Controle de estoque: dicas valiosas para tornar sua gestão mais eficaz

Como fazer controle de estoque

Embora pareça apenas mais uma atividade operacional do time de logística, ficar atento ao controle de estoque de uma empresa vai além. Quando bem gerenciado, evita o acúmulo ou a falta de produtos e ajuda a controlar as finanças e o espaço físico. Por outro lado, se não tiver a atenção merecida, pode impactar na margem de lucro do negócio.

Entre os principais problemas de um controle de estoque mal feito estão:

  • Indisponibilidade de produtos com alta procura.
  • Excesso de produtos com baixa procura.
  • Estoque desatualizado e com informações divergentes.
  • Produtos descartados por deterioração, roubo ou obsolescência.
  • Ausência de software de apoio.
  • Desconhecimento da mercadoria disponível e do seu perfil de entrada/saída/retorno.
  • Falta de estoque de segurança.
  • Desacordo com a equipe de compras.

Além de permitir ter a quantidade certa de itens em estoque, levando em consideração períodos sazonais de vendas – como datas comemorativas e Black Friday –, a gestão eficiente do controle de estoque reduz as chances de perdas, extravios e erros administrativos. Por isso, ficar constantemente atento a como anda o estoque da empresa e implementar boas práticas logísticas é fundamental para maximizar a eficiência e rentabilidade do negócio.

Atenção ao controle de estoque evita prejuízos

 

Rever as demandas constantemente é o primeiro passo a ser tomado por qualquer empresa que queira manter a gestão de seu estoque atualiza e coerente com os objetivos do negócio. Essa análise é seguida de um minucioso planejamento de vendas e operações, fundamental para manter uma dinâmica eficiente entre os processos. Aqui, mesmo que não exista um método formal de S&OP, é preciso redobrar a atenção e ter como foco garantir sua eficácia, afinal, não há controle de estoque que compense o planejamento de suprimentos e vendas mal executado.

Divisão de atividades do controle de estoque

 

  • Registro: se refere à classificação dos produtos – do modelo ao custo.
  • Fiscalização: envolve tanto o controle dos produtos como o tributário.
  • Gestão: é a parte estratégica do processo, em que se analisam os indicadores para melhorar a operação.

Verificar constantemente o andamento dessas três áreas é de extrema importância, pois é o bom funcionamento delas que faz do estoque mais eficiente e rentável.

Passo a passo para manter o controle de estoque eficaz

 

Por mais primário que possa parecer, rever frequentemente o passo a passo das atividades executadas durante o controle de estoque é extremamente importante para garantir seu bom funcionamento e constante atualização. Afinal, é ao revisitar processos que falhas e discrepâncias são identificadas.

1. Avalie a demanda que definiu sua política de estoque

Reavaliar e entender a demanda que foi determinada para a loja é um passo muito importante para controlar o estoque de maneira eficaz. A partir dessa análise é que será possível avaliar se a política de estoque ainda faz sentido ou se é preciso muda-la. Basicamente essa política indica o que, quando e quanto comprar, além de quais critérios serão adotados para liquidar itens promocionais ou produtos parados.

Apesar de parecer simples, trata-se de uma das tarefas mais difíceis na gestão do estoque, pois é preciso encontrar o equilíbrio exato entre o custo da falta de itens, o custo do estoque e o custo total. Ainda mais difícil é avaliar se ela continua fazendo sentido ou quais medidas é preciso tomar para readequá-la ao negócio. Para exemplificar melhor, vamos supor que você tenha muitos itens em seu estoque:

  • Nesse caso, a possibilidade de perder vendas por não ter determinado item será muito baixa, ou seja, você terá o custo da falta baixo. Mas…
  • O seu custo de estoque será muito alto, pois você gastou dinheiro para comprar aqueles produtos sem ter garantia de venda.

Agora, vamos imaginar que você mantém os níveis de estoque abaixo do necessário:

  • Seu custo de estoque será menor.
  • Em contrapartida, você poderá ter altos custos de falta de estoque, pois diversos produtos poderão estar indisponíveis para a venda.

Para medir o quanto isso é importante, basta lembrar que o impacto financeiro de uma venda perdida também envolve o comportamento do consumidor, que pode simplesmente deixar de procurar a sua loja.

O perfeito equilíbrio de itens do estoque envolve uma série de fatores, como o seu nicho de atuação, o sistema que você utiliza e até mesmo a localização da sua empresa, mas, de forma geral, uma boa previsão da demanda e o cálculo apropriado para o tamanho do estoque são fundamentais para isso.

2. Repense sua capacidade produtiva para fazer o controle de estoque

Entender a capacidade de produção do seu negócio é o segundo passo mais crucial para um controle de estoque. E é preciso repensá-la frequentemente, de acordo com a evolução e alterações no negócio. A forma de definir isso é calcular o seu lead time de produção.

Se o lead time total refere-se ao tempo entre a solicitação do pedido e a entrega efetiva ao cliente, o lead time de produção significa definir o tempo necessário para repor seu estoque atual, portanto, ele é um “braço” do lead time total.

O lead time de produção envolve a solicitação de materiais ao fornecedor (caso não tenha estoque de matéria-prima), o recebimento, o processamento e a produção desses materiais até que o estoque de produtos acabados seja reabastecido de fato.

O tempo agregado para a conclusão de cada uma dessas etapas será pautado pela capacidade produtiva da sua empresa. Para atingir o menor lead time possível é preciso adotar algumas boas práticas para evitar gaps nos processos.

A partir do momento que você calcula o lead time é possível determinar com mais exatidão quanto de estoque sua empresa precisa para respeitar o tempo de conclusão e entrega do pedido, garantindo assim a satisfação do cliente final.

Confira abaixo algumas fórmulas e indicadores que você pode utilizar para entender e calcular corretamente o seu estoque com a menor variação possível.

3.  Use fórmulas e indicadores logísticos para controle de estoque

Dentre as principais fórmulas e indicadores de desempenho logístico para o controle de estoque você pode utilizar:

• Acuracidade do Inventário: utilizado para medir a diferença entre o estoque físico (os produtos que realmente estão alocados em seu armazém) e a informação que consta no seu sistema de controle de estoque. Para calculá-lo, basta dividir o estoque físico e o número que aparece no sistema de controle de estoque.

controle de estoque

Quanto mais próximo de 100% melhor e se estiver abaixo de 99% você deve ficar atento.

• Cobertura de estoque: serve para determinar por quantos dias a sua empresa consegue operar com o estoque atual e cobrir as demandas futuras sem a necessidade de abastecimento. Para calculá-lo, divida a quantidade de itens em estoque pela demanda média diária. É desaconselhável ter valores muito altos para esse indicador.

cobertura de estoque

Ele serve para todos os tipos de estoque e ajuda a manter armazenados somente os produtos necessários, já que através do cálculo fica claro determinar o melhor momento para efetuar a compra de mercadorias de forma que não gere prejuízo pelo excesso de itens no estoque.

A cobertura de estoque quando calculada corretamente leva em consideração a variação máxima de demanda e o lead time de produção, que iremos tratar mais adiante neste post.

• Estoque médio (EM): é a quantidade média em estoque de um ou mais itens em um determinado intervalo de tempo. A fórmula para calcular o estoque médio é:

controle de estoque

Sendo:

EM = estoque médio do item

LE = lote de encomenda do item

ES = estoque de segurança do item

Você também pode medir o estoque médio tendo como base o valor do estoque disponível em um determinado período. Por exemplo, você pode calcular o estoque médio mensal medindo o estoque da sua empresa sempre nos dias do fechamento do mês. Outra maneira é calcular o estoque médio diário utilizando os dados de estoque do final de cada dia, somando-os e dividindo esse total pelo número de dias do mês.

• Estoque de segurança (ES): é projetado para minimizar o risco de você não ter produtos procurados pelos clientes por conta de atrasos na entrega, problemas com o fornecedor ou aumento inesperado na demanda. Para fazer o cálculo do estoque de segurança você precisa entender previamente alguns fatores, como:

A sua própria demanda – Se é estável, em quais períodos varia ou se um determinado produto tem uma variabilidade muito grande nas vendas.

O lead time de produção – O tempo necessário para você produzir ou solicitar o pedido ao seu fornecedor e enviá-lo ao cliente. Esse tempo de entrega sempre vai variar, então o importante é expedir o item o mais breve possível para que o cliente consiga visualizar o rastreio.

O nível de serviço desejado – Quais produtos são importantes ou mais atrativos, por isso precisam estar sempre em estoque, e quais não precisam necessariamente estar sempre em estoque. Por exemplo, velas em um supermercado não devem ter um nível de serviço muito alto, enquanto o pão francês em uma padaria provavelmente tem um nível altíssimo de serviço.

• Tempo de reposição (TR): é o intervalo de tempo referente à emissão do pedido de compra do produto até seu recebimento pela empresa. Além de ser fundamental para o correto controle de estoque, o tempo de reposição é utilizado para calcular o estoque mínimo e o estoque de segurança. O TR é igual à somatória de três elementos:

1. Emissão de pedido: tempo para elaborar e confirmar o pedido junto ao fornecedor.

2. Preparação do pedido: tempo que o fornecedor leva para processar e entregar o pedido.

3. Transporte: tempo para processar a liberação do pedido na fábrica.

Outro indicador que você deve utilizar frequentemente nesse processo é a Curva ABC. É a partir do gráfico que é gerado com base nos produtos vendidos em sua loja que é possível identificar quais deles têm maior demanda e quais não. Isso trará insights para avaliar se as mercadorias que você adquire em maior quantidade representam realmente o volume de maior importância ou se é o caso de reduzi-las por não terem grande saída

4.  Alimente sua ficha de controle de estoque

As fichas de estoque controlam todas as informações sobre os produtos/matérias-primas e são extremamente importantes para avaliar as movimentações (de entrada e saída).

As informações mais comuns nas fichas de estoque e que devem ser constantemente observadas são:

– Código e descrição
– Unidade de medida (peça, quilo, litro, metro)
– Estoque mínimo
– Localização no depósito
– Data de entrada/saída e a quantidade
– Valor de custo (entrada, saída e estoque atual)
– Valor de custo médio

É importante lembrar que qualquer movimentação de estoque deve ser registrada no programa e as saídas – sejam elas para produção, troca ou transferência – devem ser acompanhadas de requisições. Se essa ficha não estiver sendo alimentada corretamente a empresa pode ter problemas no controle do estoque. Lembre-se que os produtos só devem ser retirados e movimentados respeitando as Normas de Entrada e Saída de Estoque. A partir dessas informações é possível manter os dados de giro de produtos atualizados, além de seguros.

5.  Verifique se as entradas e saídas de produtos estão corretas no sistema

Existem muitas formas de fazer o controle de estoque, a mais indicada é por meio de programas específicos.

Há uma infinidade de softwares para controle de estoque online. Na hora de avaliar se o que você utiliza atende às suas necessidades não leve em consideração apenas o preço pago pela ferramenta, mas principalmente se ela oferece integração com outros setores, como financeiro, emissão de nota fiscal e o sistema de vendas. Um bom software para controle de estoque é capaz de gerenciar toda a movimentação desse espaço de modo eficaz e seguro, além de oferecer funcionalidades adicionais e de extrema importância, como o alerta de validade (em caso de perecíveis) e a automatização de regras como a PEPS (Primeiro que entra, primeiro que sai).

Se você ainda integra seu software de gestão de estoque com o ERP, avalie essa junção, assim as informações sobre as vendas dos produtos serão calculadas imediatamente pelo setor de estoque – o que economiza tempo e evita erros de operação.

6.  Verifique se o cadastro e a descrição dos produtos estão sendo feitos corretamente

O cadastro de produtos é a base de todas as operações no varejo. Criar um fator de conversão, agrupar o EAN (o popular código de barras) e fazer o cadastro mercadológico são de suma importância para ajudar no controle e movimentação dos produtos.

Além disso, padronizar a descrição dos produtos no sistema é outra prática que ajuda a enxergar com clareza o que está em estoque, sem a necessidade de estar dentro dele.

7. Não deixe de fazer o inventário do seu estoque frequentemente

Embora o uso de softwares de gestão reduza os danos no estoque, problemas como perdas e furtos costumam acontecer. Por isso, fazer seu mapeamento é importante para mantê-lo o mais assertivo e com a menor quantidade de erros possível. Para isso é importante fazer um.

O inventário deve ser feito regularmente para validar a contagem, identificação e classificação dos produtos, o que vai reduzir as perdas e dar clareza para a situação real do estoque.

Outra dica para ter o estoque sempre controlado é fazer o inventário rotativo. Nele, um item é escolhido diariamente para ser contado. Isso traz resultados imediatos sobre divergências que devem ser averiguadas.

Dicas para ter um controle de estoque eficaz e aumentar os lucros da empresa

 

Existem muitas formas de fazer o controle de estoque, tudo depende do perfil da sua empresa. Médios e grandes e-commerces precisam utilizar maneiras mais refinadas, como planilhas de Excel para controle de estoque e softwares específicos.

Há uma infinidade de softwares para controle de estoque online. Na hora de escolher o que melhor atende às necessidades da sua loja virtual não leve em consideração apenas o preço da ferramenta, mas principalmente se ela oferece integração com outros setores, como financeiro, emissão de nota fiscal e o sistema de vendas. Caso contrário, não valerá a pena.

Além disso, os fatores abaixo também contribuem para o bom desempenho do controle de estoque. Confira:

Verifique todos os itens entregues pelo seu fornecedor

Sempre verifique se os produtos e a quantidade de itens entregues pelo seu fornecedor são exatamente aqueles que você solicitou. Se você não checar e porventura esse número estiver incorreto, correrá o risco de não ter determinado produto quando receber o pedido de um cliente ou ter mais itens em estoque do que realmente precisa.

Organize seu estoque com sabedoria

Independente do tipo, volume e tamanho do estoque ou do sistema de controle utilizado, se você utiliza planilhas de Excel para controle de estoque ou um software, é preciso realizar o picking, atividade que envolve todo o processo de separação e preparação dos pedidos para o envio aos clientes.

Defina processos de identificação dos materiais a serem controlados, como a padronização de cores ou nomenclaturas, para evitar erros na hora de separar os pedidos. Além disso, controle rigorosamente tudo que entra e sai da sua empresa no sistema de controle de estoque ou na sua planilha de Excel.

Dica: se você identificar grandes volumes de um mesmo produto com pouca saída, promova ofertas que ajudem a girá-los

Faça projeções de demanda

Planejar as compras a partir da projeção de demandas ajuda a ter um estoque otimizado e muito mais assertivo, sem falar na economia – de dinheiro e espaço – que esse controle rende ao negócio.

Para que isso aconteça, é preciso avaliar o histórico de saída dos produtos e o seu volume em estoque em um determinado período. Isso fará com que sempre haja a quantidade certa de mercadorias nas datas de maior procura.

Integre o estoque aos outros setores

Um dos maiores erros é ver o estoque como uma parte diferente da empresa. Para que ele funcione corretamente é necessária a troca com os outros setores. Um exemplo dessa importância é o time de vendas, que ao identificar uma grande oportunidade de aumento na demanda, deve reportar a necessidade de mais mercadorias para o estoque.

A integração entre os setores pode acontecer a partir dos softwares de gerenciamento. Eles cruzam as informações de todas as áreas e avaliam, em tempo real, as necessidades de ofertas ou aquisições imediatas, por exemplo.

Entregue os blocos H e K

É dever das empresas enviar à Receita Federal os blocos de controle de produção – K (mensalmente) e registro de inventário – H (anualmente). Caso contrário, se houverem ajustes não formalizados ou contabilizados, a fiscalização configura a situação como divergente e pode autuar a empresa com multas e tributos atrasados.

Para entregar o registro de inventário, é preciso apresentar informações que contenham os saldos do estoque contabilizados no fim do ano anterior por meio do arquivo com os registros do mês de fevereiro do ano posterior (pelo EFD = Sped Fiscal).

Já o controle de produção, bloco K, exige que sejam fornecidas informações do registro K200 e K280, que tratam do estoque existente na empresa no fim de cada mês e possíveis ajustes que podem acontecer.

Adote métodos de organização

Para tornar o fluxo e o controle das matérias-primas e mercadorias mais eficiente, é fundamental fazer uso de métodos de organização. Entre eles, os mais comuns: PEPS, UEPS e MPM.

  • PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair): também chamado de FIFO, ele exige que os produtos sejam organizados por sua ordem de entrada no estoque. Assim, o objetivo é vender primeiro as mercadorias mais antigas no estoque, tornando o fluxo ordenado.
  • UEPS (Último a entrar, primeiro a sair): pode parecer contraditório, mas esse método – também conhecido como LIFO – é usado pelas empresas para ordenar o estoque. Diferente do PEPS, porém, ele considera as unidades chegadas mais recentemente ao setor, de modo que o cálculo considera o valor do último lote para determinar o preço de venda do produto.
  • MPM (Preço médio ponderado): um dos métodos mais usados pelas empresas, o MPM avalia o custo médio da mercadoria disponível em estoque a partir da divisão dos saldos financeiros, ou seja, da soma das compras e a divisão da quantidade total do estoque.

 

Avalie o tipo de estoque ideal

Há três maneiras de controlar o estoque de uma empresa, cada uma delas pertinente ao momento de cada negócio. É importante conhecer todas as opções e buscar a melhor saída, sendo possível usar mais de um tipo para atender a todas as necessidades.

– Estoque compartilhado: essa é a realidade de e-commerces que atuam em parceria com suas lojas físicas. Nesse formato, as mercadorias são armazenadas em um mesmo espaço.  Aqui o controle deve ser rigoroso e instantâneo, já que as saídas dos produtos acontecem em duas circunstâncias diferentes.

– Estoque descentralizado: aqui a empresa conta com mais de um centro de distribuição, normalmente em regiões diferentes, para atender a demanda dos clientes. Nesse modelo o custo com armazenamento e logística é maior e é preciso ter atenção na demanda para evitar prejuízos.

Estoque terceirizado: usada frequentemente por marketplaces, essa estrutura de estoque envia mercadorias aos clientes a partir de uma ordem de venda emitida pela empresa vendedora.

Faça a gestão eficaz da troca e devolução de produtos

Um dos maiores problemas dos varejistas online, principalmente nos mercados de moda e eletrônicos, é o processo de logística reversa, por isso é fundamental ter uma política de trocas e devoluções bem definida.

Se houver troca ou avaria em alguma etapa do processo de entrega do produto ao cliente, quando você enviar outro certifique-se de alternar os níveis de estoque. Isso parece óbvio, mas na correria para solucionar o problema esse fato pode passar despercebido e ser negligenciado. Já nos casos de troca por produtos com defeito, certifique-se de checar o lote do produto no estoque, pois se tiver outros produtos com defeito você terá que garantir que seus níveis de estoque não serão ajustados para cima e precisará entrar em contato com seus fornecedores.

Verifique regularmente o seu estoque

Conduza inventários permanentes e controle seu estoque de forma rigorosa. Muitas vezes, pequenas mudanças na gestão do inventário e no processo de picking, embalagem e processos de transporte podem ter impactos significativos sobre a eficiência e a produtividade do seu negócio. Dê um passo para trás, analise os processos de pedidos e atendimento e verifique se algo pode ser melhorado para minimizar erros de atendimento. Alguns detalhes podem causar um impacto significativo no seu negócio e permitir que você cresça mais rápido.

Como fazer controle de estoque para marketplace

 

Ao vender os produtos do seu e-commerce em diferentes canais, você obtém um interessante diferencial competitivo, já que pode estar ao mesmo tempo em uma plataforma com um público mais diversificado e em outra que atende determinado nicho do seu negócio. No entanto, essa estratégia exige maior empenho e atenção, senão, você corre o risco de não conseguir atender a demanda de vendas dos produtos.

O controle de estoque em marketplaces é especialmente desafiador, pois exige a sincronização das informações de disponibilidade dos seus produtos com o seu estoque e a sua loja virtual em tempo real. Tudo isso apontando para os itens que ainda estão disponíveis, os que estão acabando e os que já não estão mais disponíveis em todas as plataformas que você estiver.

Para essa tarefa, é indispensável o uso de uma ferramenta de gerenciamento de marketplaces para automatizar a gestão do estoque e minimizar a chance de erros. Você pode encontrar no mercado dezenas de ferramentas que oferecem esse serviço, mas a recomendação aqui é a mesma que apontamos acima: verifique se o software oferece integração com seu sistema financeiro e de vendas. Caso contrário, não valerá a pena.

Utilize planilhas de controle de estoque

 

Uma maneira de simplificar suas atividades é utilizar planilhas para controle de estoque. Elas são indicadas para empresas que precisam de um método mais eficiente de controle e que, ao mesmo tempo, ainda não tenham acesso aos sistemas de gestão de estoque.

Pensando nisso, preparamos um kit de planilhas para controle de estoque com três parâmetros diferentes para monitorar as entradas e saídas de produtos na sua empresa. Cada uma delas contém um manual com instruções de uso e recursos completos.

Planilha para controle de estoque físico: é o controle de estoque em unidades (ou SKUs). Nessa planilha de Excel, você poderá registrar as entradas e saídas de produtos em números absolutos.

Planilha para controle de estoque financeiro: utilizada para ajudar a calcular o estoque em valor monetário, como parte dos ativos da empresa. A unidade de medida utilizada é a moeda, diferente da planilha de controle de estoque físico.

Principais indicadores de desempenho: essa planilha servirá para medir o desempenho da sua empresa. Nela, você encontrará as principais métricas para fazer um controle de estoque mais eficiente.

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4 comentários em “Controle de estoque: dicas valiosas para tornar sua gestão mais eficaz

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  1. Artigo completo, só senti falta de um exemplo do cálculo do estoque médio do item.
    Onde trabalho temos uma variedade muito grande de produtos e isso dificulta, pelo menos para mim, o gerenciamento de quantidades de itens em estoque e cálculo de rotatividade, talvez seja uma boa sugestão fazer uma matéria mais focada para e-commerce com gama grande de produtos.
    Obrigada pelo texto!

    1. Oi, Camila. Tudo bem?
      Muito obrigada pela dica. Diante do seu pedido – e por concordamos que esse tópico é importante -, vamos consultar nosso diretor de operações e incluir essa informação no post.
      Um grande abraço!