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O que é lead time e como calculá-lo?

Postado por Talitha Adde

Atualizado em janeiro 13, 2022 por Talitha Adde

O comércio eletrônico cresceu muito nos últimos anos. Só no primeiro semestre de 2021, o e-commerce no Brasil teve aumento de 30% em relação ao mesmo período do ano anterior. Nesse contexto, empresas do segmento começaram a otimizar o lead time, isto é, o tempo que o produto leva para chegar ao cliente desde a confirmação da compra, para ter destaque no mercado. 

Ter o menor tempo possível entre o momento que o cliente faz o pedido e a entrega efetiva do produto agrega diversos benefícios ao seu e-commerce, entre eles:

  • Redução de gaps nos processos;
  • Redução de custos;
  • Garantia da satisfação plena do cliente.

Obviamente, atingir esse objetivo não é das tarefas mais fáceis, pelo contrário, exige muita organização e planejamento em todas as etapas. Por isso, neste artigo, vamos explicar o que é lead time e como otimizar e calcular esse tempo.

O que é lead time?

Lead time é o tempo decorrido entre a chegada de um pedido efetuado por um cliente até a entrega do produto. Em outras palavras, é o processo entre o fechamento de uma compra, entrada da solicitação no sistema, separação do item no estoque, transporte e entrega. 

Cada etapa desse ciclo tem um tempo diferente para ser aplicada. E, conforme a execução de cada uma delas, o tempo de entrega de uma mercadoria pode variar. Por isso, todo o processo deve ser bem administrado para não gerar prejuízos para o negócio. 

Por exemplo, no modelo de dropshipping, em que os produtos solicitados são armazenados em estoques terceirizados, o lead time é maior e pode comprometer a qualidade do serviço prestado pelo e-commerce. 

Isso sem falar em ocorrências inesperadas, como atrasos e problemas logísticos, que atrapalham o fluxo e, consequentemente, os objetivos e imagem da empresa.

💡 Saiba mais: Quais cuidados devo ter com a logística para loja virtual

Vantagens de medir o lead time

Medir o lead time é importante para definir o planejamento da sua empresa. Com ele, você pode estruturar a compra de materiais do seu negócio, evitando o risco de ficar sem produtos para vendas. Veja outros benefícios de usar esse indicador:: 

Melhorar processos

Ao otimizar o lead time da sua empresa, é possível analisar cada etapa de envio de uma mercadoria, entendendo pontos fortes e fracos de cada uma. 

Com essas informações em mãos, é possível traçar estratégias para melhorar o processo de entrega como um todo. 

Vantagem competitiva 

Ter um bom lead time é importante para destacar a sua loja da concorrência. Ao comprar um produto, um consumidor prioriza prazos de entrega. 

Portanto, ao buscar uma solução para diminuir este processo, você oferece uma melhor experiência do cliente, garantindo, também, a sua satisfação com a compra.

Aumento da produtividade

Outra vantagem do lead time é o aumento da produtividade do seu negócio. A partir de processos otimizados e padronizados é possível criar um processo de trabalho eficiente. 

A partir daí, é possível concentrar esforços em outras áreas da empresa que precisam de melhorias. 

Fatores que impactam o lead time e como otimizá-los

Pode-se dizer que para cada negócio existem fatores específicos que definem diretamente o seu lead time. Abaixo listamos os três principais:

1. Lead time de compra

O tempo entre a solicitação de matéria-prima/produto ao fornecedor e a sua entrega na empresa influenciam diretamente no tempo de entrega ao consumidor final. 

Quando previsto incorretamente, esse tempo afeta a performance do negócio e sua imagem diante do comprador final.

Para evitar que o lead time de compras afete o cliente, sua empresa pode adotar as seguintes medidas:

💡 Saiba mais: Experiência do cliente: dicas de como encantar na hora da entrega 

Mantenha o estoque de matéria prima na própria empresa

Armazenar matérias ou produtos em estoque próprio evita que o negócio dependa diretamente dos prazos de fornecedores

No entanto, a medida não é sinônimo de redução do lead time, já que um estoque cheio pode aumentar o tempo dos processos de supply chain (ou cadeia de suprimentos), sem falar nos custos de estocagem e de mão de obra para manuseio e inventário. 

Para ter o lead time reduzido aqui, é necessário ter o volume ideal de itens em estoque. Esse cálculo deve ser feito regularmente para acompanhar as tendências do negócio.

💡 Saiba mais: Controle de estoque: dicas valiosas para tornar sua gestão mais eficaz

Mantenha o estoque pronto no próprio fornecedor

Aqui, os custos de estocagem são eliminados, mas o fluxo do lead time aumenta. 

Por isso, é preciso solicitar a entrega da matéria-prima com antecedência, uma vez que leva tempo de transporte e de manuseio. 

Tenha uma ampla carteira de fornecedores

Ter diferentes fornecedores ajuda a garantir que os prazos sejam cumpridos e que você não tenha problemas para solicitar e receber matérias-primas e produtos. 

É preciso também fazer observações sobre o perfil de cada fornecedor. A localização de sua fábrica, por exemplo, é um ponto que deve ser analisado, já que o deslocamento influencia já nas primeiras etapas do lead time.

2. Lead time de produção

Se o negócio depende de matéria-prima para produzir o produto final, é preciso ficar atento ao tempo das áreas envolvidas. Todas elas precisam atuar em sintonia para garantir o cumprimento dos prazos. Para isso: 

Mantenha o estoque produto pronto

Normalmente, o estoque de produtos prontos, isto é, itens que não dependem de acabamentos finais para serem vendidos, é o modelo de armazenamento mais utilizado pelas empresas.

No entanto, essa nem sempre é a melhor alternativa, já que manter estoque agrega custos de armazenagem, manuseio, realização de inventário, sem contar com produtos obsoletos que acabam não tendo giro.

Esses aspectos juntos podem sair caro para um negócio. Mas, se cabe no modelo da empresa, é uma alternativa muito cômoda e os ganhos com essa otimização podem se sobressair aos custos.

Reduzir ao máximo o tempo de produção permite que você mantenha um estoque mínimo de produto acabado, diminuindo custos de armazenagem e flexibilizando a operação para atender sua demanda;

Mantenha o estoque entre processos

Para produzir o produto final podem ser necessárias diversas etapas de produção e algumas podem exigir mais tempo do que outras. 

Para se ter um fluxo ótimo de saída de produtos acabados, é necessário manter estoque de produtos semiacabados para melhorar o lead time final de produção.

Invista em tecnologia

Para automatizar processos e aumentar a capacidade produtiva da sua loja virtual, vale investir em tecnologias como o sistema de gestão empresarial (ERP), por exemplo.

Terceirize a produção 

Terceirizar a produção pode impactar na margem do seu e-commerce, já que sairá mais caro do que fazer o processo na sua empresa. 

Porém, é possível que o terceiro tenha mais capacidade e conhecimento sobre o produto que está produzindo — e isso pode gerar mais benefícios como um todo.

3. Lead time de entrega

A escolha de um parceiro logístico para diminuir o tempo de entrega de uma encomenda é de grande importância, uma vez que essa etapa é um fator que define a satisfação do cliente pelo serviço prestado. 

Além disso, outros pontos que influenciam em um maior lead time é o processo burocrático da Receita Federal em caso de materiais importados, em que não há prazos concretos para a entrega das mercadorias. Por isso, é importante sempre ficar atento a variáveis como peso e volume, além de origem e destino.

Como calcular o Lead Time

Saber como calcular o lead time é importante não só para otimizar as operações do e-commerce, como também para garantir a satisfação do cliente. Confira como é possível calculá-lo:

1. Liste os insumos 

Avalie quais são os elementos necessários para um trabalho específico. Coloque nessa lista as matérias-primas, mão-de-obra, produtos e até os devidos itens de reparos e manutenção.

2. Investigue o tempo de aquisição

É importante saber o quanto será gasto para adquirir cada item da lista. Há materiais que podem demorar até mais de uma semana para serem entregues. 

Depois, calcule o tempo de deslocamento dos itens do fornecedor até a chegada à sua empresa, considerando uma margem de segurança para imprevistos. 

Por exemplo, se você solicitou uma peça de outro estado, o tempo entre o pedido e o recebimento do material pode ser de quatro dias ou mais. Adicione o final de semana caso o fornecedor não trabalhe em dias úteis.

3. Faça uma seleção de itens

Selecione os itens com prazos mais longos e veja quanto tempo será necessário para recebê-los. Se você tiver todo o inventário de materiais necessários, basta acrescentar um dia para considerar que o item entre em processo de produção.

4. Estabeleça prazos de produção

Registre quanto tempo a produção leva para finalizar e entregar os produtos e considere isso para estabelecer o prazo.

Inclua ainda os finais de semana e pausas para a manutenção e até devidos atrasos que possam acontecer.

5. Acrescente o tempo de espera

Considerar o tempo necessário para receber insumos garante que o produto esteja disponível para o envio dentro do prazo determinado.

Após validar todas as informações dos passos acima, é possível somar a quantidade de tempo necessária para receber, produzir e entregar o produto ao cliente. Ela iráo definir o lead time do seu negócio.

💡 Saiba mais: Como otimizar processos e reduzir custos com uma gestão de inventário eficaz

Como acompanhar o lead time?

O lead time precisa ser acompanhado de acordo com o tempo previsto em cada processo para a entrega do produto. 

Para isso, é importante avaliar a lacuna entre o tempo esperado de produção ou entrega e o prazo que realmente ocorre na prática

Sendo assim, você precisa conversar com todas as áreas da sua empresa para entender onde há oportunidades de melhoria.

Apenas dessa maneira será possível adotar as medidas que permitirão reduzir o prazo de entrega da sua empresa. 

Exemplo de como calcular lead time

Se a empresa atua em segmentos como o automotivo, o cálculo de lead time é estabelecido por meio de fórmulas prontas. No entanto, em setores com produções variáveis é preciso calcular a partir das necessidades estabelecidas.

Suponha que a loja virtual comercialize móveis de madeira. Isso faz com que esse tempo varie conforme o produto. Para chegar ao lead time de cada um é preciso:

  • Após listar os materiais necessários para produção, avaliar qual o prazo de entrega deles. Se a madeira usada vier de outro estado, por exemplo, incluir que esse prazo será de, pelo menos, cinco dias;
  • Se o fornecedor só entrega em dias úteis, acrescentar mais dois dias para o recebimento;
  • Após receber o produto, é preciso adicioná-lo ao controle do inventário, o que normalmente leva um dia;
  • Avaliar quanto tempo é preciso para produzir o produto. Se for um móvel simples, como uma banqueta, isso pode levar menos de um dia.

Sendo assim, o lead time para a produção de uma banqueta é de oito dias e algumas horas. O ideal é acrescentar nesse cálculo imprevistos como a quebra e manutenção de máquinas.

Ao longo deste artigo, vimos como otimizar o lead time do seu negócio pode diminuir os prazos de entrega e aumentar a satisfação dos clientes. 

Por fim, lembre-se de sempre analisar cada etapa deste processo do lead time separadamente para garantir resultados eficientes. 

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