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7 Passos Para Encurtar As Conference Calls

Postado por Mandaê

Atualizado em abril 19, 2021 por Mandaê

Conference-callSe você trabalha com colegas ou clientes de diferentes localizações, você provavelmente já teve que participar de ligações de negócios, as famosas Conference Calls. As Calls são um mal necessário de times distribuídos, mas provavelmente o maior problema delas é que as pessoas prolongam muito e criam muitas calls. Como o Time da Mandaê é fragmentado e possui clientes em diversos lugares, nós seguimos o conselho da jornalista Laura Vanderkam e vamos compartilhar com vocês 7 passos para encurtas as conference calls:

 

1. PERGUNTE SE A CALL PRECISA REALMENTE ACONTECER.

A Call mais curta é aquela que não começa. Se você está apenas compartilhando informações, escreva um e-mail. Você pode até afirmar que as pessoas não irão lê-lo, mas a maioria das pessoas não irá prestar atenção no que você vai dizer, mesmo.

 

2. LIMITE A QUANTIDADE DE PARTICIPANTES.

Enquanto uma sala de reunião implica num limite físico de participantes, você pode adicionar quantas pessoas você quiser em uma conference call. Mais pessoas significa mais distração e mais chances para latidos de cachorros e barulhos de banheiro. Uma boa dica: se alguém puder jogar Paciência durante a call, é porque não é para ela estar lá. Mantenha a call para um pequeno grupo de participantes ativos.

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3. TENHA UMA HORA PARA COMEÇAR E TERMINAR.

Todas as reuniões precisam de um propósito. Mas saber o que você precisa falar é diferente de saber exatamente o quanto você vai falar de cada tópico e por quanto tempo. Coloque um período de duração; com um fim. Não programe logo uma call de 1h. Se você tem material para falar por 42 minuto, vá e marque uma call de 42 minutos. Por mais que as pessoas possam rir, um tempo de duração estranho as fará lembrar que há um momento específico para acabar, então leve isso a sério.

 

4. MANTENHA AS PESSOAS INFORMADAS.

Um dos grandes problemas de uma conference call (e de reuniões em geral) é que os participantes não leem o material distribuído anteriormente, forçando todo mundo a sentar e ter que ouvir uma explicação. Você pode enviar material muito tempo antes que mesmo assim as pessoas ainda procrastinarão. Uma abordagem interessante para ganhar reputação é fazer uma pergunta aleatória a alguém sobre algum conteúdo do material, fazendo as pessoas ficarem atentas.

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5. USE NOMES.

Muitas das confusões de uma conference call é quando as pessoas começam a falar ao mesmo tempo e uma sobrepondo a outra. Se você está se relacionando com poucas pessoas, você corre o risco do contrário: longos períodos de silêncio de pessoas tentando descobrir quem deve falar primeiro. O organizador da call deve chamar a pessoa pelo nome, em vez de fazer perguntas abertas a qualquer um que queira responder.

 

6. USE A AUTORIDADE SEM USAR A FORÇA.

Algumas pessoas até colocam limites estritos de quanto uma pessoa deve falar (por exemplo, 30 segundos por vez). Mas você pode conseguir o mesmo objetivo sem precisar usar a força, ou deixar de fazer perguntas úteis: sempre focando na duração da agenda. Se alguém estiver falando demais, você pode lembrá-lo “Hey, nós temos apenas 30 segundos antes de mudar de tópico. Alguém quer fazer algum comentário final?”.  Você pode até colocar um sinal sonoro ao fim de cada item, e também no final da call.

 

7. CRIE UMA JANELA PARA UM CHAT TANGENTE.

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