O que é ERP e como adotar na sua empresa

Atualizado em junho 10, 2022 por Nuvemshop Acesso

Estima-se que 99% das empresas brasileiras tenham portes micro e pequeno – e 70% destas não possuem um software de gestão capaz de integrar bases de dados. Como consequência, muitos empreendedores se sobrecarregam com tarefas operacionais e ficam com poucas horas para se dedicar ao crescimento da empresa.

Na corrida diária contra o tempo, os sistemas de gestão integrada representam uma economia significativa. Se você está pensando em automatizar os fluxos da sua empresa, é hora de entender o que é ERP e avaliar se está na hora de adotar esse sistema para o seu negócio.

O que é ERP

ERP é um acrônimo para a sigla em inglês Enterprise Resource Planning. Em tradução literal para português, ERP significa planejamento de recursos empresariais. Outros termos também podem ser encontrados em português, como Software de Gestão Integrada ou Sistema Integrado de Gestão (SIG). Porém, tanto em inglês quanto em português, o nome do sistema não revela o potencial que este software possui.

ERP é um software de gestão de empresas que integra processos como fluxo de caixa, emissão de NF-e, estoque, contas, produtos e fluxo de pedidos em uma mesma base de dados. Sistemas de ERP podem estar presentes no setor de comércio, serviços ou indústria, adaptados aos diferentes modelos de negócio.

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Como funciona um ERP

A principal característica do ERP é a capacidade de compartilhar bancos de dados com múltiplas funções usadas por diferentes unidades de negócio. Na prática, isso significa que diferentes áreas da empresa – por exemplo, vendas e financeiro – podem se apoiar nas mesmas informações e analisar os dados de acordo com suas necessidades.

Softwares de ERP também oferecem sincronia de informações e automação de relatórios. A empresa não precisa manter e alimentar manualmente vários bancos de dados e planilhas, já que algumas soluções de ERP permitem extrair dados de apenas um sistema.

Por exemplo, o sistema de vendas pode estar atrelado ao sistema de pagamentos e de estoque. Em apenas duas integrações, o gestor é capaz de organizar o fluxo de caixa, fazer a gestão do estoque e mensurar as vendas. O ERP é capaz de providenciar informações precisas em um curto espaço de tempo. Outra funcionalidade interessante do ERP é a capacidade de criar um portal ou dashboard com dados atualizados em tempo real.

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Vantagens do ERP

Um software de ERP pode ajudar sua empresa a melhorar a eficiência nos processos porque derruba barreiras entre as unidades de negócios. Mais especificamente, uma solução de ERP pode oferecer:

Visão geral – Providenciar uma visão de dados geral em tempo real, que pode ajudar a sua empresa a verificar rapidamente o que precisa ser melhorado.
Transparência – Implementar diretrizes e controle no setor financeiro da empresa, reduzindo riscos e fraudes na área.
Produtividade – Automatizar fluxos das principais operações do seu negócio, como pedidos e processamentos ou estoque e pagamentos.
Relacionamento – Melhorar o relacionamento com o cliente, já que existe apenas um sistema para cobrança e CRM (Customer Relationship Management).

Quando você adiciona essas vantagens, o valor do ERP fica evidente para seu negócio – especialmente os softwares na nuvem. Com um software de ERP, empresas de qualquer porte têm acesso a informações precisas que permitem tomadas de decisão mais rápidas e eficientes.

Além disso, a implantação de um ERP ajuda a eliminar processos e outros sistemas redundantes para a empresa, reduzindo drasticamente os custos de manutenção. Assim, o gestor passa a economizar tempo e fica livre para dar foco às tarefas cruciais.

Software de gestão para pequenas empresas

Se você tem a dúvida sobre o que é ERP, isso pode significar que chegou a hora de integrar os processos da sua empresa. Existem alguns sinais que evidenciam a necessidade de implantação de um software de gestão integrada:

É difícil determinar o estoque por meio de contagem manual.
As metas e objetivos estão baseados em “achismo”, não em métricas.
A empresa tem dificuldades para lidar com o fluxo de pedidos e mantém uma planilha em Excel cuja manutenção é trabalhosa.
É problemático conseguir dados concisos e factíveis para projetar resultados.

Como escolher um ERP

Agora que sabe o conceito de ERP, vamos partir para a escolha do sistema ideal para o seu negócio. Um bom ERP vai oferecer um conjunto de ferramentas de gestão, como CRM, host, plataforma de e-commerce, sistema de tarefas, gestor de frete, e-mail marketing e outras soluções integradas.

Você precisa, primeiro, avaliar quais são as ferramentas necessárias para a sua empresa de acordo com o modelo de negócios, o mercado em que atua e as soluções que necessita. Após fazer uma espécie de “triagem” das suas necessidades, avalie os seguintes pontos:

1. Facilidade de uso

Será um novo aprendizado. A ferramenta oferece uma boa experiência? Existe algum tipo de treinamento para usar? Por quanto tempo? Soluções modernas de ERP têm interfaces responsivas e podem se integrar com diferentes ferramentas do seu negócio. Dê preferência a essas opções.

2. Customização

O software é capaz de acomodar modelos de negócios em constantes mudanças? O ERP vai acompanhar e se adaptar ao crescimento da empresa? O sistema de ERP deve ser escalável para os objetivos do seu negócio.

Enquanto muitos softwares que atendem grandes negócios podem ser muito caros para pequenos empreendedores, os softwares com pacotes do tipo ‘freemium’ (pequeno, com funções básicas) podem não conseguir acompanhar o crescimento da sua empresa. É importante escolher uma solução em ERP com funcionalidades que se alinham aos seus objetivos de negócio.

Por outro lado, sistemas muito customizados podem gerar custos altos – por isso, pense antes de customizar. Desenhe um fluxo e peça ao fornecedor para rodar demos baseadas nos seus requisitos. É importante ver em primeira mão como um sistema de ERP personalizado funcionaria.

3. Software “on-premise” ou na nuvem

Tradicionalmente, sistemas on-premise requerem licenças de uso caras e altos investimentos iniciais. Com o surgimento de soluções ERP na nuvem, outros modelos de precificação dos serviços estão disponíveis para pequenos negócios. Isso minimiza o risco de comprar uma solução ERP inadequada que seja muito poderosa para as suas necessidades.

Para algumas empresas é necessário ter uma solução nativa (desenvolvida in-house) e instalada em um servidor interno, enquanto outros podem preferir uma solução web-based que torna o software acessível em outros dispositivos, como tablets e smartphones. Determine que opção se adapta melhor aos objetivos do seu negócio.

4. Frequência de atualização

Desconfie de garantias de suporte e manutenção que exigem upgrades de planos. A menos que você esteja comprando módulos separados para o seu software, tenha certeza de que o aumento de preços é definido e não vai aumentar a cada ferramenta que o software lançar.

Considere também a facilidade de fazer um upgrade de plano dentro do mesmo sistema: uma plataforma na nuvem costuma providenciar upgrades automáticos, enquanto um software do tipo on-premise requer mais trabalho de desenvolvimento.

5. Segurança

Certifique-se de que a segurança dos seus dados é uma prioridade para o fornecedor do software de ERP tanto quanto é para você. Verifique se o sistema ERP possui acessos para diferentes tipos de usuários e aprenda a criar esses acessos e atribuições para evitar violações de dados.

Tenha certeza de que as senhas são fortes e que o conteúdo é criptografado. Além disso, pergunte ao fornecedor que tipo de certificado de segurança é garantido para as informações do seu ERP.

6. Serviço de suporte

Leve em conta o suporte oferecido para o seu plano e descubra se há taxas adicionais para resolver bugs no seu sistema de ERP. O fornecedor deve ter uma equipe capaz de manter a assistência necessária para configurar e manter o seu software de gestão.

7. Custos totais

O objetivo aqui é maximizar o seu ROI. Esse custo embutido na compra do software pode ser confuso, mas os vendedores desses sistemas são experientes em baixar custos. Pergunte quais são os custos pelo software, implementação de ERP, manutenção, customização, treinamento, suporte, hardware e atualizações. Determine os gastos antes e após a implantação do ERP e projete esses custos para os próximos 5 – 10 anos.

8. Emissão de NF-e

Depois que a Secretaria da Fazenda anunciou interromper as manutenções do sistema emissor de NF-e gratuito, muitos empreendedores buscaram soluções alternativas e resolveram investir em sistemas de ERP para pequenas empresas. Em janeiro de 2017, porém, o Sebrae se prontificou a atualizar o sistema gratuito. A essa altura, muitos proprietários de pequenas empresas já tinham encontrado soluções.

Ainda que não seja um fator decisivo, ter o emissor de NF-e integrado ao seu ERP reduz o tempo em processos burocráticos. Por isso, verifique se a sua solução de ERP possui emissor de nota fiscal eletrônica.

9. Integração com lojas virtuais

Se você vende online, é necessário verificar se a solução de ERP escolhida possui integração com a sua plataforma de e-commerce ou marketplace. Embora não seja um fator eliminatório, é interessante ter a integração para facilitar o acesso a todas as ferramentas em um só sistema.

10. Emissão de boletos bancários

Alguns sistemas de ERP na nuvem para pequenas empresas têm a função integrada de emissão de boletos. Com a obrigatoriedade do boleto registrado, pode ser uma vantagem para não depender do encarecimento desse serviço nos bancos. Certifique-se de que o plano abrange a emissão de boletos e verifique se a quantidade permitida é compatível com o seu volume de vendas.

Melhores sistemas de ERP para pequenas empresas e lojas virtuais

Conheça algumas opções de ERP para pequenas empresas armazenados na nuvem.

1. Tiny ERP

O Tiny ERP possui integração com plataformas de lojas virtuais, como o Shopify. Ele também emite NF-e desde o plano iniciante. Os valores começam em R$ 50 mensais e variam até R$ 200, dependendo do porte da empresa. Permite integração com arquivos .XML de fornecedores, controle de estoque, geração de NF-e, fluxo de pedidos, cálculo automático de impostos de notas fiscais e fluxo de caixa.

Preço: a partir de R$ 50.

2. Sige Cloud

O Sige Cloud é mais um software de ERP na nuvem para pequenas empresas. Os preços se iniciam em R$ 39 por mês para a versão iniciante: módulo financeiro, controle de estoque, vendas e produção. A desvantagem da ferramenta é que a NF-e só é emitida pelo sistema a partir do plano intermediário, que custa R$ 79,90.

Preço: a partir de R$ 39.

3. Conta Azul

Conta Azul é uma referência em software de gestão. No plano Autônomo, que custa R$ 54, o usuário tem acesso aos controles financeiro e de vendas, além de integração com o extrato bancário, suporte técnico e aplicativo mobile. O plano Micro sai por R$ 139 e possui todas as funcionalidades, além da emissão de até 30 notas fiscais eletrônicas e 50 boletos por mês.

Preço: a partir de R$ 54 mensais no plano Autônomo, com contrato anual.

4. Market UP

Market UP é o primeiro sistema de ERP gratuito, fruto de uma parceria entre o Sebrae e a empresa NuvemSis. O software de gestão existe desde o final de 2015 e é totalmente sustentado por publicidade, uma vez que é gratuito. Possui suporte via chat e Whatsapp e emissor de NF-e integrado.

Preço: gratuito.

5. Bling

O Bling é um dos sistemas mais acessíveis de ERP para pequenas empresas. Os planos iniciam em R$ 25 mensais, já com emissão de nota fiscal eletrônica integrada. Planos a partir de R$ 50 possuem integrações com plataformas de e-commerce. O Bling tem um período de teste gratuito de 30 dias para qualquer um dos planos.

Preço: a partir de R$ 25 mensais no plano Cromo.

Esperamos ter solucionado suas dúvidas sobre o que é ERP e como escolher um software de gestão integrada para pequenas empresas.