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Emissão de nota fiscal no e-commerce: como fazer

Postado por Mandaê

Atualizado em abril 18, 2021 por Mandaê

Emissão de nota fiscal: tudo o que você precisa saber

A emissão de Nota Fiscal eletrônica (NF-e) pelo software emissor do governo será descontinuada pelo portal da Secretaria da Fazenda a partir de janeiro de 2017 em todos os estados. Quem já tem o software instalado pode continuar utilizando, mas o aplicativo não terá mais atualizações e o empreendedor correrá o risco de ter notas desatualizadas.

Emissão de nota fiscal: por que parou?

 

A decisão de interromper o serviço foi tomada após a constatação de que 92,3% dos gestores utilizam sistemas próprios ou particulares para emissão de nota fiscal nas empresas. Mesmo com a decisão, outras ferramentas gratuitas continuam disponíveis (e autorizadas) a continuarem funcionando.

Abaixo, você vai aprender o passo a passo para começar a emitir nota fiscal, as vantagens para o seu negócio e ferramentas gratuitas e pagas, integradas ou não aos demais sistemas, para facilitar a emissão. Vamos começar pelo passo a passo.

Emissão de nota fiscal eletrônica: passo a passo

 

1. Ter um certificado digital

 

Segundo Lizzy Tung, gerente financeira da Mandaê, o certificado digital é uma espécie de arquivo que instalamos no nosso computador. “Ele contém uma validação da nossa empresa, CNPJ, razão social e outros dados essenciais para confirmação de identidade”, conta.

Mas o certificado digital não serve apenas para emissão de nota fiscal: diversos assuntos que deveriam ser resolvidos na Receita Federal ou em órgãos públicos, como a alteração da razão social da empresa, podem ser feitos com o certificado digital. “É como se fosse uma assinatura, dá autenticidade e serve para nossa proteção”, explica Lizzy.

Os certificados digitais podem ser encontrados nas autoridades certificadoras, como Certisign, com valores a partir de R$ 179. O valor tende a subir gradativamente à medida que a gama de serviços aumenta e esse selo pode ser aposto no seu site para certificar a segurança da informação. Confira o site do governo com as informações e relação de empresas credenciadas para emissão de certificado digital.

2. Fazer cadastro na Secretaria da Fazenda (SEFAZ)

 

Para emitir NF-e será necessário fazer um cadastro na Secretaria da Fazenda do seu estado – dependendo da UF, esse processo ocorre online. No Estado de São Paulo funciona da seguinte maneira: com o certificado digital instalado, basta fazer login como contribuinte utilizando a mesma chave de acesso ao Posto Fiscal Eletrônico (PFE). Selecione o estabelecimento desejado e corrija as informações já cadastradas, se necessário.

O site automaticamente habilitará o usuário para fazer os testes de integração com a sua ferramenta de emissão de NF-e. Depois de fazer os testes, o contribuinte seleciona a opção “Credenciamento para emitir NF-e em produção” e está pronto para emitir nota fiscal eletrônica. A autorização não precisa ser publicada no Diário Oficial e a emissão pode começar a ser feita de imediato.

3. Escolher um emissor de NF-e

 

Depois de ter a certificação digital e fazer o credenciamento na Secretaria da Fazenda do seu estado, basta escolher um software para emitir suas notas fiscais eletrônicas.

Esses programas podem ser gratuitos ou pagos. No geral, os programas gratuitos são ofertas dos mesmos sites que oferecem os programas pagos, mas com restrição a funcionalidades como integração ou maior espaço de armazenamento.

Programas para emissão de NF-e 

 

NFeMais: software gratuito para emissão de até 15 notas fiscais por mês. Após esse número, o valor do plano mensal é de R$ 79,90.

Bling: no plano gratuito, o Bling dá acesso à integração com o sistema de emissão entre NF-e, vendas, estoque e propostas comerciais. A integração da plataforma com integração com o seu e-commerce custa a partir de R$ 50 no plano Cobalto e dá 50mb de armazenamento de dados.

E-gestor: integrado com sistemas de emissão de nota fiscal eletrônica, controle de estoque, controle financeiro, fluxo de caixa e emissão de relatórios. O interessado deve entrar em contato para informações de planos e preços.

ContaAzul: um dos softwares de gestão mais conhecidos, o Conta Azul oferece emissor de NF-e para e-commerces. Os planos são divididos entre autônomo, micro, pequena e média empresa e custam entre R$ 37 e R$ 265 por mês, dependendo da necessidade do cliente.

Contabilizei: o Contabilizei tem um emissor de NF-e gratuito como parte do seu programa de demonstração dos demais serviços. Para quem quiser integração com os demais sistemas gerenciais, os preços dos planos são formulados com base no faturamento e tipo de tributação. Custam a partir de R$ 49 por mês.

Sintec: desenvolvido pela Renasoft, os planos de emissão de NF-e e integração com sistemas de estoque e financeiro custam a partir de R$ 59 mensais, com app para controle via smartphone e integração automática com e-commerces.

Vantagens da emissão de nota fiscal

 

Segundo Emerson Silva e Santos, consultor jurídico do Sebrae, a emissão da nota fiscal oferece benefícios para vendedores, contadores e compradores:

  • Contadores: facilitação, simplificação da escrituração fiscal contábil, gerenciamento eletrônico de documentos, oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.
  • Compradores: redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos, incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias, padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas.
  • Vendedores: redução de custos de impressão do documento fiscal, diminuição dos gastos de armazenagem de documentos fiscais e otimização do tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira.

Em relação ao último tópico, dos vendedores, vamos nos aprofundar um pouco mais nas vantagens de emitir nota fiscal para o seu e-commerce.

Legalidade

 

De acordo com uma apuração da Receita Federal, cerca de 65% das empresas de pequeno porte, 49% das empresas médias e 27% das empresas de grande porte sonegam impostos. Somando às declarações falsas de pessoas físicas, isso causa um rombo anual superior a R$ 1,29 trilhão por ano.

Você já deve saber que a sonegação é crime. Mas o que acontece com quem sonega impostos? Quando é o próprio declarante que assume o erro, o pagamento pode ser de 20% além do imposto devido.

Quando a empresa é denunciada, esse valor sobe para 75%. Mas nos casos de denúncia ao Ministério Público, a sonegação pode caracterizar crime contra a ordem tributária. A condenação e a pena vão depender do tipo de sonegação praticado.

Mas o governo recentemente declarou que pretende fechar o cerco contra a sonegação com a implantação de sistemas automatizados nos próximos anos, incluindo maior controle sobre PMEs.

Modernização e profissionalização

 

Os emissores gratuitos de NF-e já existiam muito antes de a medida ser anunciada pela Secretaria da Fazenda. A partir de agora, a deliberação pode servir como motivação para que os pequenos e médios empreendedores integrem seus sistemas de gestão e consigam controlar com mais precisão as finanças, estoques, pedidos e fluxo de caixa. Ponto para a emissão de nota fiscal eletrônica!

A modernização desses processos também torna os gestores de e-commerce mais profissionalizados e experientes com esses tipos de ferramentas, aumentando a vantagem competitiva desse segmento frente aos maiores. Além disso, as ferramentas são acessíveis e podem se moldar às demandas de cada negócio.

Esses sistemas tornam mais fácil a implantação de indicadores de performance na sua empresa, uma vez que fornecem as informações automatizadas. Cálculo de CMV, controle de estoque, gestão de logística e  formação de preço de venda não serão mais assuntos restritos à concorrência.

Otimização do tempo de entrega

 

Para as transportadoras particulares, o desembaraço nas fronteiras entre estados requer a apresentação de notas fiscais dos produtos transportados. Não ter a nota fiscal significa perder mais tempo no desembaraço de ICMS e correr o risco de ter as mercadorias apreendidas pela Secretaria da Fazenda até a emissão e entrega dos documentos fiscais.

O processo não é rápido e pode atrasar a entrega dos produtos aos seus clientes. Esteja atento a esse ponto e procure sempre anexar a nota fiscal nos seus envios para evitar contratempos desagradáveis para a sua loja e para o seu cliente.

Mais opções de transportadoras com a Mandaê

 

Na Mandaê, nossos clientes têm à disposição uma ampla gama de transportadora para atender com rapidez e qualidade qualquer demanda para qualquer destino do Brasil e exterior. Essa escolha se dá num processo automatizado em sistema, que seleciona sempre a melhor opção para aquela encomenda em particular.

Porém, para usufruir de toda essa rede e oferecer melhor nível de serviço ao seu cliente, o vendedor precisa anexar a nota fiscal ao produto enviado. Isso é mandatório para transporte de cargas nas transportadoras privadas, e não apenas nas transportadoras parceiras da Mandaê. Caso a nota não seja enviada, a encomenda sempre será enviada com os Correios.

Por isso, a emissão de nota fiscal eletrônica pode ajudar a sua empresa a economizar com logística, reduzir prazos de entrega, ter mais segurança no envio de encomendas e contar com uma variedade maior de prestadores de serviços logísticos, oferecendo um maior nível de serviço ao seu cliente final.

 

No fim das contas, emitir nota pode ser mais econômico do que você imaginava. Anexe suas notas fiscais aos envios com a Mandaê e conte com preços mais vantajosos para enviar suas mercadorias!

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