Planejamento logístico: estratégias infalíveis para o seu negócio

Atualizado em julho 22, 2021 por Mandaê

Um planejamento logístico bem alinhado é uma tarefa praticamente obrigatória para todas as empresas que querem se manter competitivas e saudáveis em seus mercados. Hoje, oferecer um produto com custo abaixo do praticado pelo concorrente não basta para satisfazer as necessidades do consumidor. Na era da internet e da urgência, as cobranças por qualidade e eficiência ficaram cada vez maiores e se destaca quem oferece soluções para otimizar e elevar o nível de seus processos, entre eles, um dos mais complexos: o logístico.

Imagine que um potencial cliente usou o Google para buscar por um produto que quer comprar. Entre os primeiros resultados está o da sua loja que, além de ter o modelo desejado, oferece um custo menor que o esperado, com boas condições de pagamento. Venda garantida, não é? Não exatamente. Para a surpresa do comprador, ao clicar em seu link e ser direcionado para a página, descobre que o produto está em falta.

A situação pode parecer pontual, mas é extremamente comum entre e-commerces que não dedicam a atenção que as suas áreas logísticas merecem – nesse caso, especificamente à gestão de seus estoques. E embora esse seja reconhecido pelos empresários como um dos processos mais dolorosos do comércio, pouco se faz para reverter o problema que é capaz de levar por água abaixo todos os outros esforços dedicados ao negócio.

Vantagens e impactos do planejamento logístico

A abrangência da logística vai muito além de garantir que um produto seja entregue ao cliente no tempo certo. Independente da categoria, ações logísticas sempre acontecem nas empresas, seja na aquisição de matérias-primas, peças ou produtos, ou no armazenamento, gerenciamento e transporte de mercadorias. É por isso que seu planejamento deve ser considerado estratégia fundamental.

São muitas as vantagens em priorizar o plano de logística em uma empresa, todas elas importantes para mantê-la competitiva no mercado e evitar impactos negativos à sua imagem e serviços. Confira alguns benefícios de um bom planejamento logístico e quais os problemas causados pela falta dele.

Demandas do mercado

Vantagens: conhecendo o perfil do cliente é possível que a empresa preveja tendências de compras e se antecipe a esses eventos. Isso garante que todas as etapas do negócio estejam alinhadas e prontas para atender a qualquer tipo demanda.
Impactos: não prever esses comportamentos pode resultar não só na escassez de produtos do estoque como também na perda de vendas. Isso sem falar na frustração dos clientes, que dedicaram tempo e disposição para comprar da sua loja e não tiveram as expectativas atendidas.

Clientes

Vantagens: mais que preço baixo, hoje os consumidores estão em busca de entrega rápida e qualidade. Ter a visão de todos os processos é fundamental para oferecer isso ao cliente de maneira natural.
Impactos: situações como a de não ter o produto em estoque ou problemas na entrega geram insatisfação nos consumidores, que procuram alternativas na concorrência e, muitas vezes, criam distanciamento com o seu serviço.

Marca

Vantagens: a clareza de processos existentes e de suas necessidades faz com que a empresa ganhe forças e possa competir em igualdade com seus maiores concorrentes.
Impactos: em contrapartida, uma empresa que não tem domínio de seus processos e necessidades fica em desvantagem no mercado, sendo vista como fraca e pouco atraente.

Estoque

Vantagens: além de garantir que o consumidor possa comprar o produto desejado, ter controle sobre o estoque evita a ocupação desnecessária do espaço e permite sua otimização.
Impactos: a menos que o negócio esteja prevendo demandas, ter um estoque cheio é prejudicial ao layout e otimização, sem falar na possibilidade de avarias e vencimentos.

Ter atenção ao planejamento logístico permite enxergar o cenário acima com clareza. Isso gera processos bem definidos, com objetivos bem estruturados, que impactam no aumento da qualidade de serviços e na geração de economia através da redução de custos e investimentos. Economia, inclusive, que pode ser direcionada a novos projetos e demandas que visam o crescimento do negócio.

Estratégias para melhorar seu planejamento logístico

Conhecer o mercado e ter domínio de todos os processos e necessidades do negócio é fundamental, pois é através da autoridade que um bom planejamento logístico é alimentado. E para que ele esteja sempre coerente e nivelado, é fundamental relembrar constantemente os planejamentos estratégicos, táticos e operacionais que guiam os objetivos e metas da empresa. Isso traz maior clareza na identificação de melhorias e na busca por resultados.

Planejamento estratégico: nos objetivos que miram o futuro da empresa estão as estratégias de longo prazo traçadas pela diretoria. Por envolverem temas financeiros, de despesas e receitas, são importantes para identificar se cabe a implementação de processos custosos, como novas tecnologias.
Planejamento tático: no momento em que os gerentes pensam em estratégias de médio prazo para atingir os objetivos principais, é a hora de pensar quais serão os investimentos e os custos necessários para as melhorias dos processos da área.
Planejamento operacional: na etapa em que o planejamento é colocado em prática, é preciso ficar atento a falhas e buscar soluções rápidas que evitem o descumprimento das metas.

Ao se planejar a partir desses três níveis é possível enxergar com mais clareza não só quais os meios necessários para atingir os objetivos da empresa, como também de que maneira o planejamento logístico poderá levar eficiência e qualidade aos seus processos.

Logística inbound e outbound como pontapé do planejamento

Antes de criar as estratégias de planejamento é preciso lembrar que existem duas etapas logísticas completamente diferentes entre si – inbound e a outbound -, que devem estar separadas por suas metas e monitorias.

Na logística inbound, que corresponde ao fluxo de materiais que abastecem a cadeia de suprimentos entre o fornecedor e a fábrica, é importante estar atento aos fornecedores contratados, os materiais entregues, a capacidade e distribuição do estoque e o desempenho da produção.

Já na logística outbound, em que o processo vai da empresa ao consumidor final, a atenção deve estar voltada para a distribuição das encomendas aos clientes e pontos como transportadoras e rotas que devem ser monitorados.

Ganhos dos negócios ao segmentar a logística em inbound e outbound

Dividir a logística de uma empresa em inbound e outbound dá mais assertividade na visualização de processos, prazos, perdas e ganhos de cada um. Isso permite desenvolver estratégias mais adequadas e pertinentes a cada momento.

Entre os ganhos em comum das logísticas inbound e outbound estão:

Estoque: tendo controle do que irá chegar de matéria-prima/produto e a projeção do que será vendido, a gestão do estoque se torna mais eficaz.
Prazos: aqui a semelhança ocorre diante da necessidade de negociação de prazos com as transportadoras, que devem chegar tanto à fábrica quanto ao cliente em um tempo adequado.
Economia: negociar valores com as transportadoras em ambos os momentos da jornada rendem economia e agilidade ao negócio.
Estratégias: os dois tipos abrem espaço para o desenvolvimento de estratégias que projetam melhorias, simplificações e ganhos para a empresa.

Embora elas sejam complementares, é preciso considerar que essas logísticas não compartilham dos mesmos indicadores e, por isso, devem ser administradas em paralelo e com métodos diferenciados. É o caso da gestão dos prazos, que no formato inbound está relacionada ao tempo de entrega das matérias-primas na fábrica, em endereço único. Já no outbound é a entrega para os clientes, em endereços variados. Outro ponto diferente é que enquanto na logística inbound as crises podem ser gerenciadas internamente (como problemas no estoque e com fornecedores), na inbound o relacionamento é direto com o consumidor final e seus problemas são expostos ao mercado.

Dicas para ter um planejamento logístico sempre afiado

Se você já tem os objetivos da empresa claros e quais são os pontos a serem melhorados com base nos níveis de planejamento gerais, é o momento de se debruçar sobre seu planejamento logístico.

Ver se o seu planejamento identifica com clareza tudo que está interferindo (ou que pode interferir) no bom funcionamento dos processos é o primeiro passo para saber se ele precisa ser refeito ou reestruturado. Acompanhe com cuidado cada um dos tópicos que compõem sua rotina logística e verifique como cada processo pode ser melhorado. É importante se fazer perguntas do tipo:

1) Meus fornecedores são de confiança?

Sua empresa sempre vai depender de fornecedores, então preze para que eles sejam bons e de confiança. Liste quem são e como é a sua relação com cada um, pense em trabalhos anteriores e se elas foram bem-sucedidas ou se tiveram algum tipo de problema. Depois, avalie como é possível corrigir falhas e construir uma boa relação. Você deve exigir produtos de qualidade, com bons preços e entregas rápidas, mas lembre-se que, em troca, é importante ser flexível com as necessidades deles (como prazos e pagamentos). Lembre-se que o fornecedor é um ponto que afeta diretamente os resultados do seu negócio e, quando visto e tratado como um aliado, irá se esforçar para atender suas expectativas.

Pontos para serem revistos no planejamento:

Preços: reveja os preços cobrados pelo seu fornecedor e se eles são compatíveis com o mercado. Se preciso, negocie!
Contrato: releia o documento para ver se o serviço executado condiz com o que foi vendido pelos fornecedores e, se preciso, reavalie algumas cláusulas que devem se adequar ao momento do seu negócio.
Mercado: tire um tempo para pesquisar novas opções de fornecedores no mercado. Veja seus preços e condições e compare com o que você tem hoje. É uma ótima maneira para enxugar custos e ganhar eficiência.
Réguas de mensuração: como você acompanha a capacidade de produção e entrega dos seus fornecedores? Analise se esses métodos ainda fazem sentido e como você pode calibrar esses indicadores.

2) Eu tenho um estoque eficaz?

Um dos pontos que merecem ser acompanhados de perto durante o planejamento logístico é o seu estoque. Afinal, de nada adianta ter um parceiro com entregas dentro do prazo e produtos de qualidade quando o próprio estoque está mal gerido.

Você tem acompanhado como anda o seu ou não tem tempo para repensar pontos como seu layout e mecânica? Esse momento, por mais que tome tempo, é fundamental para manter o negócio eficiente.

Pontos de atenção:

Quantidade: qual é o número de produtos previstos para estarem no seu estoque? Qual é a situação de compra/venda deles? É importante sempre estar atento a essas respostas para evitar prejuízos com vencimentos no estoque ou um ambiente superlotado. Acompanhe o histórico de compras e se é preciso repensá-las.
Eventos: você prevê no planejamento demandas decorrentes de eventos como Dia Internacional da Mulher ou Dia do Consumidor? Compare suas vendas em anos anteriores para verificar se é necessário repensar o estoque e se assegurar que terá mercadoria suficiente para atender o consumidor durante datas como essas. Procure entender quais produtos tiveram mais saída e certifique-se de tê-los em quantidades maiores.
Fornecedores: uma dica para a eficiência do seu estoque é integrar seu sistema com o dos fornecedores. Assim, eles podem acompanhar seus números e produzir de acordo com as suas necessidades, além de entregar de acordo com a demanda.
FIFO: é necessário ficar atento se o FIFO – ou PEPS (Primeiro a Entrar Primeiro a Sair) tem acontecido corretamente. A prática de comercializar produtos de acordo com a sua ordem de chegada ajuda a reduzir perdas e prejuízos, além de melhorar a organização do espaço.

3) Quais são as necessidades das minhas mercadorias?

Pode parecer uma pergunta estranha, mas se você vende produtos variados sabe que cada um exige uma atenção diferente e que é preciso se lembrar disso constantemente.

Características a serem observadas:

Tipo de produto: se seu modelo de negócio comercializa alimentos perecíveis, sabe a dor de cabeça que é garantir seu correto armazenamento e transporte. Que tal orçar sacolas em papel craft que tenham proteção térmica para os resfriados? Ou um invólucro de isopor para aqueles mais sensíveis? Além de evitar avarias e vencimentos, você eleva a imagem da sua marca ao consumidor, mostrando zelo pelo produto que ele irá consumir.
Dimensões: em setembro de 2018 os Correios modificaram suas regras de envio com base nas dimensões das encomendas enviadas, cobrando por manuseios especiais. Se você comercializa produtos fora dos padrões, sabe que regras como essa impactam diretamente no caixa da empresa. Uma alternativa aqui é repensar a forma de envio desses produtos. Algumas transportadoras são mais flexíveis com isso e pode ser uma opção para economizar.

4) Eu tenho uma equipe capacitada?

Tão importante quanto conhecer seu produto e se preocupar com as necessidades dele é ter uma equipe que compartilhe dessa visão. Seu planejamento inclui a contratação e treinamento de um time logístico de alta performance, capaz não só de desempenhar o serviço com rapidez, mas também de identificar pontos de melhoria e elevar os níveis de serviço da área?

Compartilhe objetivos: um time que conhece as necessidades da área e da empresa se sente parte dos objetivos e se dedica para atingi-los.
Invista em treinamentos: da importância da logística ao manuseio de encomendas, os treinamentos são importantes para manter a equipe no mesmo nível.
Crie réguas para mensurar resultados: você acompanha o rendimento do seu funcionário? Estabelecer métodos de avaliação é muito importante para identificar todas as forças e fraquezas dentro do time.
Estabeleça relação com outras áreas: estar conectado a outros times garante que os objetivos sejam compartilhados e o time não seja pego desprevenido diante das demandas. Reúna o time de vendas para identificar a projeção de vendas e como a logística deve se preparar para atendê-las. Já o time de marketing pode informar quais campanhas tiveram mais sucesso e que merecem atenção no futuro.

5) Estou acompanhando o trabalho da transportadora?

Essa é uma das etapas mais importantes de todo o processo logístico. De nada adianta planejar todos os outros tópicos se você não encontrar o equilíbrio com a transportadora que leva seu produto às mãos do cliente. A cada planejamento logístico é preciso se debruçar para encontrar melhorias e otimizações que preencham as lacunas prazo, qualidade e preço.

Transportadora própria: se você tem uma frota própria para atender sua demanda, é preciso extrair relatórios constantemente para ter acesso a um histórico de custos com manutenção de carros e abastecimentos de combustível. Verifique se seu TMS (Sistema de Gestão de Transporte) tem calculado as melhores opções de rotas e os custos e como é possível melhorar isso. Um time de TI pode ajudar a pensar em soluções de otimização desse processo.
Transportadora terceirizada: se essa for a opção no seu planejamento é preciso monitorar com frequência o serviço prestado. Observar o SLA da parceira e a região de entrega permite identificar forças e fraquezas. E para não ficar refém de problemas, tenha sempre mais de uma opção de transportadora como parceira. Além de evitar transtornos, você pode fazer seus envios de acordo com os melhores preços de frete e tempo de cada uma delas.

Repensar o planejamento logístico exige repensar também as tecnologias usadas nesse processo. Constantemente novos programas e softwares são lançados ou os já conhecidos passam por atualizações e melhorias. Ter a tecnologia como aliada garante uma marca mais competitiva e preparada para o crescimento. Para isso, é preciso verificar regularmente os programas usados na sua empresa e como o mercado tem reagido a eles.

6) Como andam os meus investimentos em tecnologia?

Na Netshoes, por exemplo, o processo de logística reversa não precisa mais do atendimento humano. Para que um cliente solicite a troca/devolução do produto comprado, basta acessar sua conta e selecionar esse serviço. Além de otimizar a troca e e torná-la mais simples para o cliente, esse processo reduz o número de interações entre consumidor e empresa.

7) Tenho cumprido com os meus prazos?

Além de todos esses pontos, é fundamental que sua empresa esteja cumprindo com os prazos acordados. Uma boa relação com os clientes é pautada pelo comprometimento com o que foi prometido. Para que isso aconteça, é preciso lembrar de tomar os seguintes cuidados:

Organização de pedidos: lembre-se de todas as modalidades de fretes que oferece e o que é preciso para garantir seu cumprimento. É mais que importante que o picking seja sempre acompanhado de perto, pois pode garantir entregas mais rápidas e corretas.
Armazenamento adequado: embora já tenhamos falado sobre a gestão do estoque, é importante lembrar que seu layout impacta diretamente no cumprimento dos prazos, já que torna a separação dos produtos mais rápida. Reveja constantemente sua organização e como ela atende as necessidades do negócio. Uma organização de estoque ruim é sinônimo de prejuízo.
Rotas: rastrear suas rotas e depois acompanhar seus relatórios é uma maneira de entender como esse processo tem funcionado e se é possível otimizá-lo para garantir um serviço mais fluido e econômico.
Prazos realistas: lembre-se que é melhor demorar mais para entregar, mas cumprir com o prazo, do que fazer promessas e não ser capaz de atendê-las.

8) Tenho pensado na experiência dos meus clientes?

A internet despertou o senso de urgência nos consumidores. Ser atendido com qualidade e em um intervalo pequeno de tempo é a exigência da maior parte dos clientes. Você tem pensado em como garantir a satisfação dessas pessoas?

Preços e prazos: embora o cliente busque por preços mais acessíveis no frete da sua encomenda, ele também está disposto a pagar mais por prazos reduzidos que atendam suas necessidades. Se você ainda não oferece, estude a implementação de entregas rápidas e same day delivery. Elas têm sido valorizadas cada vez mais. Mas lembre-se também de melhorar os preços nas entregas econômicas ou de oferecer a possibilidade para que o cliente retire seu produto diretamente na loja física e não precise arcar com esse serviço.
Entrega: o cuidado aqui é prioridade. A entrega é o momento mais esperado pelo consumidor e ele espera não ter problemas nessa etapa. Para isso, tenha a certeza de que possui informações suficientes para a entrega, como pontos de referência que ajudem a encontrar o endereço. Exigir o número de celular no cadastro é uma forma de contatar o cliente em caso de problemas e demonstra preocupação em entregar o pacote que ele anseia em receber.
Rastreamento: a ansiedade do consumidor é motivo de dor de cabeça dentro dos negócios. Para evitá-la, sente-se sempre com a sua transportadora e veja como é possível manter o cliente informado dos passos que estão sendo dados nesse momento.
Ocorrências: embora o atraso de uma encomenda gere incômodo no consumidor, não saber disso com antecedência é o que mais traz desconforto. Inclua no seu planejamento logístico a implementação de sistemas de prevenção de ocorrências, capazes de identificar atrasos na entrega. Pode não ser a melhor experiência, mas garante transparência e verdade ao seu negócio.
Atendimento: você deve trabalhar para que o contato entre cliente x empresa seja o menor possível, o que demonstra qualidade no serviço oferecido. Ainda assim, é preciso oferecer opções de atendimento e, principalmente, que elas sejam acessíveis.
Troca: oferecer um serviço de troca/devolução descomplicada diz muito sobre para onde sua empresa está caminhando e impacta diretamente na imagem que os clientes terão de você.

9) Qual é o meu plano B?

Quem trabalha com logística sabe que nem sempre as coisas saem como o planejado. Ter um plano de contingência para colocar em prática nesses momentos irá ajudar a apagar pequenos incêndios do seu negócio.

10) Tenho aprendido com os erros?

Se mesmo com todas essas dicas seu planejamento logístico sofrer algum erro, aprenda com eles! É importante se reunir constantemente com sua equipe para discutir abertamente todos os pontos que não deram certo e que merecem atenção em um novo planejamento. Isso tornará seu negócio mais maduro, sólido e competitivo.

Todas as empresas são como uma grande máquina e precisam que todas as suas engrenagens estejam funcionando. Ser eficiente, ter bom desempenho e ser confiável é cada vez mais importante para atender às necessidades dos clientes e se manter visível no mercado.