Gestão de inventário: como otimizar e reduzir custos

Atualizado em agosto 26, 2022 por Nuvemshop Acesso

Fazer uma gestão de inventário eficaz pode ser um grande diferencial competitivo para reduzir custos, otimizar as operações e garantir a rentabilidade do negócio.

No entanto, para caminhar na direção certa é preciso deixar velhos hábitos de lado e entender que, como todos os outros processos de uma organização, essa gestão precisa ser constantemente retrabalhada para fluir de acordo com a dinâmica da empresa e trazer bons resultados sempre.

A melhoria da qualidade produtiva, a redução dos tempos operacionais, a diminuição criteriosa dos custos, dentre outros aspectos, são alguns dos benefícios obtidos por meio desse gerenciamento.

Por que melhorar seu processo de gestão de inventário

Além de ajudar o comércio eletrônico a avaliar o desempenho dos seus produtos, o gerenciamento de inventário fornece uma série de outros benefícios, como:

A possibilidade de gerenciar o aumento de pedidos sem superlotar o estoque e ter maior controle sobre o fluxo de vendas por diversos canais.
Garantir o controle atualizado da quantidade de produtos armazenados no estoque, otimizando o catálogo virtual e evitando a venda de produtos indisponíveis.
A manutenção das informações dos produtos atualizadas e, com isso, garantir estoque de todo o catálogo da loja virtual.
Mais qualidade nas vendas, uma vez que a empresa estará constantemente ciente dos números e situação dos produtos em estoque. Por exemplo, poder tomar ações como dar direcionamento para a venda dos produtos de maior margem para a sua loja.
Redução de perdas e desperdícios oriundos da compra de matéria-prima já disponíveis no estoque.

A gestão de inventário é vital e absorve frequentemente parte substancial do orçamento operacional da empresa, o que significa que deve ser rigorosamente monitorada.

Outro ponto de atenção é a questão legislativa. A empresa que demonstra inconsistência entre o inventário físico e o contábil pode ser autuada pelo Fisco. Por isso, é importante se manter atento.

Gestão de inventário: como fazer um inventário de estoque

Ao identificar e classificar as mercadorias disponíveis em seu estoque, você reúne informações precisas para tomar decisões importantes, sabendo quais produtos estão em falta, encalhados, vencidos ou danificados. Explicamos abaixo como fazer um inventário de estoque.

Determine o dia

O dia em que você dá inicio à listagem do seu estoque influencia na otimização e veracidade do processo. Dê preferência a datas de menor movimento de compras, como feriados ou finais de semana, em que há baixa movimentação.

Separe os tipos de mercadorias

Monte uma lista ou planilha com cada tipo de produto que você tem no estoque. Sempre separe aqueles que possuem semelhança ou são da mesma categoria. Aproveite arrumar os produtos e coloca-los em prateleiras ou caixas.

Codifique as mercadorias

Insira um número, código ou conjuntos de letras e números para cada tipo de mercadoria. Isso facilita a entrada e a saída de produtos do setor. Existem softwares que geram códigos de barras e tornam essa tarefa ainda mais fácil.

Reúna informações

Coloque na lista de inventário dados sobre as mercadorias, como peso, medida, tamanho, cor e preço. Defina categorias para elas.

Contagem dos produtos

Em horários de menor fluxo, sem muito movimento de entrada e saída de produtos, conte os itens e atualize a planilha de inventário. Isso garante um inventário assertivo, compatível com o estoque físico, e prevenido contra falhas e furtos.

Atualize as informações

Coloque os dados coletados no seu sistema. Analise se há diferenças na contagem de produtos, que podem indicar perdas ou roubos. Conte com um auditor para conferir se as informações estão mesmo correta e não deixe que o mesmo profissional faça a contagem e a auditoria. É importante que essa atualização seja feita periodicamente, em curtos intervalos de tempo, para que pequenas falhas possam ser identificadas e rapidamente corrigidas.

Faça backups

Organize e arquive as informações coletadas pelos contadores do estoque. Fazer essa cópia de segurança evita a perda de informações.

Use um software de gestão de inventário

A tecnologia é aliada na hora de manter o controle do inventário, por isso, é fundamental o uso de um software de gestão. O programa irá atualizar as informações sobre compras e vendas, garantindo transparência e assertividade em todo o processo.

Obstáculos comuns na gestão de inventário

Um dos maiores obstáculos na gestão de inventário das empresas é atingir um patamar de qualidade necessário para a integridade das informações de estoque, possibilitando aos profissionais mais tranquilidade nas tomadas de decisão.

Dessa maneira, o processo de contagem, por exemplo, tem um papel fundamental. Apesar de ser necessário para o controle e gerenciamento efetivo, é uma atividade que consome tempo, dinheiro e torna ainda mais complexa as operações. Além disso, processos incompletos, falhas nos procedimentos, falta de capacitação e outros problemas geram inúmeros erros no inventário de estoque, prejudicando todas as etapas da cadeia de abastecimento. Confira abaixo os exemplos mais comuns.

Deterioração de produto em estoque

A ocorrência de deterioração de materiais, não por decorrência de armazenamento inadequado, mas pelo giro de estoque administrado inadequadamente, resultando na expiração de prazos de validade e consequentemente na perda do lucro da venda.

Estoque obsoleto

A perda total de vendas em decorrência de um estoque sem circulação devido à mudança no mercado, estação do ano ou datas sazonais que deixam de atender aquele tipo de produto.

Produtos sem movimentação

Os maiores problemas no e-commerce normalmente surgem do desequilíbrio entre as vendas e compras dos produtos, por isso o giro de estoque é crucial para garantir um bom desempenho nos negócios.

Um produto difícil de ser vendido ocupa espaço no estoque e deixa o capital de giro estagnado. Para contornar esses e outros prejuízos é preciso pensar em estratégias específicas para aquele item ter rotatividade.

Diante de tantos problemas, são necessárias medidas assertivas de prevenção para manter a rentabilidade do negócio. É o que mostraremos a seguir.

Estratégias para melhorar a gestão de inventário

A gestão de inventário nem sempre é perfeita. Alguma coisa pode sair errada e produzir custos desnecessários. Por isso, é muito importante estar atento sobre onde deve ser concentrado os esforços para garantir o resultado ideal.

Aspectos que não podem faltar na gestão de inventário

Equipe suficiente: subestimar o esforço necessário para a realização da tarefa pode gerar correria na contagem e erros desnecessários.
Treinamento adequado: profissionais que realizam esse trabalho devem estar bem treinados e preparados para operar o sistema e conhecer todos os passos a serem realizados.
Planejamento: tenha um planejamento dos inventários a longo prazo. Não deixe para última hora a contagem e a reposição de produtos que você já sabe que terão alta rotatividade na próxima data sazonal, por exemplo.
Prevenção de erros: prevenir erros é sempre melhor do que corrigi-los, por isso, um programa de prevenção sempre deve estar alinhado aos resultados do inventário de estoque.

Preveja a sua demanda constantemente

É estatisticamente impossível definir uma média de estoque para determinado produto e esperar que o giro funcione perfeitamente durante meses ou anos. O mercado é dinâmico e o que era novo ontem, hoje já não está mais no gosto do consumidor.

Em grande parte, o gerenciamento de estoque eficaz se resume em análises concretas para prever uma demanda futura na sua loja virtual. Há tantas variáveis envolvidas que não é possível saber com exatidão o que esperar, mas você pode chegar bem perto. Aqui estão alguns aspectos-chave a considerar ao projetar suas vendas futuras:

Tendências do mercado, como o lançamento de celulares já aguardados ou datas como Dia das Mães, Dia dos Pais, Black Friday e Natal.
Análise das vendas do ano anterior para projetar uma demanda para o mesmo período no ano seguinte.
Taxa de crescimento da empresa.
Vendas garantidas por meio de contratos e assinaturas.
Sazonalidade, como biquínis no verão e blusas de frio no inverno.
Economia global.
Promoções futuras.
Gastos com marketing para divulgação dos produtos.

Identifique e descreva os produtos

Separar os produtos por categorias contribui para o aumento da eficiência na operação e poupa tempo nas etapas de contagem e conferência.

Organize os produtos a partir de categorias, como roupa, cosmético e acessórios, para depois separá-los por especificidades mais detalhadas, como camisetas, batons e bijuterias. Quanto mais detalhados forem os produtos, mais dinâmica será a separação para o processo de expedição.

Controle os produtos

Tenha um minucioso controle dos seus produtos para evitar perdas. Uma tecnologia que colabora para o desenvolvimento dessa fase são as etiquetas RFID. Com elas, é possível tornar mais prática a identificação e o controle de produtos que entram e saem de estoque.

Entre seus benefícios para a gestão de inventário, podemos citar:

Alta capacidade de armazenamento de informações, leitura e envio de dados.
Capacidade de identificar diversos itens de uma só vez por uma distância maior que os códigos de barras tradicionais.
Agilidade no processo de expedição.
Melhoria no controle de estoque.

Organize o armazém

É no espaço de armazenamento que ocorrem as etapas de controle, classificação e identificação das mercadorias disponíveis no estoque, além da manipulação dos produtos para o empacotamento e o deslocamento para expedição.

Por isso, ter um layout do armazém bem organizado e otimizado estrategicamente, além de melhorar de forma significativa o sistema de entregas e eliminar gargalos operacionais, também contribui para facilitar a gestão de inventário.

Tenha um sistema adequado de gestão

Para ter uma gestão de inventário eficaz, é preciso aplicar as melhores práticas do mercado, o que gera não apenas retorno financeiro, mas transparência no acompanhamento de resultados e níveis de perdas.

O uso de softwares para a gestão do inventário contribui para um gerenciamento mais rigoroso e aumenta a produtividade da equipe significativamente. Substituir processos manuais por sistemas automatizados faz com que os esforços da equipe possam ser transferidos para outras atividades mais importantes da empresa, além de conferir segurança e controle total ao estoque.

O ERP, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, é uma excelente ferramenta para manter o controle do estoque atualizado. Ao integrar todas as informações sobre a empresa e seus departamentos em um banco de dados, o ERP permite que o empresário visualize com clareza os pontos saudáveis e deficientes de seu estoque, além do histórico de vendas, de maior e menor movimento, e avalie quais são as melhores possibilidades de ganho para o negócio.

Use análise de dados

Análise de dados vem sendo usada para otimizar a gestão de inventário. Com dados em tempo real, é possível prever demandas, que permite às empresas dimensionar o inventário. Também, é possível utilizar os insights dados pela análise de dados para mover o realocar o inventário e capitalizar as oportunidades de mercado.

Acesso restrito

Uma maneira de resguardar a gestão de inventário é deixar que apenas os funcionários da área acessem o inventário e seus dados. Saiba exatamente quem são as pessoas que têm acesso e certifique-se de que esse pequeno grupo está bem treinando em relação às práticas e ao sistema organizacional. Proceder assim facilita o gerenciamento do sistema, reduz erros e permite que seja implementada as mudanças quando necessárias.

Evite erros na acuracidade do inventário

A acuracidade da informação a respeito da organização e quantidade dos itens é uma premissa básica para coordenar qualquer movimentação dos produtos. Por esse motivo, qualquer informação divergente inviabiliza o objetivo de entregar um produto para o consumidor com o mínimo de custo operacional possível.

Entre os problemas mais comuns e amplamente analisados estão os erros de contagem de inventário, como mostra o gráfico abaixo:

Na prática, se os dados do inventário de estoque registrados no sistema não estiverem de acordo com o estoque físico real pode ser sugerida a movimentação de um estoque desnecessário para aquele momento ou ordens de compra poderão ser emitidas com atraso e, com isso, atrasar também as entregas.

A acuracidade das informações de inventário após uma contagem física anual do estoque é no máximo adequada, uma alternativa que promete mais exatidão é o Inventário Rotativo. É uma técnica que visa a contagem física do inventário em uma programação periódica ao invés de uma vez ao ano, por exemplo.

Nesse processo, é escolhida uma pequena porção do inventário total que pode ser contado semanalmente, mensalmente e até trimestralmente, dependendo do tamanho do estoque e da necessidade de garantir a acuracidade alta.

Utilize a curva ABC

A curva ABC ajuda a classificar os produtos no estoque e identificar os que mais contribuem no faturamento ou os que têm maior fluxo de movimentação.

Alguns produtos são mais importantes que outros e, por isso, precisam de maior atenção. Pode ser feita a separação dos itens no estoque seguindo algum critério, como: giro do produto, proporção sobre o faturamento, margem de lucro, custo do estoque ou outro parâmetro escolhido.

O termo ABC consiste em classificar os itens em 3 faixas:

Classe A: 20% dos itens representam 80% do valor do estoque
Classe B: 30% dos itens representam 15% do valor do estoque
Classe C: 50% dos itens representam 5% do valor do estoque

Com essas informações fica mais fácil direcionar os esforços e recursos para os itens mais importantes do seu negócio e saber quando um estoque está estagnado para tomar medidas como ações de marketing ou acordos com fornecedores. Dessa forma, você obtém lucro mais rápido ao mesmo tempo que reduz gastos, o que fará muita diferença para o seu negócio.

Utilize os indicadores

FIFO (First in First Out) ou PEPS (Primeiro que Entra Primeiro que Sai): é baseado na ordem de entrada e saída dos produtos no inventário. Com base nisso, deve ser feito o procedimento de baixa dos itens: o primeiro que entrou será o primeiro a sair. Isso ajuda na contabilização e organização do estoque.

FEFO (First to Expire First Out): semelhante ao FIFO, esse indicador parte também do princípio de controle de estoque com uma única diferença relacionada à questão do vencimento dos materiais. Ou seja, o material com prazo de validade mais curto deve ser o primeiro a sair, visando minimizar perdas de produtos vencidos e consequentemente de vendas. Ajuda, entre outras coisas, a organizar e classificar a expedição das mercadorias do estoque.

Shelf Life: é o tempo médio que uma mercadoria fica em estoque até ser vendida. Quanto menos tempo ela fica em estoque, menos risco tem de deterioração e melhor o seu giro de estoque, por isso as estratégias de FIFO e FEFO são contribuintes diretos para a diminuição desse indicador.

Considere dropshipping como alternativa

Muitas empresas chegam a declinar em decorrência dos diversos fatores logísticos que compõem os processos. Diante disso, o conceito dropshipping surge como um facilitador a curto prazo ou até mesmo como alternativa definitiva para muitos negócios. Com a proposta de redução de custo e esforços na recepção, expedição e controle de estoque, o dropshipping entra cada vez mais no gosto do empreendedor.

O processo consiste em receber as ordens de serviço (vendas) online e encaminhá-las ao fornecedor, ou seja, o parceiro dropship, que por sua vez envia o produto para o seu cliente em nome da sua empresa. Como resultado, não é preciso manipular ou ter acesso ao produto, você faz apenas o intermédio para a venda. O lucro com esse processo vem da diferença de preço entre o valor que você divulga na sua loja online e o que o seu parceiro dropshipping cobra, além de diversas outras facilidades. Obviamente não é um modelo que se encaixa igualmente para todos os negócios, por isso é preciso avaliar todos os pontos.

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