Como organizar a expedição de mercadorias na sua loja virtual

Controlar o recebimento e a expedição de mercadorias é um desafio para e-commerces que estruturam processos logísticos e começam a reparar no impacto que essas melhorias têm sobre a margem de lucro da loja virtual. Embora seja uma tarefa árdua, os resultados podem ser sentidos no curto prazo e trazer muitos benefícios para os envolvidos em todas as etapas, da separação à entrega do produto.

Expedição de mercadorias é um processo vital para lojas virtuais

É natural que alguns processos se mantenham quando as empresas crescem. Em alguns casos, não há problema nenhum em manter o que sempre funcionou bem. Processos logísticos, por outro lado, precisam ser repensados periodicamente para que sempre façam sentido em diferentes estágios de crescimento da empresa.

Em e-commerces, a expedição de mercadorias assume um papel estratégico porque lida diretamente com o tempo de processamento dos pedidos e com problemas que podem ser evitados antes do transporte – como trocas de produtos por erros no picking, por exemplo. Conheça abaixo o processo completo e veja que estratégias se enquadram melhor no seu negócio.

1. Gerar picking list e separar produtos

O picking list pode ser gerado pela impressão dos pedidos realizados na plataforma de e-commerce, pela emissão de notas fiscais e por meio de listas geradas pelo sistema de ERP.

Não importa o tamanho do seu armazém nem a forma como gera o seu picking list. O importante, aqui, é estabelecer uma estratégia que reduza o tempo e os erros do processo de coleta de pedidos. Veja abaixo quanto tempo o operador gasta, em média, em cada atividade do processo de picking:

✔ Documentação e contagem: 10%

✔ Procura de produtos: 10%

✔ Coleta de produtos: 20%

✔ Movimentação: 60%

Além dessas informações, estima-se que sejam gastos de 30% a 40% dos custos de estoque apenas na atividade de coleta de produtos. Entender os insights que o seu controle de estoque pode passar é crucial para organizar a atividade de expedição de mercadorias. Eis algumas estratégias que podem ajudá-lo:

✔ Identifique os produtos com maior giro – O Teorema de Pareto, que deu origem à curva ABC para controle de estoque, estabelece que cerca de 20% dos seus produtos corresponderão a 80% das movimentações. Utilize a Curva ABC para identificar os produtos com mais giro e facilite o acesso a eles para reduzir o tempo de movimentação do operador no estoque.

✔ Reduza as informações da lista de picking – O ideal é economizar no número de informações da lista de picking. Localização do produto, descrição e quantidade devem ser destacados no documento para facilitar a leitura e reduzir o tempo gasto com documentação e procura pelo produto.

✔ Avalie o operador – Seu operador de estoque deve ser avaliado pelos erros e acertos. Defina uma porcentagem máxima de erros em pedidos e estabeleça o cumprimento dessa métrica como meta. Se o operador estiver abaixo dos níveis estabelecidos, você deve avaliar se os erros têm origem no funcionário ou no sistema para trabalhar em práticas que reduzam ocorrências e divergências com encomendas.

✔ Elimine a papelada – Uma forma de controlar a expedição de produtos e o estoque é a adoção de um sistema WMS. Com um leitor de códigos de barras, o operador é capaz de saber se o pedido está correto e consegue localizar o produto no estoque por meio da leitura automática.

Os maiores efeitos de estabelecer um processo para o picking estão na redução de custos por logística reversa decorrente de erros no pedido e menor tempo de processamento dos pedidos (lead time). Juntas, essas melhorias na expedição de mercadorias podem garantir um ganho de tempo em frete e embarque mais acelerado dos produtos.

+ Como fazer controle de estoque de maneira eficaz

2. Coletar pedidos

Existem dois tipos de controle mais adotados para estoques e armazéns. Essas metodologias contribuem com a redução do custo de estoque e do custo de mercadoria vendida (CMV) porque previnem que as mercadorias ultrapassem a validade e facilitam o cálculo do custo de aquisição das mercadorias ao padronizar os preços.

Controle FIFO

FIFO significa First In First Out. Em tradução livre, a sigla define que as mercadorias que foram recebidas primeiro ou têm lote mais antigo devem ser as primeiras expedidas para o cliente. Por exemplo, se a sua loja possui dois lotes da mesma mercadoria adquiridos em 2/5 e 20/5 e o cliente solicita o produto no dia 20 do mesmo mês, a primeira mercadoria a ser despachada deve, obrigatoriamente, ser a do dia 2.

Por quê? Assim, fica mais fácil fazer o controle de estoque, uma vez que entre uma compra e outra com o fornecedor, os preços podem variar. Dessa forma sua loja garante que sempre vai calcular o custo de mercadoria vendida e o custo de estoque tendo como valor base os produtos que estão em estoque há mais tempo.

Controle FEFO

A sigla representa First Expired First Out e segue os mesmos preceitos do FIFO: mercadorias com a data de validade mais próxima devem ser expedidas primeiro.

Em geral, a metodologia FEFO é aplicada em lojas que trabalham com produtos perecíveis e alimentos, já que geralmente têm a obrigatoriedade de afixar a data de validade.

Note que a adoção de um desses controles poderá anular o outro: se calcular por lote adquirido (FIFO), o prazo de validade (FEFO) nem sempre irá coincidir com a data de aquisição. Escolha a melhor metodologia de acordo com os produtos comercializados na sua loja virtual.

3. Montagem de kits

Antes de começar a montar os kits dos clientes, é preciso estabelecer uma tática de picking de produtos e organizar os operadores de forma a obter o máximo de cada um e, principalmente, reduzir o tempo de movimentação que foi mencionado acima.

Dependendo do tamanho do armazém e do perfil de pedidos dos clientes, os e-commerces podem apostar em três diferentes metodologias de picking:

✔ Picking discreto: é o tipo de separação de produtos mais utilizado em pequenos e médios e-commerces, em que um funcionário é responsável por todo o pedido. Por outro lado, à medida que o armazém cresce, o picking discreto se torna cada vez menos produtivo na expedição de mercadorias por conta do tempo de deslocamento do funcionário.

✔ Picking por zona: essa forma de separar os produtos agrupa o armazém por zonas ou setores em que cada funcionário é responsável por uma seção. Assim, os pedidos que envolvem diferentes zonas são agrupados na área de conciliação, um espaço para agrupar os itens coletados nas zonas. Essa metodologia é empregada com frequência em grandes armazéns.

✔ Picking por lote: nesse processo de expedição de mercadorias, cada operador é responsável por agrupar pedidos do mesmo lote. Assim, diversos operadores podem cuidar juntos de pedidos diferentes. Isso otimiza o tempo de movimentação, mas, por outro lado, dá margem para erros, uma vez que diversos pedidos são fechados por diferentes operadores ao mesmo tempo.

+ Montagem de kits: planejamento e terceirização

4. Embalar o produto e fixar etiqueta

Também conhecida como etapa de “packing”, essa etapa é feita logo a seguir à separação de produtos. A centralização do processo é crucial para evitar a colagem de etiqueta na encomenda errada ou a troca de Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) entre diferentes mercadorias.

Para otimizar o processo de embalagem e fixação de etiqueta nas mercadorias, você precisará contar com os seguintes recursos próximos ao operador de estoque:

✔ Materiais de embalagem – É necessário contemplar todos os materiais necessários para embalagem em um só lugar, a fim de evitar que o operador se desloque em uma atividade que, supostamente, não deve gerar deslocamento.

✔ Danfe/NF – É essencial anexar o Danfe ou a nota fiscal à encomenda para facilitar a fiscalização e liberação dos produtos pela Secretaria da Fazenda, especialmente em transportes interestaduais em que incide o ICMS.

Recomenda-se que o Danfe esteja acessível e visível para a fiscalização. Por isso, geralmente os Danfe são enviados em formato conhecido como “canguru”: a via é afixada do lado de fora da caixa, dentro de um plástico translúcido.

Tanto a emissão e impressão do Danfe (ou NF) quanto a impressão de etiquetas da mercadoria para embarque podem ficar a cargo de um sistema de ERP. Embora sejam processos automatizados, a colagem das etiquetas é manual e depende da atenção do operador para evitar trocas.

5. Agrupar pedidos por transportadora

Por último, mas não menos importante, o estágio de etiquetagem e posicionamento das encomendas. Nessa etapa, os produtos serão etiquetados de acordo com a transportadora escolhida pela loja ou pelo cliente e agrupados nas docas para carregar o veículo de transporte.

✔ Impressão de etiqueta de postagem – Caso a loja virtual trabalhe com diversas transportadoras, é preciso selecioná-la manualmente ou utilizar uma plataforma de gestão de fretes que escolherá o operador logístico mais adequado para o envio de forma automática. Esse processo pode ser feito pelo sistema de ERP ou diretamente pela plataforma da loja.

✔ Posicionamento para coleta – As encomendas devem ser posicionadas na área de doca para facilitar o carregamento do veículo. Essa tática consiste em posicionar as mercadorias próximas à área onde os veículos de coleta das transportadoras estacionam, reduzindo o tempo de carregamento e, em alguns casos, o prazo do frete.

Depois de postar os itens, basta rastrear as encomendas pelo código gerado pelo parceiro logístico no momento da etiquetagem e se certificar de que os produtos cheguem ao consumidor final dentro do prazo estabelecido.

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