Como enviar uma encomenda: tudo o que você precisa saber

Atualizado em agosto 9, 2022 por Nuvemshop Acesso

Enviar encomendas é algo simples nos dias de hoje. Mesmo assim, há uma série de fatores a considerar. Tudo pode influenciar num envio: volume, peso, local de entrega, tipo de embalagem, e por aí vai. Então, como enviar uma encomenda?

Se você tem ou pretende criar uma loja online, tem que saber. Seus clientes precisam receber seus produtos e você precisa conhecer todas as alternativas de envio e como proceder.

Neste artigo você confere tudo sobre como enviar uma encomenda:

• Documentos necessários
• Modalidades de envio
• Como calcular o frete
• Quando oferecer frete grátis
• Logística Reversa
• Tipos de embalagem
• Envio internacional
• Transportadora privada ou Correios

Vamos começar?

Envio de encomendas – que dados são relevantes?

Em primeiro lugar, é preciso de informações. Sempre que há incerteza em determinados dados ou características da encomenda, podem ocorrer problemas. Uma encomenda normal precisa de:

• CEP de origem e destino
• Dados do destinatário de forma completa
• Peso e medidas do produto ou remessa
• Notas fiscais ou documentos de transporte, se aplicável

Exceto nos casos em que a entrega é feita por motoboys ou mensageiros, todos esses detalhes precisam ser especificados. Além de garantir a entrega da encomenda, eles têm influência direta no preço do frete.

Por que o peso e o volume influem no preço?

Imagine a logística como uma enorme caixa – o baú de um caminhão. Cada caixinha ou item ocupa um espaço dentro desse baú. Agora imagine, se o baú do caminhão cheio tem um custo de R$ 10.000,00, uma caixa que ocupe 1% desse espaço irá incorrer num custo de R$ 100,00.

Esse é o conceito básico de cubagem. Mas não termina por aí. As autoridades de transporte também estabelecem o peso máximo que cada caminhão ou meio de transporte pode levar. Por essa razão, alguns caminhões não chegam a preencher os baús completamente, pois o peso da carga excederia o permitido.

💡Saiba mais: O que é carga fracionada e como funciona?

Documentos necessários para enviar uma encomenda

Declaração de Conteúdo

Produtos vendidos, online ou não, precisam de notas fiscais ou documentos que os acompanhem no transporte. E, desde 2018, mesmo itens que não possuam um valor específico ou sejam fruto de uma compra precisam estar acompanhados de uma Declaração de Conteúdo.

A declaração de conteúdo é usada nos casos em que o remetente não possui nota fiscal e é aceita para envios feitos pelo Correios.

Em geral, segue afixada na parte externa da embalagem. A Mandaê também pode te ajudar aqui – temos modelos dessas declarações prontinhos para imprimir.

Nota Fiscal Eletrônica de Serviços ou NFS-e

No caso de envios que necessitem de nota fiscal, geralmente feitos via transportadoras privadas, o remetente deve emitir a NFS-e, ou seja, a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços para o transporte.

Essa nota é emitida pelo remetente no site da SEFAZ e irá representar a mercadoria que está sendo transportada.

Na NFS-e o remetente deve especificar em detalhes as características do produto transportado. Ou seja, as dimensões, peso, quantidade, classificação fiscal, entre outros. Além disso, os dados da transportadora contratada também devem constar na NFS-e.

Conhecimento de Transporte Eletrônico ou CT-e

Existe ainda um outro documento que deve seguir junto ao transporte de encomendas, que é o CT-e. Ele também é emitido eletronicamente e, neste caso, deve ser emitido pela transportadora contratada.

Esse documento refere-se somente ao transporte da carga e nele devem constar as informações do remetente, do destinatário, do veículo e do motorista.

Rastreamento e controle das encomendas

A possibilidade de rastrear a encomenda, para o cliente, é algo quase obrigatório. As pessoas querem saber em tempo real onde estão os itens que compraram.

Se sua loja não oferece essa possibilidade, pode ter problemas. Felizmente, quase todos os grandes operadores logísticos hoje oferecem ferramentas para rastreio de encomendas.

E, mesmo transportadoras que ainda não contam com tal tecnologia conseguem oferecer esse serviço, por intermédio de gateways e serviços de automatização como o que a Mandaê oferece.

Ao enviar uma encomenda, você geralmente, como vendedor, receberá um código de rastreamento. Esse código precisa chegar até o seu cliente, para que ele possa localizar seus produtos sozinho.

Para você, além de melhorar a sua imagem perante o consumidor, isso diminui problemas e questões de atendimento. Ao invés de ligar de cara para o seu SAC, o cliente primeiro tentar resolver sua dúvida consultando o rastreio da encomenda.

A importância de fornecer datas e previsões

O cliente, às vezes, aceita que um produto demore um pouco mais a chegar – dependendo do produto. Mas, ao enviar uma encomenda, você precisa dar algumas informações ao seu cliente, como:

• datas de entrega
• previsões / status de envio
• números de contato

Uma pesquisa da ReadyCloud mostra que 53% dos consumidores simplesmente deixam de comprar quando não há datas de previsão de entrega.

Modalidades de envio de encomenda

É normal em qualquer mercado que, com a evolução, novos serviços surjam. Hoje, no Brasil, dispomos de, basicamente, duas modalidades de envio para encomendas: o envio econômico e o envio rápido.

Envio econômico (ou frete lento)

É o tipo de envio cujo frete costuma ser mais barato e o tempo de entrega mais demorado. O seu cliente pode optar por pagar menos e esperar por mais tempo que a sua encomenda chegue.

O PAC dos Correios é um exemplo de envio econômico. Assim como o PAC Mini, uma variante do PAC, destinado para o envio de pequenos itens, como livros, camisetas, entre outros.

Envio expresso (ou frete rápido)

O envio expresso conta com um tempo de entrega menor, porém maior custo de frete. Nesse caso, o cliente precisa receber a encomenda com urgência e está disposto a pagar mais por isso.

No caso dos Correios, o Sedex é classificado como um envio expresso. Isso inclui suas variantes, como o Sedex 10, Sedex 12 e Sedex Hoje.

O Sedex 10 e Sedex 12 têm com objetivo garantir a entrega das encomendas até, respectivamente, às 10h e 12h do dia útil seguinte ao da postagem. Já o Sedex Hoje tem como objetivo entregar as encomendas no mesmo dia da postagem.

Geralmente, o envio expresso é usado para produtos perecíveis, como alimentos congelados ou medicamentos, ou produtos de alto valor e alto risco de roubo e furto.

É comum que, nesses casos, sejam utilizados aviões ou empresas de transporte especializadas. Algumas transportadoras possuem habilitações e experiência para lidar com cargas muito específicas:

• Animais e cargas vivas
• Vacinas, medicamento e afins
• Alimentos resfriados ou congelados
• Jóias, metais e pedras preciosas e obras de arte
• Órgãos e material de transplante

Serviços adicionais de envio

O e-commerce pode optar por contratar serviços adicionais para enviar uma encomenda:

• Aviso de Recebimento (AR): é um serviço dos Correios e comprova a chegada da encomenda no destinatário. Possui validade jurídica.
• Mão Própria (MP): garante a entrega do pacote somente ao próprio destinatário.
• Coleta de encomendas: o operador logístico coleta as encomendas diretamente no armazém do e-commerce, nos dias e horários previamente agendados ou acordados em contrato.
• Grandes formatos: serviço contratado para enviar itens com medidas superiores aos padrões convencionais
• Valores declarados e seguros: geralmente usados para o envio de itens de alto valor, que garante a indenização em casos de avaria ou extravio.

Portanto, se a sua necessidade é mais específica, é sempre bom ter conhecimento destes serviços adicionais para organizar o seu envio.

Além disso, é fundamental consultar os tipos de produtos que não são transportados pelo parceiro logístico a ser contratado. No caso dos Correios e da Mandaê existem alguns itens específicos que não são enviados.

Como calcular o frete para enviar a encomenda?

Como comentamos acima, existem diversos fatores que influenciam no preço do frete. Sabemos que o frete é um dos principais fatores que influenciam a taxa de conversão do carrinho de compras em uma loja virtual. Portanto, oferecer um preço de frete atrativo para o usuário é sempre um dos desafios enfrentados pelo e-commerce.

Mas, se você está em busca de cotações a fim de comparar os preços, explicamos como você pode fazer simulações sem precisar entrar em contato com o prestador logístico.

Como calcular o frete dos Correios

É simples. Basta acessar o campo Preços e Prazos localizado na página inicial do site dos Correios e selecionar se é um envio nacional ou internacional.

No caso de envios nacionais você deverá inserir algumas informações, como:

• CEP de origem e destino
• O tipo de serviço (se será PAC, Sedex, entre outros)
• A embalagem (se será própria ou dos Correios)
• Selecionar se você irá optar por contratar os serviços adicionais, como o Aviso de Recebimento (AR), Mão Própria (MP) e a Declaração de Valor

🔹 Atenção: o limite máximo de encomendas para envio nos Correios é de 200cm (sendo a soma da largura, da altura e do comprimento) e o peso máximo de 30kg. Caso você precise enviar encomendas que ultrapassem esses limites, é necessário fazer um contrato com a estatal.

Como calcular o frete das Transportadoras

No caso das transportadoras privadas, o cálculo de frete não é tão simples assim. Cada empresa opera com uma tabela de preços própria. Portanto, o ideal é selecionar as transportadoras que sejam do seu interesse e fazer a busca no site de cada uma.

Algumas transportadoras, como a Jadlog, disponibilizam em seu site uma calculadora de frete que ajuda a fazer as simulações de envios.

É importante ressaltar que essas simulações servem apenas como referência de preço. Pois, caso você opte por contratar uma transportadora, deve-se adicionar ao custo do frete eventuais serviços extras que podem ser contratados. Como, por exemplo, o serviço de coleta, seguro de encomendas, entre outros.

Mas, estamos aqui para facilitar a sua vida. Existem plataformas de logística que fazem o intermédio entre o e-commerce e diversas transportadoras, tudo em um único contrato, como é o caso da Mandaê. Vamos explicar como podemos oferecer o melhor serviço logístico para o seu e-commerce ao final deste post!

Quando oferecer frete grátis?

O frete grátis vem se tornando uma tendência no e-commerce. Contudo, ele exige boas contas por parte do lojista.

Não há como enviar uma encomenda com um frete que custa mais que o produto que o cliente comprou. Ao mesmo tempo, a concorrência pressiona.

Muitas lojas estabelecem um “carrinho mínimo” para o envio grátis. Isso resolve parte do problema, mas ao mesmo tempo, não necessariamente significa lucro.

Digamos que o seu cliente escolha apenas produtos nos quais sua margem é muito pequena. Nesse caso, mesmo com uma compra de alto valor, o frete acabará sumindo com seus lucros.

Então, para não perder dinheiro, antes de enviar uma encomenda de forma gratuita para o cliente, considere algumas possibilidades:

• Condicionar o frete grátis a determinadas regiões para onde seu custo de envio é menor
• Condicionar o frete a um valor mínimo de compras
• Oferecer frete grátis apenas para determinados produtos ou categorias
• Oferecer uma taxa fixa para envio da encomenda
• Disponibilizar o frete grátis apenas para clientes frequentes

Considere o serviço de logística reversa

Quem vende pela internet sabe que algumas regras do Código de Defesa do Consumidor são diferentes para as lojas online. No caso da devolução, por exemplo, o consumidor tem o direito de desistir da compra e devolver o produto em um prazo de, até, sete dias após o recebimento.

Segundo recente pesquisa divulgada pelo site UOL, a taxa de devolução do e-commerce no Brasil é de 10%. Ou seja, a cada 100 consumidores online, 10 costumam devolver ou trocar o seu produto. É claro que essa taxa pode variar para mais ou para menos dependendo do segmento de atuação do e-commerce.

Portanto, contar com um serviço de logística reversa eficiente é importante para garantir a boa experiência de compra do seu cliente e evitar reclamações em sites de atendimento ao consumidor, como é o caso do Reclame AQUI.

Tipos de embalagem para enviar uma encomenda

Existem alguns padrões de embalagens que devem ser considerados ao enviar uma encomenda. Ao contratar um serviço logístico, é importante verificar a necessidade de pagar por taxas extras para o envio de encomendas com embalagens fora do padrão de mercado.

No caso dos Correios, por exemplo, uma caixa deve possuir, no máximo, 200cm ao somar a largura, o comprimento e a altura. Além disso, a estatal oferece sete tipos de embalagens e o valor é adicionado ao custo do frete.

Mas, caso você opte por enviar uma encomenda com a embalagem de sua escolha, atente-se à alguns pontos:

• Embalagens muito maiores do que o produto enviado influencia na cubagem e encarece o frete. Evite!
• Fique atento à qualidade da embalagem, para, dessa forma, evitar possíveis avarias da encomenda durante o seu trajeto
• Dependendo do tipo de produto enviado, escolha caixas que possuam símbolos que assegurem o correto manuseio durante o transporte
• Se o seu e-commerce comercializa produtos sustentáveis ou se você se preocupa com essa questão, então considere o uso de embalagens sustentáveis para enviar uma encomenda

Enviar uma encomenda para fora do Brasil

Fazer o envio internacional de uma encomenda sempre gera dúvidas nos lojistas. Alguns operadores logísticos oferecem essa modalidade e outros não. Portanto, pesquise as empresas que oferecem essa modalidade.

No caso dos Correios, a estatal oferece o envio para mais de 200 países em algumas modalidades de frete, que vai do econômico até o rápido, para produtos de até 2kg.

Além disso, se você precisa enviar itens mais pesados e em maior quantidade, a empresa oferece outros serviços internacionais.

Contrato com Correios ou Transportadoras privadas?

Por fim, essa pode ser a principal dúvida de um e-commerce. Ao contratar uma transportadora para e-commerce, é importante que a loja online avalie uma série de fatores, entre eles a região atendida, condições contratuais, tabela de preços, políticas de frete, frequência de envio, entre outros.

Já foi o tempo em que o Correios era uma das únicas opções do mercado para serviços de entrega de encomendas. Devido às constantes greves da estatal, que acontecem todos os anos, muitos e-commerces buscam por transportadoras privadas como alternativa para o envio das encomendas.

Mas, optar pela estatal ou por uma empresa privada vai depender das necessidades do seu negócio.

Use a Mandaê para enviar suas encomendas

A Mandaê é uma plataforma logística que conecta o seu e-commerce com as melhores transportadoras do Brasil. Com a Mandaê você tem acesso à diversos serviços, como um rastreio eficiente, serviços de coleta, integração com plataformas de e-commerce e ERPs, entre outros benefícios.

Com a Mandaê a sua única preocupação é em vender – o resto é com a gente. Buscamos a sua encomenda, processamos e transportamos para todas as regiões do Brasil.

🚛 Se você precisa enviar sua encomenda e está em busca de um parceiro logístico de confiança, então fale conosco e tire todas as suas dúvidas!

Leia também:

+ Logística verde: um desafio para o e-commerce

+ Almofada Geek: “Ter a Mandaê como parceira foi muito vantajoso pelo preço e qualidade nas entregas.”

Gostou? Compartilhe!