Prevenção de perdas: aprimore a gestão do seu negócio

Atualizado em junho 3, 2021 por Mandaê

A prevenção de perdas ainda é uma ação renegada entre empresários que, muitas vezes, olham apenas para o lucro dos seus negócios e deixam de mensurar as baixas e tratá-las como prioridades estratégicas.

É importante ter em mente que as perdas podem acontecer em qualquer negócio, independente de tamanho ou segmento. No varejo, são ocorrências que geram impactos negativos e gastos desnecessários, reduzindo os lucros e os retornos da companhia. Entre os principais fatores que podem implicar na queda da rentabilidade estão:

– Problema com fornecedores.
– Desvio de mercadorias.
– Furtos (internos e externos).
– Inadimplência.
– Erros administrativos e financeiros.
– Produtos danificados.
– Devolução de entregas.

Segundo a 16ª Avaliação de Perdas no Varejo Brasileiro, realizada pelo IBEVAR, em parceria com a PROVAR, Academia de Varejo, Sebrae, Associação Nacional dos Comerciantes de Material de Construção (Anamaco) e Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS), as perdas no varejo relacionadas a roubos, furtos e problemas operacionais atingiram a marca de 2,25% da receita líquida das empresas varejistas brasileiras – os dados são referentes ao ano de 2015.

O levantamento envolveu cerca de 400 empresas, entre micros, pequenas e médias, das áreas de supermercados, materiais de construção, farmácias e drogarias, vestuários e calçados e mostrou que as perdas acumuladas no Brasil são maiores do que as registradas em outros países. Nos Estados Unidos, por exemplo, elas correspondem a 1,27%, enquanto na Holanda atinge 1,48% e na Finlândia, 1,38%. O país com a taxa mais baixa é a Noruega, com 0,75%.

O que é prevenção de perdas?

A estratégia de prevenção de perdas desembarcou no Brasil durante a década de 1990, inspirada em práticas utilizadas pela indústria e pelas redes varejistas dos Estados Unidos e da Europa. No exterior, a cultura de eliminação das perdas já está enraizada, por isso é comum haver um departamento exclusivo dedicado ao trabalho de eliminar gargalos das empresas.

A execução dessa metodologia envolve diferentes elementos e ações, como o uso de tecnologia e softwares, o treinamento de equipes, além do uso de indicadores de performance e a contratação de profissionais especializados.

A aplicação de ações preventivas começa evidenciando a origem e o valor das perdas. Aí então, sabendo onde está o “ponto morto”, é possível decidir o investimento a ser feito para reverter o cenário.

Implantar a prevenção de perdas é aumentar a eficiência e a lucratividade da empresa, além de torná-la mais competitiva no mercado – se as empresas que fazem controle ainda assim perdem, imagine as que não fazem.

A partir do momento que se empregam atitudes para mitigar esses desajustes, as ações de prevenção evitam que o risco de prejuízo se materialize.

Quais são os principais tipos de perdas no varejo

Onde há operação e processos, há grandes chances de perdas. De acordo com o manual Prevenção de Perdas no Varejo, do Sebrae SP, as origens desses gargalos são variadas, podendo se tratar de:

Perdas comerciais

São as perdas que ocorrem quando o produto não está disponível para venda (ruptura). Nessa categoria, as principais causas são: embalagens inadequadas, falha na reposição do produto na loja ou na entrega do fornecedor.

Perdas administrativas

Acontecem por falhas no gerenciamento da operação da loja. Erro de precificação, erro de cadastro de produto, desperdícios gerais (água, energia, telefone), deficiências na gestão de compras e estoques e dimensionamento incorreto dos recursos humanos para a operação da loja são exemplos de perdas administrativas.

Perdas de produtividade

São fruto da carência de padrões, controles e processos operacionais estabelecidos e disseminados, como desperdício de tempo e recursos em tarefas redundantes, retrabalho.

Perdas financeiras

As perdas financeiras advêm principalmente de assaltos e furtos (internos e externos), estelionato, deficiências nos meios de pagamento e oferta de crédito, pagamento duplicado, inadimplência e fraudes (cartões e cheques).

Perdas operacionais

Elas ocorrem durante a operação da loja e as principais causas são: armazenamento, estoque, movimentação inadequada de produtos, falhas no recebimento de mercadorias e falhas na operação do checkout.

De acordo com pesquisa da ABRAS, GPP, Provar-FIA e Bielsen, as perdas no varejo estão distribuídas em quebra operacional (32,8%), furto externo (19,5%), furto interno (15%), erros administrativos (14,1%), fornecedores (9,5%) e outros ajustes (9,1%).

Principais ações de prevenção de perdas

O lado bom da perda no varejo é saber que ali tem uma oportunidade de lucro que não está sendo visualizada. Portanto, é necessário procurar nos mínimos detalhes quais são os pontos que estão falhando.

Dependendo do porte da empresa, é possível que a tarefa de prevenção seja executada pelo gerente ou proprietário, mas o ideal é contar com um especialista em prevenção de perdas, o profissional que reúne todas as ferramentas necessárias para analisar e propor melhorias em uma empresa.

Confira abaixo algumas das ações que podem ser empregadas para reduzir as perdas no varejo.

1.Previsão de demanda

É baseado em informações como o histórico de giro e a situação atual do mercado que uma empresa é capaz de prever a demanda de produtos. Com essa informação em mãos é possível organizar um estoque mais assertivo, que ofereça o volume ideal de mercadorias e evite o investimento equivocado em produtos com menor procura. Uma sugestão é estar sempre conectado ao time de vendas, que pode ajudar na previsão desse comportamento.

2. Inventário

O inventário é elemento primordial dentro da gestão de estoques para a prevenção de perdas. O processo não é uma simples ação de contagem de produtos, mas uma estratégia para identificar a origem e as perdas de uma loja. A partir desse documento, é possível saber a quantidade de cada item, qual tem mais ou menos saída e a necessidade de compras, permitindo o planejamento em cima dessas informações.

O indicado é que esse levantamento seja feito periodicamente e com uma frequência menor que a praticada por grande parte do mercado (anual). Isso ajuda não só a observar processos que podem ser melhorados, como também identificar e corrigir falhas com maior rapidez.

3. Uso de tecnologia

Adotar softwares de apoio para os processos diários da empresa é uma maneira de otimizar suas atividades, identificar problemas com maior velocidade e prevenir a operação contra falhas humanas. No cenário logístico, há três principais softwares que auxiliam na rotina de envios: TMS, WMS e ERP.

– TMS: voltado para a etapa de transportes, o TMS atua no controle das entregas. Seu sistema monitora o percurso, notifica a empresa sobre ocorrências e elabora relatórios de controle, diminuindo os riscos de problemas e perdas de mercadoria.
– WMS: esse sistema ajuda a monitorar o estoque, fazendo não só a gestão de mercadorias, mas também a otimização de seu espaço. Isso evita perdas com armazenamento e mão de obra.
– ERP: incorporar um sistema ERP na rotina do negócio ajuda a reduzir consideravelmente as falhas de processos, uma vez que ele integra todos os setores e gerencia uma troca de informações rápida e assertiva.

Etiquetas RFID na prevenção de perdas

Além desses sistemas, a adoção da tecnologia de etiquetas RFID auxilia na prevenção de perdas no estoque. Ao incorporar um sistema de rádio frequência, ela auxilia no controle de entrada e saída de mercadorias, além de evitar roubos e furtos.

4. Recrutamento e treinamento da equipe

O cuidado com a equipe começa já no recrutamento. Na entrevista, é imprescindível que o recrutador avalie a postura ética do candidato, aplique testes comportamentais e verifique referências de trabalhos anteriores.

Fazer treinamentos constantes com a equipe, além de reciclagens, ajuda a conscientizar o funcionário na colaboração com o crescimento da empresa, seja reduzindo desperdícios, seja evitando furtos. Outra maneira de incentivar a equipe é implementando premiações e benefícios, que colaboram para manter os funcionários motivados.

5. Código de ética

Esse item está completamente relacionado ao anterior. Trata-se da criação de um código de ética e conduta que servirá como um manual de diretrizes e comportamento. Baseado na missão e nos valores da empresa, qualquer ação que contrarie as regras estabelecidas deve ser vista como uma atitude contra os ideais propostos. Todos os profissionais, independente do cargo, devem conhecer as diretrizes e agir em alinhamento com elas.

6. Contratar uma operadora confiável de transporte

Muitas perdas podem acontecer durante o transporte de mercadorias, seja por meio de desvio de entregas ou por danos no produto. O prejuízo durante essa etapa pode ser evitado ao contratar uma empresa especializada em serviços logísticos, que seja confiável, ofereça boas soluções e atue como parceira para o crescimento do seu negócio. Entre os pontos que devem ser observados aqui estão a manutenção da frota, que deve ser periódica, e a prevenção a roubos e acidentes.

Outra alternativa para reduzir as perdas é ampliando o leque de opções de transportadora em contrato. Isso permite a negociação de melhores condições, além de garantir melhores entregas, baseadas em seleções como rota e valor de frete.

7. Monitoramento de KPIs

Os indicadores de desempenho ajudam a controlar processos, verificando se os objetivos traçados pela companhia estão sendo atingidos e se as estratégias estão sendo assertivas para seu cumprimento.

São inúmeros os indicadores de acompanhamento, entre os principais estão a Curva ABC, para identificar e classificar os produtos de acordo com sua lucratividade, a KPI de custos, que apresenta os custos gerados pela produção – do aluguel do galpão às perdas e desperdícios de produto -, e o giro de materiais, que mostra o tempo médio que um produto se mantém no estoque e ajuda a identificar seu giro.

8. Armazenamento de mercadorias

Para facilitar a rotina do trabalho, é ideal que a armazenagem seja feita em um espaço organizado, limpo e com boa iluminação. Como se trata de um ambiente propício ao furto, o ideal é que conte com equipamentos e câmeras de segurança, além da restrição da entrada de terceiros.

9. Recebimento de mercadorias

A etapa de recebimento de mercadorias merece atenção especial. O primeiro passo é evitar que terceiros, além dos funcionários responsáveis, fiquem na doca de recebimento. A presença de outras pessoas prejudica o processo e torna o ambiente ideal para suborno. Outro ponto importante é que a conferência de recebimento do produto deve ser feita em local separado, se possível.

10. Política de Prevenção de Perdas

Após listar as principais causas de perda dentro da operação, é preciso identificar o que as origina. Essa prática, muitas vezes, está ligada à falta de uma política interna voltada para a prevenção. Nesse caso, é preciso implementar regras que ajudem nesse controle e treinamento. Entre elas, a padronização de cadastro de produtos no sistema e a implementação de sistemas de softwares. Outra dica é criar uma área de prevenção dentro da organização. Ela será responsável pela identificação, organização e auditoria das perdas.

Para que a estratégia de prevenção de perdas seja bem-sucedida, é necessário que a equipe esteja alinhada e conscientizada acerca do programa a ser implantado, também é essencial que haja treinamento sobre a nova organização e cultura. Com tudo esquematizado, a tendência é deixar os processos mais eficientes e lucrativos.

Prevenção de perdas: como ela pode ajudar na gestão do seu negócio