprios fornecedores.

Assim, a loja virtual em si não precisa se ater a esses detalhes, permitindo que o foco seja voltado para o atendimento online e facilitando enormemente a gestão dos processos e a condução dos negócios.

Atualmente, podemos perceber que gigantes como Mercado Livre, OLX, AliExpress e muitos outros atuam como grandes destaques entre as inúmeras plataformas de e-commerce especializadas nesse segmento do mercado.

Entretanto, não podemos esquecer que, a despeito de toda a modernidade e automatização desse modelo de negócio, a importância de uma contabilidade afiada e especializada em comércio virtual não pode ser ignorada. Sobretudo se considerarmos o grande volume de vendas, produtos e documentos com os quais a empresa precisa lidar nesse ramo.

Por que usar nota fiscal em marketplace?

A emissão da nota fiscal é um procedimento essencial para atestar a venda de um produto ou serviço. 

Sendo assim, é correto afirmar que, por lei, trata-se de uma prática obrigatória, visto que a nota fiscal é o documento responsável por conferir a devida segurança ao fechar um acordo de compra e venda, tanto para a empresa quanto para o cliente. Portanto, não poderia funcionar de forma diferente no mundo do e-commerce.

Pensando na otimização desses processos, e a fim de modernizar os processos fiscais e contábeis pelo mundo, foi criada a nota fiscal eletrônica. 

Amplamente utilizada por todos aqueles que trabalham com marketplaces e e-commerce em geral, a nota fiscal eletrônica torna a antiga papelada obsoleta. Afinal, por sua própria natureza, o comércio remoto traz uma demanda de que os documentos possam ser armazenados em nuvem e acessados facilmente, independente de hora e local.

Utilizando softwares especializados nesse tipo de procedimento, o processo de emissão da nota fiscal por meios eletrônicos se dá de forma totalmente automatizada, descomplicando e desburocratizando todo o fluxo de trabalho.

Quais os tipos de nota fiscal em marketplace?

Primeiramente, é necessário dizer que, para que você possa começar a emitir suas notas fiscais eletrônicas, é preciso antes conhecer os dois tipos existentes, a fim de determinar qual deles melhor se adéqua às reais necessidades do seu negócio. A seguir, explicaremos as características de ambos: nota fiscal de serviços eletrônicos e nota fiscal de produto.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos (NFS-e)

Esse tipo de nota fiscal eletrônica contempla o comércio de serviços e é também chamado de nota fiscal municipal ou nota fiscal de prestação de serviços. Cursos e eventos virtuais, além de assistências técnicas e empresas como Uber e Airbnb, são bons exemplos de organizações que precisam fazer uso dessa modalidade.

Nota Fiscal de Produto (NF-e)

Também chamada de nota fiscal de mercadoria, nota fiscal de produto ou nota fiscal de venda, esse tipo de nota é utilizado por empresas que vendem produtos físicos de qualquer espécie, como lojas, mercados e afins. 

Toda vez que uma determinada mercadoria é vendida para um cliente, a loja deve emitir esse documento, pois, sem que isso aconteça, o produto sequer pode ser enviado ao consumidor.

Como emitir nota fiscal em marketplace?

Ok, agora você entende melhor o conceito de e-commerce, assim como a importância da emissão de notas fiscais eletrônicas dentro desse contexto, e já está preparado para migrar o seu comércio para esse segmento.

Porém, é preciso saber que, para que as notas fiscais eletrônicas possam ser emitidas em marketplaces, há, primeiro, uma série de etapas que devem ser cumpridas minuciosamente.

Sob um olhar inicial, pode parecer um processo um tanto complexo, mas não se preocupe: ao seguir este passo a passo que preparamos, você não encontrará dificuldades, e logo estará pronto para emitir suas notas fiscais eletrônicas em marketplace adequadamente:

1. Saiba quais notas emitir

Antes de mais nada, você deverá avaliar cuidadosamente o quadro fiscal e a situação cadastral da sua empresa, a fim de determinar que tipos de documentos fiscais você deverá utilizar ao longo da sua rotina comercial. Para isso, vale destacar que, ao realizar esse procedimento, é essencial agir sob a orientação de um contador de confiança.

2. Adquira um certificado digital

Um certificado digital nada mais é do que um tipo de assinatura virtual que serve para assegurar que suas operações online sejam realizadas com a devida segurança. Com efeito, podemos afirmar que o certificado digital é a chave para a garantia final da autenticidade das suas notas fiscais.

Para adquirir o seu certificado digital, você, primeiramente, deverá procurar uma das Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

Nesse momento, é importante que você verifique com o fornecedor e o programa emissor qual modelo de certificado específico você deverá adquirir. Normalmente, utilizam-se os modelos A1 ou A3, mas pode haver exceções.

Logo em seguida, você deverá encaminhar todos os documentos até uma Autoridade de Registro para validar as informações e, então, adquirir o seu token ou smartcard de acesso.

3. Credencie-se nos órgãos governamentais responsáveis

Uma vez adquirido o seu certificado digital, é chegado o momento em que você deverá buscar o órgão governamental responsável pelas operações de cada nota fiscal e, então, conseguir deles a devida autorização para emitir o documento.

Para emitir Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e), você precisará ir até a respectiva Secretaria Estadual da Fazenda da região na qual sua empresa foi cadastrada.

Já para emitir Nota Fiscal de Serviço (NFS-e), será necessário que você entre em contato com a Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares, a depender da localidade na qual seu negócio estiver cadastrado.

Vale, mais uma vez, ressaltar a importância de contar com a orientação de um bom contador, uma vez que cada um desses órgãos e regiões possui suas próprias particularidades e processos, de acordo com suas respectivas legislações locais. E o contador é, por excelência, o profissional mais familiarizado com todas essas questões.

Por fim, destacamos que a utilização desse documento no seu dia a dia exigirá o uso de um programa emissor — com ele, as notas são geradas no formato apropriado e encaminhadas à Receita Federal. 

Há opções gratuitas, algumas delas disponibilizadas pelo próprio governo; e pagas, oferecidas por empresas particulares.

Nesse sentido, convém lembrar que utilizar um bom ERP é algo extremamente essencial para uma boa gestão eletrônica de documentos na sua empresa. Evidentemente, isso vai ajudar, e muito, no seu processo de emissão de notas fiscais eletrônicas, bem como na sua rotina documental de um modo geral. 

Portanto, lembre-se que, ao contratar um serviço de ERP, é de suma importância realizar antes um cuidadoso planejamento de vendas, para que você possa ter uma base sólida do volume de notas que você vai emitir no dia a dia.

Agora que você já tem uma boa ideia de como proceder para implementar notas fiscais em marketplace, que tal expandir seus conhecimentos e conferir nosso artigo sobre as consequências de uma má gestão de documentos? Basta clicar aqui e boa leitura!

Este conteúdo foi produzido pela ZapSign, empresa de assinatura digital e eletrônica com validade jurídica. Com a ferramenta, seus usuários podem assinar documentos em minutos, usando seu telefone celular.

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