Como reduzir custos logísticos no e-commerce

Como reduzir custos logísticos

Saber como reduzir custos logísticos é o principal desafio enfrentado por e-commerces de qualquer porte. Somente o estoque e o manuseio são responsáveis por grande parte dos custos, totalizando 37,4% dos gastos nesse setor, segundo levantamento realizado em 2015 pela Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm).

O desafio fica cada vez maior à medida que o volume de pedidos aumenta e os recursos para expedição continuam os mesmos de quando o e-commerce ainda enviava poucos produtos por dia. Para evitar esse problema, veja abaixo diversas estratégias capazes de otimizar a sua operação.

Como reduzir custos logísticos: estratégias indispensáveis

 

1. Negocie com seus fornecedores

 
Embora muitos e-commerces não levem em consideração o cálculo do custo de estoque, é importante considerar que até o processo de picking dos pedidos gera custos para o e-commerce, uma vez que envolve comunicação, expedição de produtos, recepção de mercadorias e todas as etapas relativas ao despacho de uma encomenda para o cliente.

O custo de processamento do pedido se torna ainda mais crítico em lojas virtuais que dependem de apenas um fornecedor ou que trabalham com o modelo Just in Time. Isso porque, embora os custos de armazenagem sejam reduzidos, podem ocorrer dois efeitos adversos:

a. A margem de segurança para imprevistos no processo é muito pequena, o que aumenta o risco de estoque.
b. O tempo de processamento do pedido (lead time) é muito longo e pode não compensar para o cliente, dependendo do tipo de produto comercializado.

Quer a sua loja trabalhe com o modelo Just in Time ou com estoques sempre disponíveis, a negociação com fornecedores é a primeira etapa para reduzir custos logísticos e otimizar a sua operação, já que isso tem impacto direto na precificação dos produtos.

Nessa etapa, não leve em consideração somente preços mais competitivos com diversos fornecedores e o custo dos produtos, mas também avalie o custo do frete. Você verá que muitos fornecedores que a princípio pareciam vantajosos podem perder lugar para outros que oferecem entregas mais rápidas ou mais baratas.
 

2. Implemente um sistema de ERP

 
A integração entre sistemas de ERP e e-commerces permite que a empresa contabilize e acompanhe novos pedidos, com uma gestão centralizada inclusive para o gerenciamento de produtos e preços. Além disso, para os sistemas de ERP não importa se a venda é feita em uma plataforma ou em um marketplace – o estoque é o mesmo.
Entre os benefícios de integrar o seu e-commerce a uma plataforma de ERP podemos numerar:

  • Reduzir entradas manuais no sistema e aumentar o tráfego de informações e produtos, diminuindo erros na geração de pedidos, estoque, itens e informações sobre o cliente e a forma de entrega.
  • Agilizar a sincronização do estoque, o rastreamento dos envios realizados e providenciar níveis de estoque exatos para os clientes automaticamente, sem necessidade de contratação de mão de obra para essas tarefas.
  • Notificar os clientes quando os pedidos são enviados e permitir que a sua empresa e os clientes rastreiem a entrega dos seus produtos.
  • Simplificar a maneira de gerenciar preços e mudanças de produtos em estoque.
  • Flexibilidade para adicionar diversos canais de vendas (e-commerces, marketplaces e lojas físicas) sem perder eficiência operacional.
  • Lidar com altas de demanda sazonais ou permanentes de forma automática, sem necessidade de recursos externos para computar pedidos manualmente.

 
Além de integrar e ter controle sobre todos os processos do e-commerce, os sistemas de ERP também permitem a automação da expedição de encomendas por meio de integrações com transportadoras e serviços de logística. Assim, é possível integrar toda a operação em um só processo e reduzir custos logísticos ao evitar divergências que dão margem à logística reversa.
 
+ ERP para e-commerce: tudo o que você precisa saber
 

 3. Defina um processo de expedição e recepção de mercadorias

 
Um contraponto merece destaque: de nada adianta adotar um sistema de ERP se o processo de expedição não for definido. Depois de integrar todos os processos, é necessário mapear o processo de expedição existente para adotar melhorias:

  • Quem será responsável pela expedição e recepção das mercadorias.
  • Quais serão os dias e horários de coleta e entrega da transportadora/serviço de logística.
  • Que espaço será destinado à tarefa de receber e expedir pedidos e à armazenagem de mercadorias e insumos.
  • Quais serão os materiais envolvidos, como impressora de etiquetas, mesas, computador, material de empacotamento e embalagens, por exemplo.

Uma boa maneira de mapear o processo de expedição é utilizar a ferramenta SIPOC para entender quais são todos os passos envolvidos, além das implicações e impactos do processo de expedição. Mapear processos pode ajudar a entender o que pode ser melhorado porque fornece uma visão geral.

Quando bem estruturados, os processos de expedição são capazes de reduzir custos logísticos porque definem um parâmetro para o despacho de pedidos e podem diminuir o lead time dos pedidos e a incidência de logística reversa por divergências nessa etapa.
 

4. Reduza os custos de estoque

 
Custos de estoque envolvem todas as despesas embutidas no processo de aquisição de mercadorias, estoque, armazenagem e, eventualmente, a expedição de produtos. Esse custo é composto por três componentes que se desdobram em diversas subcategorias e podem ser cruciais para reduzir custos logísticos:
 

  • Custo de pedido/processamento: custos de pedido podem ter impacto na redução de custos logísticos porque costumam depender de negociações com fornecedores e processos bem definidos de recebimento e expedição de mercadorias.
  • Custo de manutenção: envolve todos os gastos que a empresa tem com mão de obra, inventário, estoque parado, espaço físico, aluguel e impostos, por exemplo. A representatividade dos custos de manutenção pode variar entre 18% e 75% de todos os custos de estoque. Isso vai depender do modelo de gestão de estoque adotado pelo e-commerce. O custo de manutenção de estoque se desdobra em outros quatro componentes: custo de capital, custo de risco, custo de armazenagem e custo dos serviços de estoque.
  • Custo de falta: o custo de falta abrange todas as despesas que incorrem quando há falta de itens após o pedido do cliente, como envios emergenciais, extravios ou substituição de fornecedores.

 
Nessa etapa, o mais importante é entender o seu modelo de negócio para reduzir custos logísticos de forma inteligente. Por exemplo, não faria sentido eliminar o estoque e adotar práticas Just in Time em um e-commerce que fabrica ou produz as mercadorias que vende.

Nesse caso, dependendo do volume de pedidos, o aumento do lead time refletiria no custo de processamento do pedido e a reversão do cenário exigiria o investimento em mão de obra para a fabricação dos produtos. Note que sempre que mexer em um componente, as consequências serão sentidas em outra ponta. Por isso, é preciso analisar todas as implicações de uma decisão e os cenários possíveis para reduzir custos logísticos.
 
+ Como calcular corretamente os custos de estoque
 

 5. Reduza a cubagem para evitar cobranças adicionais

 
“O que pesa mais: 1kg de chumbo ou 1kg de algodão?”

Provavelmente você já ouviu esse “desafio” em algum momento da sua vida. Para a logística, a resposta depende do volume que cada um desses itens embalados ocupa no veículo de transporte, o que é chamado de cubagem.

Vamos voltar à pergunta lá de cima. Se um e-commerce envia 1kg de algodão em uma caixa com dimensões de 50cm e outra loja envia 1kg de chumbo em uma caixa com 10cm de dimensões, qual seria a precificação mais justa para os dois embarcadores?

A resposta é um coeficiente definido pela International Air Transport Association (IATA):

Cubagem: Peso (em kg) x Dimensões (em cm) ÷ 6000

Esse cálculo será o peso cúbico da sua encomenda e a maioria das transportadoras considera o maior valor encontrado para a relação. Ou seja, se a cubagem for maior do que o peso, é esse fator que será considerado – e vice-versa.

No entanto, diminuir custos logísticos por meio da redução de cubagem pode ser possível se a sua loja virtual:

  • Evitar enviar produtos montados se estes puderem ser desmontados.
  • Utilizar caixas que se aproximem do tamanho das encomendas.
  • Medir as dimensões e o peso dos seus produtos para calcular a cubagem.
  • Avaliar o tipo de peso cobrado nas tabelas dos seus fornecedores (cubado ou real).

 
+ Como a cubagem pode influenciar a precificação do frete
 

Como reduzir custos logísticos com a Mandaê

 
Para mostrar como é possível reduzir custos logísticos economizando tempo e dinheiro no empacotamento e transporte dos produtos da sua loja, fizemos um estudo de caso com clientes da Mandaê que economizam em média R$ 25.349,00 e 329 horas por ano.
 
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Loja virtual Círculo de Diana

 
Metas
Reduzir o índice de quebra e o tempo gasto com empacotamento e postagem.
 
Obstáculos
A maioria dos objetos comercializados são delicados. Apesar das longas horas gastas com o empacotamento, a taxa de quebra era de 20%.
 
Resultados
Economia mensal de R$ 2.906,00 nos custos logísticos do e-commerce (caixas, materiais de proteção e mão de obra) e economia de 109 horas por mês. Por ano a economia é de R$ 34.867,00 e 1.305 horas. A taxa de quebra reduziu 98%.
 

Como a loja Círculo de Diana conseguiu reduzir custos logísticos em R$ 34.867,00

 
Em julho de 2010 Daniel Rodrigues fundou a loja virtual Círculo de Diana, que comercializa produtos esotéricos, religiosos, decorativos e presentes para todo o Brasil. Como grande parte dos objetos é frágil, Daniel gastava muitas horas para empacotar os itens e postá-los na agência dos Correios mais próxima ao escritório da sua empresa. Para cada envio, a rotina começava às 11h e só terminava por volta das 19h, quando ele finalmente enviava os códigos para seus clientes.

Apesar do tempo gasto e de todos os materiais usados para o empacotamento, a taxa de quebra dos produtos era muito alta, cerca de 20%. Somente em 2014, quando conheceu a Mandaê, a realidade de Daniel mudou. “Meus materiais são muito frágeis, se não fosse a técnica da Mandaê continuariam quebrando. Para o meu negócio, esse foi o maior diferencial”, conta.
 

A loja virtual Círculo de Diana comercializa produtos para todo o Brasil.
Estatuetas estão entre os principais produtos comercializados pela loja.
Os objetos são delicados e exigem empacotamento especial, como o incensário ajê.

Com a Mandaê, a taxa de quebra dos produtos reduziu 98%.

“Meus materiais são muito frágeis, se não fosse a técnica da Mandaê continuariam quebrando. Para o meu negócio, esse foi o maior diferencial”, conta Daniel Rodrigues, fundador da loja Círculo de Diana.

 
O principal objetivo do pacote é garantir a proteção do produto e isso é especialmente importante em envios de e-commerce, já que as consequências de um objeto danificado podem ser medidas não apenas em dinheiro, mas também na reputação da marca. Nos envios do Círculo de Diana, muitas vezes o objeto era colocado em caixas grandes com papel picado ao redor para protegê-lo. Mas além de cara – quando maior a caixa, maior o preço –, essa técnica não é eficaz, pois o tamanho da caixa deve ser adequado ao produto para evitar danos.

Com o serviço da Mandaê, Daniel garantiu uma experiência de compra prazerosa aos seus clientes e ainda passou a ter mais tempo para direcionar seus esforços no crescimento da sua loja. Por mês, são 109 horas (4 dias e meio) sem preocupações com empacotamento e envio e por ano 1.305 (ou 54 dias e meio). Daniel também conseguiu reduzir custos logísticos em R$ 2.906,00 por mês, que dá R$ 34.867 por ano.

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+ Por que e-commerces devem investir na embalagem dos produtos

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Loja virtual DJ Ban

 
Metas
Garantir a satisfação dos clientes, economizar mão de obra e o tempo gasto com empacotamento e postagem.
 
Obstáculos
A maioria dos objetos comercializados são delicados, o tempo de manuseio chega a 32 horas por mês.
 
Resultados
Economia mensal de R$ 1.282,00 nos custos logísticos do e-commerce (caixas, materiais de proteção e mão de obra) e 60 horas por mês. Por ano a economia total é de R$ 15.380,00 e 720 horas. Não tem casos de quebra.
 

Como reduzir custos logísticos: veja como a DJ Ban conseguiu economizar mais de R$ 15.000,00 em um ano

 
Fundada em 2001, a DJ Ban atua nas áreas de ensino, comércio, serviços, eventos, produção editorial e audiovisual, todas voltadas ao universo da música eletrônica.

Antes de utilizar a Mandaê, todos os dias um assistente da loja embalava as mercadorias, etiquetava e fazia a solicitação de coleta para os Correios. Hoje faz apenas a separação dos itens e solicita a Mandaê. “A questão mais interessante foi baixar o custo de mão de obra”, diz Murilo Bispo, gerente comercial da DJ Ban.

Somando todos os custos com assistente e materiais de empacotamento, por mês a empresa gastava R$ 1.282,00. “O que para nós é muito, pois somos uma empresa pequena. Com essa economia, por exemplo, daria para contratar mais um funcionário”, conta.

Hoje, com a Mandaê, há a economia total desse valor e de 60 horas por mês. Por ano a economia é de R$ 15.380,00 e 720 horas. A pessoa que ficava responsável pelo empacotamento dos objetos agora atua no setor de cursos, uma área estratégica para a empresa.
 
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Entre os objetos comercializados pela DJ Ban destacam-se os discos de vinil, produtos extremamente frágeis. No entanto, o cuidado da Mandaê com o empacotamento tem ajudado a evitar danos, já que a quebra desse tipo de item no processo de transporte causaria um prejuízo significativo, que consumiria a margem de lucro do lojista.
 

A DJ Ban comercializa equipamentos musicais como mixers e caixas de som para todo Brasil.
Além do site, as vendas são realizadas na loja física e em televendas.
Os objetos comercializados têm alto custo e não podem sofrer danos.
Com a Mandaê, a economia mensal da loja é de R$ 1.282,00 e 720 horas por mês.  
“Com a Mandaê, consegui baixar o custo de mão de obra”, diz Murilo Bispo, gerente comercial da DJ Ban.

 
Murilo preza inteiramente pela satisfação do cliente, procurando sempre efetuar as entregas no prazo e muitas vezes antes da data estipulada. “Os clientes esperam da empresa o mínimo de cuidado, vejo isso como uma obrigação do negócio. Se não recebemos reclamações quer dizer que estamos fazendo tudo direito. Quando recebemos um elogio, significa que fizemos além”, conta.
 
+ Embalagem para e-commerce: casos de sucesso, preços e como economizar
 
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Loja virtual Nanus Store

 
 
Metas
Enviar objetos de forma rápida e prática para todo o Brasil.
 
Obstáculos
Em seu empreendimento anterior, a fundadora da Nanus Store teve muitos problemas com os Correios e não queria passar pela mesma situação. Se não fosse a Mandaê, ela não teria comercializado os quadros pela internet.
 
Resultados
Atualmente envia cerca de 50 encomendas por mês. Economiza mensalmente R$ 2.150,00 (caixas, materiais de proteção e mão de obra) e 22 horas por mês, ou seja, R$ R$ 25.800,00 e 266 horas por ano.
 

Veja como a Nanus Store conseguiu reduzir custos logísticos e economiza R$ 25.800,00 por ano

 
Ao decidir abrir um novo negócio, Roberta Corrêa Kairalla jurou para si mesma que não dependeria mais dos Correios.

Sua experiência no e-commerce anterior, gastando altas somas com caixas e um tempo precioso no empacotamento e em filas, deixaram lembranças amargas em sua memória. Ela já estava decidida a vender seus quadros apenas em um espaço reservado em seu salão de cabeleireiro quando conheceu a Mandaê. Nesse momento, sua loja virtual tomou forma.

“Se não fosse essa solução logística, eu nunca teria comercializado meus quadros online e estaria crescendo do jeito que estou. A Nanus só existe por causa da Mandaê”, conta a empreendedora.

Como seus objetos são delicados – a maioria contém vidro -, para Roberta seria impossível fazer o envio sem os materiais de proteção necessários para assegurar que o produto chegue em segurança ao destino final. Além do alto valor e armazenagem desses itens, o tempo gasto consumiria grande parte do período reservado para outras atividades, como elaboração de estratégias para o aumento das vendas.
 

A Nanus Store comercializa quadros, square box e porta rolhas para todo o Brasil.
Os objetos da loja virtual são delicados, a maioria contém vidro.
Para chegarem sem danos, os produtos precisam de um empacotamento especial.
Com a Mandaê, a Nanus Store economiza mensalmente R$ 2.150,00 com caixas, materiais de proteção e mão de obra, além de 22 horas por mês.

“Se não fosse essa solução logística, nunca teria comercializado meus quadros online e estaria crescendo do jeito que estou. Minha loja virtual só existe por causa da Mandaê”, conta Roberta Corrêa Kairalla, fundadora da Nanus Store.


 
“Em meu e-commerce anterior, às quartas-feiras meu pai deixava a agenda livre em seu consultório de odontologia para me ajudar a empacotar as encomendas. Hoje isso não seria possível, eu precisaria contratar um assistente”, assegura.

Com cerca de 50 encomendas por mês, a Nanus tem previsão cada vez maior de crescimento. Com a Mandaê ela economiza R$ 2.150,00 por mês nos custos logísticos do e-commerce, que dá R$ 25.800,00 por ano. A economia de tempo também é expressiva: 266 horas/ano ou 22 horas por mês.
 
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“Costumo dizer que sou suspeita para falar porque gosto de tudo na Mandaê: o atendimento, o preço, o cuidado com meus produtos, tudo é incrível. Meu negócio não existiria sem a Mandaê”, enfatiza.
 
+ Conheça a Mandaê
 
Que medidas você toma no seu e-commerce para reduzir os custos logísticos? Fique à vontade para comentários e sugestões abaixo.