Como calcular e otimizar o lead time para garantir o sucesso da empresa

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Ter o menor lead time possível entre o momento que o cliente faz o pedido e a entrega efetiva do produto agrega diversos benefícios ao seu e-commerce, entre eles:

  • Redução de gaps nos processos
  • Redução de custos
  • Garantia da satisfação plena do cliente
  • Destaque no mercado

 
Obviamente, atingir esse objetivo não é das tarefas mais fáceis, pelo contrário, exige muita organização e planejamento em todas as etapas. Neste post vamos mostrar o conceito de lead time e como otimizar e calcular esse tempo.

O que é lead time

 
Lead time é o nome dado ao tempo total do processo de compra. Ele vai desde a solicitação feita pelo cliente (seja de um produto ou serviço) e só é finalizado após sua entrega/prestação.

Veja abaixo as etapas desse ciclo:
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Etapas do ciclo de lead time: o processo se inicia no momento em que o cliente faz a solicitação e se encerra após ser entregue

 

 
Cada uma dessas etapas etapas exige tempo e pode variar de acordo com o perfil de cada empresa. Se cada uma delas não for bem administrada, pode gerar prejuízos para o negócio. Por exemplo: em situações em que os produtos solicitados não compõem o estoque da loja e precisam ser produzidos, montados ou adquiridos de fornecedores externos, como em casos de dropshipping, o lead time é maior e pode comprometer a qualidade do serviço prestado pelo e-commerce. Isso sem falar em ocorrências inesperadas, como atrasos e problemas logísticos, que atrapalham o fluxo e, consequentemente, os objetivos e imagem da empresa.

Em situações como essas, é extremamente importante que haja a diminuição do gap, ou seja, da diferença entre o SERVIÇO ESPERADO e o SERVIÇO PERCEBIDO pelo cliente. O que influencia na percepção e disposição do cliente em esperar pela encomenda são as condições competitivas do mercado e também a natureza do produto.

Fatores que impactam o lead time e como otimizá-los

 
Pode-se dizer que para cada negócio existem fatores específicos que definem diretamente o seu lead time. Abaixo listamos os três principais:

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1. Lead time de compra

 

O tempo entre a solicitação de matéria-prima/produto ao fornecedor e a sua entrega na empresa influenciam diretamente no tempo de entrega ao consumidor final. Quando previsto incorretamente, esse tempo afeta a performance do negócio e sua imagem diante do consumidor.

Para evitar que o lead time de compras afete o cliente, sua empresa pode adotar as seguintes medidas:

 
• Mantenha o estoque de matéria prima na própria empresa: armazenar matérias/produtos em estoque próprio evita que o negócio dependa diretamente dos prazos de fornecedores. No entanto, a medida não é sinônimo de redução do lead time, já que um estoque cheio pode aumentar o tempo dos processos de suplly chain, sem falar nos custos de estocagem e de mão de obra para manuseio e inventário. Para ter o lead time reduzido aqui, é necessário ter apenas o volume ideal de itens em estoque. Esse cálculo deve ser feito regularmente para acompanhar as tendências do negócio.

• Mantenha o estoque pronto no próprio fornecedor: aqui os custos de estocagem são eliminados, mas o fluxo do lead time aumenta – é preciso solicitar a entrega da matéria-prima, que leva tempo de transporte e de manuseio e, em alguns casos, de produção.

• Tenha uma ampla carteira de fornecedores: isso ajuda a garantir que os prazos sejam cumpridos e que você não tenha problemas para solicitar e receber matérias-primas e produtos. É preciso também fazer observações sobre o perfil de cada fornecedor. A localização de sua fábrica, por exemplo, é um ponto que deve ser analisado, já que o deslocamento influencia já nas primeiras etapas do lead time.

2. Lead time de produção

 

Se o negócio depende de matéria-prima para produzir o produto final, é preciso ficar atento ao tempo das áreas envolvidas. Todas elas precisam atuar em sintonia para garantir o cumprimento dos prazos.

• Mantenha o estoque de produto acabado, ou seja, produto pronto: normalmente é o modelo de armazenamento mais utilizado pelas empresas, mas nem sempre é a melhor alternativa, já que manter estoque agrega custos de armazenagem, manuseio, realização de inventário, sem contar com produtos obsoletos que acabam não tendo giro.

Esses aspectos juntos podem sair caro para um negócio. Mas, se cabe no modelo da empresa, é uma alternativa muito cômoda e os ganhos com essa otimização podem se sobressair aos custos.

Reduzir ao máximo o tempo de produção permite que você mantenha um estoque mínimo de produto acabado, diminuindo custos de armazenagem e flexibilizando a operação para atender sua demanda quase no modelo just-in-time do sistema Toyota de produção.

• Faça melhorias nos processo: é a medida mais indicada, pois normalmente não exige tanto investimento e é relativamente mais “fácil” de implementar se comparado às outras alternativas.

• Mantenha o estoque entre processos: para produzir o produto final podem ser necessárias diversas etapas de produção e algumas podem exigir mais tempo do que outras. Para se ter um fluxo ótimo de saída de produtos acabados, é necessário manter estoque de produtos semiacabados para melhorar o lead time final de produção.

• Invista em tecnologia: para automatizar processos e aumentar a capacidade produtiva do seu e-commerce, vale investir em tecnologias como o sistema de gestão empresarial (ERP), por exemplo.

• Terceirize a produção: pode impactar na margem do seu e-commerce, já que sairá mais caro que fazer a produção in house (na sua empresa). Porém, é possível que o terceiro tenha mais capacidade e know-how sobre o produto que está produzindo e isso gerar mais benefícios como um todo.

3. Lead time de entrega

 
De acordo com uma pesquisa realizada pelo Business Insider, 58% dos consumidores deixam de comprar devido ao valor do frete ou prazo muito demorado. Por isso, a importância de utilizar transportadoras para a entrega do produto é sempre a melhor alternativa devido às rotas e malhas de distribuição que elas possuem.

A escolha de um parceiro logístico para essa etapa é de grande importância, uma vez que o tempo de entrega do produto é um fator que define a satisfação do cliente pelo serviço prestado. Essa é a prova final para fazer valer todo a qualidade empregada nos outros processos.

Além disso, outros pontos que influenciam no lead time são a Receita Federal, em caso de materiais importados em que não há prazos concretos para a entrega das mercadorias, e os detalhes dos produtos comprados, que podem impactar no tempo de entrega. É importante sempre ficar atento a variáveis como peso e volume, além de origem e destino.

Uma solução que também pode contribuir com a redução desse tempo é a adoção de sistemas de e-procurement, que automatizam as cotações e compras, tornando esses processos mais rápidos e assertivos.

Como calcular o Lead Time

 

Saber como calcular o lead time é importante não só para otimizar as operações do e-commerce, como também para garantir a satisfação do cliente. Confira como é possível calculá-lo:

 
1. Liste os insumos 

Avalie quais são os elementos necessários para um trabalho específico. Coloque nessa lista as matérias-primas, mão-de-obra, produtos e até os devidos itens de reparos e manutenção.

2. Investigue o tempo de aquisição

É importante saber o quanto será gasto para adquirir cada item da lista. Há materiais que podem demorar até mais de uma semana para ser entregue. Depois, calcule o tempo de deslocamento dos itens do fornecedor até a chegada à sua empresa, considerando uma margem de segurança para imprevistos. Por exemplo: se você solicitou uma peça de outro estado, o tempo entre o pedido e o recebimento do material pode ser de quatro dias ou mais. Adicione o final de semana caso o fornecedor não trabalhe em dias úteis e dias que prevejam problemas no transporte ou na produção.

3. Faça uma seleção de itens

Selecione os itens com prazos mais longos e veja quanto tempo será necessário para recebê-los. Se você tiver todo o inventário de materiais necessários, basta acrescentar um dia para considerar que o item entre em processo de produção.

4. Estabeleça prazos de produção

Registre quanto tempo a produção leva para finalizar e entregar os produtos e considere isso para estabelecer o prazo.

Considere ainda os finais de semana e pausas para a manutenção e até devidos atrasos que possam acontecer.

5. Acrescente o tempo de espera

Considerar o tempo necessário para receber insumos garante que o produto esteja disponível para o envio dentro do prazo determinado.

Após validar todas as informações dos passos acima, é possível somar a quantidade de tempo necessária para receber, produzir e entregar o produto ao cliente. Eles irão definir o lead time do seu negócio.

Exemplo de como calcular lead time

 

Se a empresa atua em segmentos como o automotivo, o cálculo de lead time é estabelecido através de fórmulas prontas. No entanto, em setores com produções variáveis é preciso calcular a partir das necessidades estabelecidas.

Suponha que a empresa do exemplo comercialize móveis de madeira. Isso faz com que esse tempo varie conforme o produto. Para chegar ao lead time de cada um é preciso:

  • Após listar os materiais necessários para produção, avaliar qual o prazo de entrega deles. Se a madeira usada vier de outro estado, por exemplo, incluir que esse prazo será de, pelo menos, cinco dias.
  •  Se o fornecedor só entrega em dias úteis, acrescentar mais dois dias para o recebimento.
  •  Após receber o produto, é preciso adicioná-lo ao controle do inventário, o que normalmente leva um dia.
  •  Avaliar quanto tempo é preciso para produzir o produto. Se for um móvel simples, como uma banqueta, isso pode levar menos de um dia.

Sendo assim, o lead time para a produção de uma banqueta é de oito dias e algumas horas. O ideal é acrescentar nesse cálculo imprevistos como a quebra e manutenção de máquinas.

Gerenciamento logístico para otimizar o lead time

 
Não se trata apenas de correr atrás da definição de um lead time perfeito, é preciso cumprir com o prazo estipulado ao cliente, do contrário, todo os esforços irão por água abaixo.

Tenha em mente que existe o lead time entre o momento em que se adquire a matéria-prima e o momento em que o cliente recebe o pedido e faz o pagamento – conhecido como ciclo cash-to-cash ou compra e recebe (visão detalhada) –, e o lead time do ponto de vista do consumidor, que é o tempo decorrente entre o seu pedido e o recebimento da mercadoria (visão parcial), ou melhor, o tempo que ele está disposto a esperar.

Para preencher essa lacuna, normalmente há uma adição de previsão, considerando uma margem de segurança no prazo de entrega. Embora esse seja uma medida válida, a resposta é o aprimoramento das técnicas para reduzir o gap no lead time. A empresa que consegue uma combinação perfeita entre o lead time logístico e o ciclo do pedido do cliente não precisa de previsões nem de estoque.

As metas do gerenciamento do canal são as seguintes:

  • Baixos custos
  • Melhor qualidade
  • Tempos de resposta mais rápidos

Quando analisamos os processos de toda a cadeia de suprimentos é possível observar que muitas atividades geram mais custo que valor agregado.

Tempo com valor agregado é aquele que gera benefícios e pelo qual o cliente está disposto a pagar. Por outro lado, o tempo que não agrega valor é o de uma atividade cuja sua eliminação não levaria a nenhuma redução de benefícios para o cliente, mas que pode ser crucial para o bom desempenho do processo.

Saber a diferença entre esses dois tempos é importante para compreender como os processos logísticos podem ser otimizados.

O conceito de padronização também é algo que precisa ser levado em consideração, já que é através dele que é possível manter a estabilidade dos processos e, consequentemente, reduzir os desperdícios e aumentar a produtividade e a eficiência de um produto. Tudo isso ajuda a encurtar ainda mais o lead time e fazer a sua empresa conquistar o sucesso.

+ Como otimizar processos e reduzir custos com uma gestão de inventário eficaz

Você calcula frequentemente o lead time do seu e-commerce?

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