O que é controle de estoque e por que é importante?

Atualizado em março 18, 2022 por Talitha Adde

Um controle de estoque bem feito é essencial para o funcionamento de uma loja virtual. Quando bem gerenciado, evita o acúmulo ou a falta de mercadorias e ajuda a controlar as finanças do seu negócio.

Além de manter a quantidade ideal de itens armazenados, a gestão eficiente do armazenamento de produtos reduz as chances de erros administrativos e extravios de produtos.

Então, quer saber qual é a importância do controle de estoque e como fazê-lo? Continue com a leitura deste artigo!

O que é controle de estoque?

Controle de estoque é a gestão do fluxo de entrada e saída de mercadorias de uma empresa para garantir o bom funcionamento da operação de vendas.

Se bem feito, a prática assegura que um negócio possa atender as expectativas dos clientes durante a compra de um produto.

Além disso, com bom controle de estoque é possível entender se a quantidade de itens armazenados pode suprir a demanda atual de vendas ou se é preciso fazer mais encomendas com os fornecedores.

Qual a importância do controle de estoque?

Rever as demandas constantemente é o primeiro passo a ser tomado por qualquer empresa que queira manter a gestão de seu estoque atualizada e coerente com os objetivos do negócio.

Outro ponto importante do controle de estoque é que ele pode ajudar a melhorar a satisfação dos clientes. Isso porque as empresas passam a usar metodologias, como a Curva ABC, para organizar o espaço do armazenamento de mercadorias e adequá-lo conforme o fluxo de vendas, evitando a falta de produtos.

Por fim, a prática pode contribuir para o aumento do lucro. Isso é possível porque uma empresa, ao saber o que tem em seu estoque, consegue precificar produtos com mais objetividade, além de reduzir custos e perdas.

💡 Saiba mais:

• Como reduzir o custo de armazenagem e otimizar seu estoque?
• O que é CMV e como calculá-lo?

Como começar a usar o controle de estoque?

Por mais primário que possa parecer, rever frequentemente o passo a passo das atividades executadas durante o controle de estoque é extremamente importante para garantir seu bom funcionamento e constante atualização.

Agora, confira um passo a passo para implementar essa prática na sua empresa:

1. Avalie a demanda que definiu sua política de estoque

Reavaliar e entender a demanda que foi determinada para a loja é um passo muito importante para controlar o estoque de maneira eficaz.

A partir dessa análise é que será possível avaliar se a política de estoque ainda faz sentido ou se é preciso mudá-la.

Basicamente essa política indica o que, quando e quanto comprar, além de quais critérios serão adotados para liquidar itens promocionais ou produtos parados.

2. Repense sua capacidade produtiva para fazer o controle de estoque

Entender a capacidade de produção do seu negócio é o segundo passo mais crucial para um controle de estoque. E é preciso repensá-la frequentemente, de acordo com a evolução e alterações no negócio.

A forma de definir isso é calcular o seu lead time de produção, isto é, o tempo necessário para repor seu estoque atual.

O cálculo envolve a solicitação dos itens ao fornecedor (caso não tenha estoque de matéria-prima), o recebimento, o processamento e a produção desses materiais até que o estoque de produtos acabados seja restabelecido de fato.

O tempo agregado para a conclusão de cada uma dessas etapas será pautado pela capacidade produtiva da sua empresa. Então, para atingir o menor lead time possível, é preciso adotar algumas boas práticas para evitar gaps nos processos.

3. Use fórmulas e indicadores logísticos para controle de estoque

Dentre as principais fórmulas e indicadores de desempenho logístico para o controle de estoque, você pode utilizar:

Acuracidade do Inventário

Utilizado para medir a diferença entre o estoque físico (os produtos que realmente estão alocados em seu armazém) e a informação que consta no seu sistema de gestão de mercadorias.

Para calculá-lo, basta dividir o estoque físico e o número que aparece no sistema de controle de estoque. Quanto mais próximo de 100% melhor e, se estiver abaixo de 99%, você deve ficar atento.

Cobertura de estoque

Serve para determinar por quantos dias a sua empresa consegue operar com o estoque atual e cobrir as demandas futuras sem a necessidade de abastecimento. Para calculá-lo, divida a quantidade de itens armazenados pela demanda média diária.

4. Alimente sua ficha de controle de estoque

As fichas de estoque controlam todas as informações sobre os produtos/matérias-primas e são extremamente importantes para avaliar as movimentações de entrada e saída de mercadorias.

Os dados mais comuns nas fichas de estoque e que devem ser constantemente observados são:

• Código e descrição;
• Unidade de medida (peça, quilo, litro, metro);
• Estoque mínimo;
• Localização no depósito;
• Data de entrada/saída e a quantidade;
• Valor de custo (entrada, saída e estoque atual);
• Valor de custo médio.

É importante lembrar que qualquer movimentação de estoque deve ser registrada no programa e as saídas, sejam elas para produção, troca ou transferência, devem ser acompanhadas de requisições.

Se essa ficha não estiver sendo alimentada corretamente a empresa pode ter problemas no controle do estoque.

5. Verifique se as entradas e saídas de produtos estão corretas no sistema

Existem muitas formas de fazer o controle de estoque, mas a mais indicada é por meio de programas específicos.

Há uma infinidade de softwares para controle de estoque online, como o WMS. Na hora de avaliar se o que você utiliza atende às suas necessidades, leve em consideração se ele oferece integração com outros setores, como o financeiro, a emissão de nota fiscal e o sistema de vendas.

6. Confira se o cadastro e a descrição dos produtos estão sendo feitos corretamente

O cadastro de produtos é a base de todas as operações no varejo. Criar um fator de conversão, agrupar o EAN (o popular código de barras) e fazer o cadastro mercadológico são de suma importância para ajudar no controle e movimentação dos produtos.

Além disso, padronizar a descrição dos produtos no sistema é outra prática que ajuda a enxergar com clareza o que está em estoque, sem a necessidade de estar dentro dele.

7. Não deixe de fazer o inventário do seu estoque frequentemente

Embora o uso de softwares de gestão reduza os danos no estoque, problemas como perdas e furtos costumam acontecer.

Por isso, fazer seu mapeamento é importante para mantê-lo o mais preciso e com a menor quantidade de erros possível..

O inventário deve ser feito regularmente para validar a contagem, identificação e classificação dos produtos, o que vai reduzir as perdas e dar clareza para a situação real do estoque.

Outra dica para ter o estoque sempre controlado é fazer o inventário rotativo. Nele, um item é escolhido diariamente para ser contado. Isso traz resultados imediatos sobre divergências que devem ser averiguadas.

Métodos para controle de estoque

Para tornar o fluxo e o controle das matérias-primas e mercadorias mais eficiente, é fundamental fazer uso de métodos de organização. Entre eles, os mais comuns: PEPS, UEPS e MPM. Confira como funcionam:

PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai)

Também chamado de FIFO, ele exige que os produtos sejam organizados por sua ordem de entrada no estoque.

Assim, o objetivo é vender primeiro as mercadorias mais antigas, tornando o fluxo ordenado.

UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair)

Pode parecer contraditório, mas esse método, também conhecido como LIFO, é usado pelas empresas para ordenar o estoque.

Diferente do PEPS, ele considera o valor do último lote para determinar o preço de venda do produto.

MPM (Preço médio ponderado)

Um dos métodos mais usados pelas empresas, o MPM avalia o custo médio da mercadoria disponível em estoque a partir da divisão dos saldos financeiros, ou seja, da soma das compras e a divisão da quantidade total do estoque.

Como fazer controle de estoque?

Existem muitas formas de fazer o controle de estoque, tudo depende do perfil da sua empresa. Médios e grandes e-commerces precisam utilizar maneiras mais sofisticadas, como planilhas de controle de estoque.

Além disso, os fatores abaixo também contribuem para o bom desempenho da atividade. Confira:

Utilize planilhas de controle de estoque

Uma maneira de simplificar suas atividades é utilizar planilhas para controle de estoque. Elas são indicadas para empresas que precisam de um método mais eficiente de gestão e que, ao mesmo tempo, ainda não tenham acesso aos sistemas de controle.

Pensando nisso, preparamos um kit de planilhas para controle de estoque com três parâmetros diferentes para monitorar as entradas e saídas de produtos na sua empresa. Cada uma delas contém um manual com instruções de uso e recursos completos.

Confira a planilha: Kit controle de estoque

Verifique todos os itens entregues pelo seu fornecedor

Sempre verifique se os produtos e a quantidade de itens entregues pelo seu fornecedor são exatamente aqueles que você solicitou.

Se porventura esse número estiver incorreto, correrá o risco de não ter determinado produto quando receber o pedido de um cliente ou ter mais itens em estoque do que realmente precisa.

Organize seu estoque com sabedoria

Independente do tipo, volume e tamanho do estoque ou do sistema de controle utilizado, é preciso realizar o picking, ou seja, a atividade que envolve todo o processo de separação e preparação dos pedidos para o envio aos clientes.

Para isso, defina processos de identificação dos materiais a serem controlados, como a padronização de cores ou nomenclaturas, para evitar erros na hora de separar os pedidos.

Além disso, controle rigorosamente tudo que entra e sai da sua empresa no sistema de controle de estoque ou na sua planilha de Excel.

Faça projeções de demanda

Planejar as compras a partir da projeção de demandas ajuda a ter um estoque otimizado e muito mais assertivo, sem falar na economia (de dinheiro e espaço) que esse controle rende ao negócio.

Para que isso aconteça, é preciso avaliar o histórico de saída dos produtos e o seu volume em armazenamento em um determinado período. Isso fará com que sempre haja a quantidade certa de mercadorias nas datas de maior procura.

Entregue os blocos H e K

É dever das empresas enviar à Receita Federal os blocos de controle de produção – K (mensalmente) e registro de inventário – H (anualmente).

Caso contrário, se houver ajustes não formalizados ou contabilizados, a fiscalização configura a situação como divergente e pode autuar a empresa com multas e tributos atrasados.

Para entregar o registro de inventário (H), é preciso apresentar informações que contenham os saldos do estoque contabilizados no fim do ano anterior por meio do arquivo com os registros do mês de fevereiro do ano posterior (pelo EFD = Sped Fiscal).

Já o controle de produção, bloco K, exige que sejam fornecidas informações do registro K200 e K280, que tratam do estoque existente na empresa no fim de cada mês e possíveis ajustes que podem acontecer.

Avalie o tipo de estoque ideal

Há três maneiras de controlar o estoque de uma empresa, cada uma delas pertinente ao momento de cada negócio.

É importante conhecer todas as opções e buscar a melhor saída, sendo possível usar mais de um tipo para atender a todas as necessidades. Conheça cada uma das opções:

Estoque compartilhado

Essa é a realidade de e-commerces que atuam em parceria com suas lojas físicas. Nesse formato, as mercadorias são armazenadas em um mesmo espaço.

Aqui, o controle deve ser rigoroso e instantâneo, já que as saídas dos produtos acontecem em duas circunstâncias diferentes.

Estoque descentralizado

Nesse modelo, a empresa conta com mais de um centro de distribuição, normalmente, em regiões diferentes, para atender à demanda dos clientes.

Estoque terceirizado

Utilizada frequentemente por marketplaces e lojas virtuais, essa estrutura de estoque envia mercadorias aos clientes a partir de uma ordem de venda emitida pela empresa vendedora.

💡Saiba mais: Quais são os tipos de estoque?

Verifique regularmente o seu estoque

Conduza inventários permanentes e controle seu estoque de forma rigorosa. Muitas vezes, pequenas mudanças na gestão do inventário e no processo de picking, embalagem e processos de transporte podem ter impactos significativos sobre a eficiência e a produtividade do seu negócio.

Dê um passo para trás, analise os processos de pedidos e atendimento e verifique se algo pode ser melhorado para minimizar erros de atendimento.

Alguns detalhes podem causar um impacto significativo no seu negócio e permitir que você cresça mais rápido.

Conclusão

A cada dia, o tempo torna-se um bem mais valioso para as empresas. Por isso, fazer o controle de estoque do seu negócio pode liberar horas preciosas para que seus funcionários se dediquem a atividades mais estratégicas.

Por fim, se você quiser otimizar o armazenamento de mercadorias, recomendamos a leitura do artigo Giro de estoque: como calcular e dicas para aumentar as vendas.

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