Custo de armazenagem: como reduzir e melhorar a margem

O custo de armazenagem compõe a etapa logística de gestão de estoques e se refere às despesas vinculadas aos produtos mantidos na empresa antes de serem comprados pelos clientes. Garantir o equilíbrio entre oferta e demanda é, sem dúvidas, um dos maiores desafios dos negócios, por isso é fundamental que esse cálculo seja incluído no planejamento logístico e faça parte da rotina de monitoramento das empresas.

O que é o custo de armazenagem

Todos os elementos relacionados à estocagem de produtos compõem o custo de armazenagem. Eles correspondem não só aos custos do estoque em si, mas também ao que é gasto durante o recebimento, movimentação e expedição aos destinatários, desde o instante em que a matéria-prima (ou o produto em si) entra no estoque até o momento em que é vendido. Quando se mantêm saudáveis, os custos de armazenagem são importantes para o funcionamento das operações.

Por que ficar de olho no custo de armazenagem

O custo de um produto não está limitado apenas ao valor que é pago para seu fabricante, mas também a todo o processo que o envolve antes que seja comprado pelo cliente. Isso significa que a armazenagem influencia diretamente em sua precificação e, nesse caso, quanto mais alto seu custo, mais alto é também o valor apresentado ao cliente. Nesse cenário, existem duas opções: abrir mão da margem para manter a mercadoria competitiva ou aumentar seu valor e correr o risco de perder as vendas. É por isso que é tão importante que o controle seja periódico.

Quais são os principais custos de armazenagem?

Os custos de armazenagem se estendem desde o valor pago pela matéria-prima e fabricação dos produtos até a mão de obra e ferramentas de gestão utilizados na operação. Entre os principais e que não podem deixar de compor o cálculo estão:

ESTRUTURA
Em casos de espaços próprios devem ser somados os custos com impostos anuais, como o IPTU, enquanto em estruturas alugadas é o valor de locação que influencia no cálculo. Independente do tipo do espaço, entretanto, estão outros custos estruturais, como:

– Água
– Internet
– Luz
– Manutenção
– Seguro

MANUTENÇÃO
Na hora de fazer o cálculo do custo de armazenagem é preciso ficar atento ao fator “depreciação”, muito comum nesse meio. Equipamentos e máquinas usados no armazém precisam de revisões e manutenções constantes, que devem estar previstas no planejamento financeiro. No cálculo de custo de armazenagem saber o tempo de vida útil de um equipamento é importante para determinar a quantidade de trocas e manutenção que devem ser programadas.

MÃO DE OBRA
Para que a operação aconteça de maneira ordenada é preciso que uma equipe esteja a frente de etapas como controle do estoque, recebimento de mercadorias e crossdocking. Nesse caso, é preciso destinar parte dos custos ao pagamento do salário de profissionais como conferentes, assistentes, supervisores e gerentes.

MATERIAIS
Para garantir que as mercadorias se mantenham conservadas até serem entregues a seus destinatários elas devem ser acondicionadas em embalagens que as protejam das ações do tempo e do ambiente. Normalmente são as caixas de papelão que cumprem esse papel, já que também servem como embalagem de despacho ao cliente no momento da entrega.  O custo aqui está na aquisição do material e em sua personalização com o logo da empresa, mas há também outras despesas de materiais que envolvem o processo:
Mobiliário, como prateleiras e mesas, que auxiliam no armazenamento das mercadorias.
Paletes, para o transporte e otimização dos produtos no espaço.

OPERAÇÃO
Toda a etapa operacional realizada no estoque deve ser considerada como parte do custo de armazenagem. Isso inclui o processo de movimentação feito no espaço, como a entrada e saída de mercadorias (e seu recebimento, armazenagem, separação e carregamento até os transportes).

TECNOLOGIA
O uso de tecnologia é cada vez mais frequente nas operações logísticas. Na etapa do armazém, ajuda a automatizar e gerenciar processos, no entanto, os custos não são pequenos. Os sistemas warehouse, também conhecidos como WMS, ajudam a manter a eficiência durante a estocagem e expedição das mercadorias, oferecendo layouts mais estratégicos e redução na espera e tempo de armazenagem.

TRANSPORTE
Em frotas próprias, os custos de transporte estão relacionados ao abastecimento e manutenção dos veículos, além do pagamento de multas e pedágios.

Como calcular o custo de armazenagem

O primeiro passo para ter um cálculo de custo de armazenagem apurado é mapear todos os custos – diretos e indiretos – que envolvem essa etapa. Além dos citados acima, é preciso avaliar quais despesas secundárias se relacionam à rotina de armazenamento. Depois, é necessário ter as seguintes informações:

– Qual o período a ser calculado: uma dica é manter um cálculo anual e revisá-lo em períodos determinados pela empresa – para garantir que a saúde da área se mantenha estável até o balanço. Nesse caso, vamos considerar o prazo de um ano.
– Quais são os custos relacionados ao armazém: aqui devem ser considerados absolutamente todos os custos relacionados – salário, despesas do espaço, equipamentos. Vamos supor que o valor total da soma seja de R$ 300.000,00.
– Qual o tamanho total do espaço: para que os dados de custo sejam precisos é necessário considerar apenas o espaço operacional utilizado, ou seja, a área de armazenamento e movimentação. Caso o centro de distribuição seja ocupado também por áreas como comercial e financeira, é preciso desconsiderar o espaço ocupado, já que tais custos não correspondem à armazenagem. Para a simulação, vamos utilizar o espaço de 15m x 15m, que totaliza 225m².
– Qual a quantidade de produtos vendida durante o ano em questão e qual o número de produtos armazenados no período: ao levantar esse número será possível identificar a quantidade de mercadorias que ficam no estoque. Para o cálculo, vamos considerar 3.500 itens vendidos e 1.500 em estoque, o que corresponde a 5.000 produtos armazenados no período.

Ao levantar todas as informações acima é preciso somar os valores e dividir pelo tamanho do depósito, o que no exemplo equivale a 305.000 (soma total) / 225 = R$ 1.355,00. Esse é o custo de armazenagem por metro quadrado.

Em um outro cálculo, se o valor total das despesas (no exemplo R$ 300.000,00) for dividido pela quantidade de produtos em estoque no período (5.000), é possível obter o custo de armazenagem unitário, que no exemplo equivale a R$ 60,00.

Os cálculos acima também podem ser otimizados por meio de um software de ERP. Assim, todas as etapas do processo serão monitoradas em tempo real e os dados levantados serão precisos.

Como reduzir o custo de armazenagem

Obviamente reduzir o custo de armazenagem é um objetivo de qualquer empresa, mas nem sempre é possível encontrar esse caminho. Além de complexas, as análises de redução exigem cautela, já que as escolhas erradas podem prejudicar a operação do negócio. Confira algumas dicas que podem ser aplicadas na rotina das empresas para ajudar a reduzir seu custo de armazenagem:

FAÇA UM BOM PLANEJAMENTO
Ao levantar todos os custos que envolvem a etapa de armazenagem é possível estabelecer um planejamento mais compatível com a realidade da empresa. Assim, qualquer variação terá seu impacto rapidamente calculado e evitará surpresas na hora do pagamento.

FIQUE ATENTO AOS DESPERDÍCIOS
No dia a dia eles podem parecer pequenos, mas os gastos com materiais podem representar uma fatia grande das despesas internas. Papéis, etiquetas, caixas, fitas… Todos esses objetos devem ter seu uso monitorado, pois em excesso geram desperdícios não calculados e que queimam a margem dos produtos.

AVALIE O ESTOQUE
Estoque cheio não é sinônimo de empresa próspera. Uma mercadoria, quando muito tempo parada no armazém, pode indicar que projeções equivocadas foram feitas para ela. É por isso que é mais interessante ter uma grande variedade de produtos disponíveis no espaço que uma grande quantidade dos mesmos itens – exceto em caso de datas sazonais em que o volume de procura sobre um mesmo item aumenta.

+ Como usar a Curva ABC na gestão do estoque

AUTOMATIZE OS PROCESSOS
Com o avanço da tecnologia, ferramentas cada vez mais apuradas e inteligentes vêm sendo desenvolvidas para otimizar a rotina dos estoques. Os ERPs e WMSs, já citados, integram a gestão de estoque e entregam informações valiosas, como capacidade, quebras e perdas, nível de produtos e itens com maior/menor saída, auxiliando o time de compras na tomada de decisões.

REVISE A OPERAÇÃO
Provavelmente os procedimentos criados para as operações de estoque no passado já não funcionam com a mesma velocidade no presente. É extremamente importante que todas as etapas sejam revisadas frequentemente para garantir que estejam sendo feitas de maneira inteligente, dinâmica e otimizada. Um processo recriado pode gerar grandes economias não só de dinheiro mas também de tempo.

PREVEJA AS DEMANDAS
Uma parte fundamental do planejamento de qualquer empresa é a da previsão de demandas. Só com essas informações acuradas é possível identificar custos excessivos do estoque e as possibilidades de ganho e aumento de margem a partir de produtos armazenados.

REVISE O LAYOUT DO ARMAZÉM
Um estoque mal sinalizado, mal arrumado ou mal distribuído gera grandes prejuízos para a rotina de uma empresa. Eles estão refletidos em situações como a perda de tempo na localização e manuseio de mercadorias e na perda de dinheiro derivada da quebra, perda e avaria de produtos. Uma dica é avaliar o layout do armazém e se existem formas de torná-lo mais dinâmico e prático.

REDUZA O LEAD TIME DOS PROCESSOS
No caso da etapa de armazenamento, o lead time corresponde ao tempo em que a mercadoria fica na empresa antes de ser vendido. Quanto mais tempo estocado, mais custos gera para a empresa. Nesse caso, é preciso dar velocidade ao processo de recebimento e distribuição dos produtos. Uma dica é mensurar o tempo que cada item permanece no estoque. Se esse período for alto, indica que a quantidade deve ser reduzida. Outros pontos que devem ser avaliados são o tempo de abastecimento e expedição, que quando elevados deixam o processo moroso e custoso.

Outras dicas para reduzir o custo de armazenagem:

Integre o estoque aos departamentos para dar visibilidade a toda a empresa

–  Mantenha os produtos de alto giro na frente e revise a quantidade dos que tem pouco giro. Pense na possibilidade de liquidações para vendê-los.

Use tecnologias do tipo etiquetas RFID para automatizar a entrada e saída de mercadorias e evitar perdas.

O que você faz para reduzir o custo de armazenagem do seu negócio? Conta pra gente!

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